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4.3 Data Warehouse im Personal-Controlling einer Bank in:

Christof Schulte

Personal-Controlling mit Kennzahlen, page 179 - 184

3. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3801-7, ISBN online: 978-3-8006-3941-0, https://doi.org/10.15358/9783800639410_179

Series: Controlling Competence

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Schulte – Personal-Controlling mit Kennzahlen, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Status: Druckdaten Seite 166 166 4 Personal-Kennzahlen in der Praxis 4.3 Data Warehouse im Personal-Controlling einer Bank Am Beispiel der Einführung eines Data Warehouse für das Personalwesen der DG Bank, Frankfurt sollen im folgenden Ziele und Nutzen dieses Konzeptes für das Personal-Controlling verdeutlicht werden. Die DG Bank ist eine genossenschaftlich organisierte Universalbank, die im Jahr 2000 ungefähr 12.000 Mitarbeiter beschäftigte, wobei sich das nachfolgend vorgestellte Projekt auf ca. 6.000 Mitarbeiter bezieht. Ausgangssituation: Vor der Einführung eines integrierten Informationssystems und eines Data Warehouse wurden die ca. 50 personalwirtschaftlichen Kennzahlen und Auswertungen sowie ca. 25 Personalstatistiken wie folgt generiert (vgl. Carius/Heilig 2000, S. 2): • Programme auf dem Hostsystem lieferten Listen als Auswertungsgrundlage. • Diese Listen wurden manuell in ein Tabellenkalkulationsprogramm (Lotus 123) eingegeben bzw. von diesem verarbeitet. • Anschließend wurden die produzierten Statistiken und Berichte monatlich in Papierform verteilt und archiviert. • Die benötigten Basisdaten stammten aus unterschiedlichen Datenquellen: einer Hostanwendung für die Gehaltsabrechnung, einem Seminarprogramm, einem Bewerbertool, einem System für die Erfassung von An- und Abwesenheitszeiten sowie einem internen Planungs- und Berichtstool. Mit den vorhandenen Systemen konnten aus Personalcontrolling-Sicht nicht alle Bereiche ausgewertet werden. Beispielsweise fehlten Auswertungen zu den Fehlzeiten, zur Bewerberadministration und zur Seminarbeschickung. Als wesentliche Nachteile dieser Host-/PC-Lösung sind zu nennen (vgl. Carius/ Heilig 2000, S. 3): • Endanwenderunfreundlich, da die Systeme unflexibel sind und nur mit Spezialkenntnissen verändert werden können • Zeitaufwendig und statisch, da das gesamte Host-Programm ohne einschränkende Selektion läuft • Kostenintensiv bei neuen Anforderungen, da diese zusätzlichen Programmieraufwand erfordern • Keine zeitnahen „ad hoc“-Auswertungen möglich • Keine bzw. unzureichende Möglichkeiten zur graphischen Aufbereitung • Zusätzlicher Interpretationsaufwand für steuerungsrelevante personalwirtschaftliche Aussagen und für aussagefähige Kennzahlen. Im Rahmen der unternehmensweiten Einführung des Standard-Personalsystems SAP R/3 HR (Human Resources) wurden in einem Teilprojekt auch die Anforderungen des Personalcontrolling realisiert. Die Zielsetzungen des Personalcontrolling für das zu realisierende DV-gestützte Informationssystem lauteten (vgl. Carius/Heilig 2000, S. 4 f.): • 1:1 Umsetzung der Personalcontrolling-Anforderungen als Teilmodul der operativen SAP HR-Implementierung – Übernahme der 50 Kennzahlen und Auswertungen, Erweiterung auf ca. 70 Kennzahlen Schulte – Personal-Controlling mit Kennzahlen, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Status: Druckdaten Seite 167 4.3 Data Warehouse im Personal-Controlling einer Bank 167 – Übernahme der existierenden Personalstatistiken und Erweiterung um neue, bislang nicht ausgewertete Anwendungsfelder – Automatisierung der Schnittstelle zum Planungs- und Berichtswesen auf Basis gleicher Daten – Aufbau einer Szenariotechnik • Schaffung einer möglichst eigenständigen Auswertungsplattform ohne Beeinflussung des operativen Betriebs • Beseitigung von Redundanzen und Aufbau einer integrierten Auswertungsumgebung • Umstellung auf papierloses Berichtswesen sowie elektronische Datendokumentation • Ausdehnung der Auswertungsmöglichkeiten auf neue Felder zur Gewinnung weiterer Steuerungsindikatoren • Graphische Darstellung der Berichtsinhalte • Schaffung einer eigenen Auswertungsumgebung und Nutzbarmachung für Führungskräfte und Mitarbeitervertreter • Sicherstellung identischer Datenstände und Konservierung für Zeitreihenvergleiche. Einen Überblick über die eingeführten Teilmodule des integrierten Personalsystems gibt Abb. 100. Das Business Information Warehouse als … vollständig integriertes personalwirtschaftliches Anwendungs- und Auswertungssystem auf Basistechnologie SAP R/3 Berichtswesen Zeitwirtschaft Vergütungsmanagement Veranstaltungsmanagement Reisekostenmanagement Personalentwicklung Bewerbermanagement Gehaltsabrechnung/ Personalkosten Organisationsmanagement Personalcontrolling/ -statistiken (Auswertungen/ Kennzahlenanalyse) Abb. 100: Das Data Warehouse als vollständig integriertes personalwirtschaftliches Anwendungs- und Auswertungssystem (Carius/Heilig 2000, S. 5) Schulte – Personal-Controlling mit Kennzahlen, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Status: Druckdaten Seite 168 168 4 Personal-Kennzahlen in der Praxis Für das Personal-Controlling wurden im Rahmen der Data Warehouse-Einführung folgende sechs Komponenten implementiert: • Personaladministration: Analyse von demographischen Daten sowie Personalbewegungs- und -strukturdaten • Personalstatistik zur Analyse der Personalbestände • Personalkosten-/Lohnartenauswertung zur Analyse der Kosten- und Aufwandsarten • Zeitwirtschaft zur Analyse der An- und Abwesenheitszeiten sowie Zeitkontingente • Bewerbermanagement zur Analyse der Akquisitionsaktivitäten • Veranstaltungsmanagement. Die in Abb. 101 für jede dieser Komponenten dargestellten Kennzahlen bzw. Analysen geben nur einen Auszug der insgesamt realisierten bzw. möglichen Kennzahlen und Auswertungen wieder. Wie gestaltete sich das Vorgehen bei der Einführung des Data Warehouse für das Personalcontrolling im einzelnen? Der Projektablauf umfasste im wesentlichen die folgenden Phasen (vgl. Carius/Heilig 2000, S. 19 ff.): 1. Sammeln und Analyse der Kundenanforderungen 2. Installation und Aktivieren des Business Content • Aktivieren der Business Content Komponenten im HR-System mit Hilfe von Extraktoren. Extraktoren sind Funktionsbausteine im Quellsystem, die die notwendigen Informationen aus der jeweiligen Applikation zu bestimmten Stichtagen selektieren. • Aktivieren der InfoCubes im Data Warehouse. InfoCubes sind zentrale Datenbehälter im Data Warehouse, in denen sich alle relevanten Kennzahlen und Merkmale zu einem betriebswirtschaftlichen Sachverhalt wiederfinden. • Aktivieren der Informationsobjekte im Data Warehouse • Aktivieren der vordefinierten Auswertungen, die die Software enthält 3. Abgleich der Anforderungen mit dem Business Content Hier wurde der vom Softwarehersteller standardmäßig gelieferte Inhalt des Data Warehouse mit den bankspezifischen Anforderungen verglichen. Die fehlenden Inhalte wurden ermittelt und definiert. 4. Implementierung der Deltas zwischen 1. und 2. Gegenstand der vierten Phase waren die Erweiterung der Extraktoren und der Fortschreibungsregeln sowie die Erstellung von berechneten Kennzahlen. 5. Produktivbetrieb vorbereiten In dieser Phase standen das erstmalige Laden der Daten, das Prüfen der Datenkonsistenz und der Datenqualität sowie die Übergabe der Systemlandschaft in den Produktivbetrieb im Mittelpunkt. Der gesamte Einführungsaufwand (ohne Hardware- und Softwarekosten) belief sich auf 280 Manntage, wovon 150 Tage auf die einführende Bank entfielen und 130 Tage auf den IT-Berater. Die gesamte Projektlaufzeit, von der Erstellung des Fachkonzeptes bis zum Produktivbetrieb aller Komponenten betrug ca. 12 Monate, wobei die erste Komponente (siehe Personaladministration in Abb. 101) ungefähr sechs Monate nach Projektstart produktiv gesetzt wurde. Schulte – Personal-Controlling mit Kennzahlen, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Status: Druckdaten Seite 169 4.3 Data Warehouse im Personal-Controlling einer Bank 169 Komponenten des Data Warehouse Kennzahlen/Auswertungen Personaladministration (Analyse demografischer Daten, Personalbewegungs- und Personalstrukturdaten) Personalstatistik (Analyse der Personalbestände, Organisationsmanagement) Gehaltsabrechnung (Analyse der Kosten- und Aufwandsarten) Zeitwirtschaft (Analyse der An- und Abwesenheitszeiten, Zeitkontingente) Bewerbermanagment (Analyse der Akquisitionsaktivitäten) Mitarbeiteranzahl Vollzeit- und Kapazitätsbezogen Anzahl Ein- und Austritte, Versetzungen, Umsetzungen Fluktuation nach Austrittsgründen, Zugehörigkeitsdauer (inkl. Frühfluktuation) Altersstruktur Führungskräftestruktur Teilzeitauswertungen Tarif- und AT-Mitarbeiteranalysen Ist-Stellen Anzahl Anzahl Soll-Stellen Soll-Ist-Vergleich Anzahl befristete Stellen Bewertung von Aushilfs- und Leiharbeitskapazitäten Auswertung aller aufwandsrelevanten Lohnarten Strukturierte Personalkostenanalyse Auswertung der Sonderzahlungen und -zuwendungen Personalnebenkostenanalyse Auswertung von Mehrarbeitsvergütungen (nach Kosten und Stundenanzahl) Kontingentsbetrachtung (Entwicklung Urlaube, Langzeitsalden) Bewertung der erforderlichen Rückstellungen auf Basis der Kontingentsveränderungen Differenzierte Zeitauswertungen Krankheitsquote Überstundenquote Fehlzeitenanalyse Auswertungen zu AZO-Verstößen Anzahl Bewerber und Bewerbungen Anzahl angenommene/abgelehnte Verträge Anzahl interne/externe Bewerber Auswertungen zum Bewerberstatus Analyse interne Bewerber Abb. 101: Komponenten eines Data Warehouse für das Personal-Controlling (vgl. Carius/Heilig 2000) Schulte – Personal-Controlling mit Kennzahlen, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Status: Druckdaten Seite 170 170 4 Personal-Kennzahlen in der Praxis Nach der Data Warehouse-Einführung sind im Personalcontrolling ca. 100 Kennzahlen verfügbar, wobei dieser Umfang jederzeit dynamisch erweiterbar ist. Es stehen 120 teilweise mehrdimensionale flexible Auswertungselemente zur Verfügung. Als Endanwender greifen nicht nur die Mitarbeiter des Personalcontrolling auf das System zu, sondern auch die Personalfachkräfte für die Mitarbeiterbetreuung und -entwicklung. Geplant ist der direkte Zugriff durch die Führungskräfte und den Betriebsrat. Daten sind sofort, d. h. ohne manuelle Übernahme in Tabellenkalkulationsformat (Exel) verfügbar und können entsprechend den Anforderungen des Benutzers analysiert werden. Zusammenfassend sind als Vorteile zu nennen (vgl. Carius/Heilig 2000, S. 7 und 16): • Beliebige, teilweise mehrdimensionale Auswertungen können im Personalcontrolling und von den Fachabteilungen selbst erstellt werden. Es steht ein flexibles, nach der Datenextraktion, von der operativen Basis unabhängiges Reportingtool zur Verfügung (1:1-Datenspiegelung). • Zeitnahe Auswertungen sind möglich, da die Daten zu beliebigen Zeitpunkten geladen werden können. • Neue Anforderungen können schnell und kostengünstig abgebildet werden, indem Merkmale und Kennzahlen kombiniert werden. 90 % der erforderlichen Auswertungen können damit von der Fachabteilung Personal selbst erstellt und gepflegt werden. • Auswertungen nach Hierarchien und verschiedenen Strukturen sind beliebig darstellbar. • Es ist ein konsistenter Datenbestand mit Historienbildung über fünf Jahre verfügbar. • Führungskräfte können die wichtigsten Kennzahlen direkt verfolgen. • Der Betriebsrat wird elektronisch mit allen mitbestimmungsrelevanten Informationen versorgt und kann diese selbst auswerten. Nach der Einführung des Data Warehouse stehen dem Personalcontrolling wieder 80 % der Arbeitszeit zur Verfügung, um die Daten zu analysieren, zu bewerten und entsprechende Steuerungsmaßnahmen abzuleiten. Lediglich 20 % der Arbeitszeit wird für das Sammeln der Daten und die Qualitätsprüfung aufgewendet. Schulte – Personal-Controlling mit Kennzahlen, 3. Auflage – Herstellung: Frau Deuringer Stand: 05.07.2011 Status: Druckdaten Seite 171 5 Implementierung von Personal-Kennzahlen Die bei der Implementierung von Personal-Kennzahlen zu berücksichtigenden Aspekte stellt Abb. 102 im Überblick dar. Z ie l Pl an un g, B ew er tu ng un d St eu er un g pe rs on al w irt sc ha ftlic he r M aß na hm en zu r O pt im ie ru ng de s Le is tu ng sbe itr ag es Pe rs on al A d re ss at en Vo rs ta nd , Fa ch fu nk tio ne n, M ita rb ei te r, Ve rb un de ne U nt er ne hm en A uf si ch ts rä te , A kt io nä re , A N -V er tre tu ng en , Ta rif pa rt ne r Ve rb än de , B eh ör de n In h al te S tr u kt u re n K en n za h le n V er g le ic h B ed in gu ng s- , Zi el gr öß en : Pe rs on al st an d Pe rs on al st ru kt ur Pe rs on al be da rf Pe rs on al be s ch af fu ng - u nd e nt w ic kl un g Pe rs on al - u nd S oz ia la uf w an d Er st at tu ng en B et rie bs k ra nk en ka ss e A lte rs ve rs or gu ng W er ts ch öp fu ng / N ut ze n G es el ls ch af te n A rb ei tg eb er Fü hr un gs s tru kt ur St an do rt e Lä nd er W irk un gs z us am m en h än ge R el at io ne n v on In ha lte n D efi ni tio ne n Zi el /S ol l/P la n/ I st – op er at iv – st ra te gi sc h Ze itr ei he n A bw ei ch un gs a na ls ye m it A us sa ge n B ra nc he nd at en M ar kt da te n > > In ha lts gl ie de ru ng > > P er so na lst at is tik > > V er ba nd sde f. 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References

Zusammenfassung

Vorteile auf einen Blick

- Lösungsvorschläge und Umsetzungshilfen für ein praxisorientiertes Personalcontrolling

Zum Werk

Das Personalmanagement ein zentraler Erfolgsfaktor der Unternehmensführung ist, bleibt unbestritten. Ebenso die Tatsache, dass die Personalkosten i.d.R. den größten Kostenblock eines Unternehmens darstellen; so entstehen bspw. in der Softwareindustrie 60% aller Kosten im Personalbereich.

Um aktives Controlling auch im Personalwesen sicherzustellen, sind aussagefähige Messinstrumente erforderlich. Hauptanliegen dieses Buches ist es, mitarbeiterbezogene Maßnahmen zu bewerten und im

Sinne einer Steuerung Handlungsempfehlungen bei Soll-Ist-Abweichungen zu geben.

Hierzu wird ein Kennzahlensystem vorgestellt, dessen Aufbau sich an den Teilaktivitäten des Personalwesens orientiert, nämlich Personalbedarfs- und -strukturplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz, Personalerhaltung und Leistungsstimulation, Personalentwicklung, Personalfreisetzung sowie Personalkostenplanung und -kontrolle.

Zum Autor

Dr. Christof Schulte ist Mitglied der Geschäftsführung eines Unternehmens der Energiebranche. Als Chief Financial Officer ist er für die Bereiche Controlling, Finance, Einkauf und Informationstechnologie verantwortlich.

Zielgruppe

Für Personalleiter, Controller und kaufmännische Leiter in Unternehmen und öffentlicher Verwaltung.