7 Sonderfälle der Lohnabrechnung in:

Gerhard C. Girlich

Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung, page 95 - 99

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3831-4, ISBN online: 978-3-8006-3933-5, https://doi.org/10.15358/9783800639335_95

Series: Vahlen Praxis

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Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 96 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 97 7 Sonderfälle der Lohnabrechnung 7.1 Urlaub Während seines ihm gesetzlich zustehenden Urlaubs hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Lohnfortzahlung. Die Lohnfortzahlung bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsentgelt, welches der Arbeitnehmer in den letzten dreizehn Wochen vor Beginn des Urlaubs bezogen hat. In die Berechnung des Urlaubsentgelts gehen ein: •• Grundlohn •• Erschwerniszulage •• Provisionen •• Zuschläge für Sonntags- und Nachtarbeit Einmalzahlungen gehören hingegen nicht dazu. Beachten Sie: Das Urlaubsentgelt ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dies gilt auch für die Sonn- und Feiertagszuschläge. Da diese nicht für tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt werden, sind sie weder beitrags- noch steuerfrei. Das sogenannte Urlaubsentgelt ist nicht zu verwechseln mit dem Urlaubsgeld. Das Urlaubsgeld wird von einigen Arbeitgebern zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt. Auch das Urlaubsgeld unterliegt als Einmalzahlung der Steuer- und Sozialversicherungspflicht. Beispiel: Urlaubsentgelt Der Akkordarbeiter U nimmt im September für zwei Wochen (= 10 Tage) Urlaub. Im Juni und Juli hat er jeweils 2.000 € verdient, im August 2.200 €. Er hat eine Fünftagewoche. Das Urlaubsentgelt ermittelt sich aus dem durchschnittlichen Tagesarbeitsentgelt. Dieses beträgt hier 101,50 € (6.600 € : [13 Wochen × 5 Arbeitstage]). U steht damit ein Urlaubsentgelt von 1.015 € zu (101,50 € × 10 Arbeitstage). 7.2 Krankheit Erkrankt der Arbeitnehmer, so hat er Anspruch auf „Lohnfortzahlung im Krankheitsfall“. Dieser Anspruch entsteht allerdings erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Beschäftigungsverhältnisses. Ist diese Frist noch nicht abgelaufen, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Krankengeld von seiner Krankenkasse. Urlaubsentgelt Urlaubsentgelt vs. Urlaubsgeld Anspruch auf Lohnfortzahlung Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 98 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 99 7 Sonderfälle der Lohnabrechnung98 Nach Ablauf der Vierwochenfrist steht dem Arbeitnehmer im Krankheitsfall eine Lohnfortzahlung für die Dauer von maximal sechs Wochen zu. Danach besteht wieder Anspruch auf Krankengeld gegenüber der Krankenkasse. In die Berechnung der Lohnfortzahlung werden folgende Komponenten mit einbezogen: •• Grundlohn •• Provisionen •• Aufwandspauschalen, wenn sie unabhängig von der tatsächlichen Höhe der Aufwendungen gezahlt werden •• Zuschläge für Sonntags- und Nachtarbeit Beachten Sie: Die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dies gilt auch für die Sonn- und Feiertagszuschläge. Da diese nicht für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden, sind sie weder beitrags- noch steuerfrei. Wenn der Arbeitgeber maximal 30 Mitarbeiter beschäftigt, muss er Beiträge zur U1 zahlen und hat im Lohnfortzahlungsfall auch Anspruch auf Erstattung dieser Lohnfortzahlung samt Arbeitgeberbeitrag zur Sozialversicherung. Die Krankenkassen setzen die Umlage- und Erstattungssätze im Rahmen ihrer Satzung selbst fest. Je höher die gewünschte Erstattung (wahlweise zum Beispiel 80 %, 70 % oder 60 %) im Krankheitsfall ist, desto höher ist der Beitrag zur U1. Die meisten Krankenkassen erheben den Beitrag zur Umlage U1 aus dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur Höhe der BBG RV/AV. Die Erstattung erfolgt damit zum Beispiel auch nur bis zu 60 %/70 %/80 % der Höhe der BBG RV/AV. Die Krankenkasse kann in ihrer Satzung festlegen, ob sie den Arbeitgeberanteil gar nicht, in tatsächlicher Höhe oder pauschal erstattet. 7.3 Feiertagslohn Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet, an einem gesetzlichen Feiertag den Lohn fortzuzahlen. Bei Arbeitnehmern mit Festgehalt stellt dies kein Problem dar. Bei Arbeitnehmern, die auf Stunden- oder Akkordbasis beschäftigt werden, ist dies dafür umso schwieriger. Denn dem Arbeitnehmer steht der Lohn zu, den er erhalten hätte, wenn er an diesem Tag gearbeitet hätte. Zu berücksichtigen sind daher •• ausgefallene Überstunden, •• der durchschnittliche Stunden- oder Akkordverdienst, •• Zulagen und •• Zuschläge für Sonntags- und Nachtarbeit. Höhe der Lohnfortzahlung Erstattung aus U1 Berechnung Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 98 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 99 7.4 Mutterschutz 99 Beachten Sie: Der Feiertagslohn ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dies gilt auch für die Sonn- und Feiertagszuschläge. Da diese nicht für tatsächlich geleistete Arbeit bezahlt werden, sind sie weder beitrags- noch steuerfrei. 7.4 Mutterschutz Auch im Mutterschutzfall ist der Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Hierunter fällt die Lohnfortzahlung während der Vorsorgeuntersuchungen, der Beschäftigungsverbote wegen Schwangerschaft und sechs Wochen vor bzw. acht Wochen nach der Entbindung. Wird die Arbeitnehmerin wegen eines Beschäftigungsverbots anderweitig eingesetzt, darf dies nicht zu einer Verdienstminderung führen. Der Arbeitgeber muss deshalb mindestens den Arbeitslohn zahlen, der dem Durchschnitt der letzten dreizehn Wochen bzw. letzten drei Monate vor dem Beginn der Schwangerschaft entspricht. Hierzu zählen alle laufenden Vergütungen, nicht hingegen Einmalzahlungen. Diese Zahlung wird „Mutterschutzlohn“ genannt. Beachten Sie: Der Mutterschutzlohn ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Für einen Zeitraum von sechs Wochen vor und acht – bei Früh- oder Mehrlingsgeburten zwölf – Wochen nach der Geburt zahlt die Krankenkasse ein Mutterschaftsgeld. Bei gesetzlich oder freiwillig Versicherten wird das Mutterschaftsgeld kalendertäglich ermittelt. Hierzu wird das durchschnittliche Arbeitsentgelt der letzten drei Monate bzw. dreizehn Wochen vor der Geburt herangezogen und auf ein Tagesarbeitsentgelt heruntergerechnet. Es werden höchstens 13 Euro pro Kalendertag bezahlt. Beachten Sie: Bei privat Versicherten zahlt das Bundesversicherungsamt maximal 210 €. Übersteigt das Nettoarbeitsentgelt der letzten drei Monate bzw. dreizehn Wochen das Mutterschaftsgeld, muss der Arbeitgeber einen Zuschuss leisten. Dies gilt für gesetzlich und privat Versicherte gleichermaßen. Diese Zahlung wird „Zuschuss zum Mutterschaftsgeld“ genannt. Beachten Sie: Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ist steuer- und beitragsfrei. Der Arbeitgeber kann von der Umlagekrankenkasse die Erstattung der Lohnfortzahlung und des darauf entfallenden Arbeitgeberbeitrags zur Sozialversicherung verlangen. Da alle Arbeitgeber in die Umlage U2 Mutterschutzlohn Mutterschaftsgeld Zuschuss durch ArbG Erstattung der Zahlungen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 100 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 101 7 Sonderfälle der Lohnabrechnung100 einzahlen, sind auch alle Arbeitgeber erstattungsberechtigt. Erstattet werden sowohl der Mutterschutzlohn als auch der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld. Beispiel: Mutterschutz Die Mitarbeiterin M erhält im Monat 2.000 € brutto. Ihre wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden. Am 15.05.2011 geht sie in Mutterschutz. a) Berechnung des Arbeitslohns bis 15.05.2011 Zuerst ist der Monatslohn auf einen Stundenlohn umzurechnen. Es wird davon ausgegangen, dass der Monat 4,35 Wochen hat und damit 174 Stunden (40 Std. × 4,35 Wochen). Folglich beträgt der Stundenlohn 11,50 € (2.000 € : 174 Std.). M hat Anspruch auf Arbeitslohn für die Tage, an denen sie gearbeitet hat. Samstage und Sonntage sind für den Zeitraum bis zum 15.05. herauszurechnen. M hat folglich Anspruch auf Arbeitslohn für zehn Tage. An jedem dieser Tage hätte sie acht Stunden gearbeitet. Der Lohnanspruch ermittelt sich damit wie folgt: 2.000,00 € : 174 Std. = 11,50 €/Std. (Stundenlohn) 12 Arbeitstage × 8 Std./Arbeitstag × 11,50 €/Std. = 1.104 € b) Berechnung des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld Angenommen, Frau M hätte in den letzten drei Monaten jeweils 2.000 € brutto verdient, so müsste zuerst der Nettobetrag ermittelt werden. Hierzu sind die Steuer und die Sozialversicherung in Abzug zu bringen. Unterstellt, diese betrügen zusammen 2.100 €, ergibt sich für die letzten drei Monate ein Nettoarbeitslohn von 3.900 €. Einmalbezüge wären nicht zu berücksichtigen. Der Nettotagessatz beträgt dann 43,33 € (3.900 € : 90 Tage). Der Arbeitgeber müsste damit für jeden Tag die Differenz zwischen dem Nettotagessatz und dem Mutterschaftsgeld zahlen. In diesem Fall hat der Arbeitgeber arbeitstäglich 30,33 € (43,33 € – 13,00 €) zu zahlen. Dieser Zuschuss ist steuer- und beitragsfrei. c) Erstattungsbetrag durch U2 Der Arbeitgeber kann sich den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld in Höhe von 30,33 € pro Arbeitstag von der Umlagekrankenkasse erstatten lassen. 7.5 Elternzeit Während der Elternzeit hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Daher hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der zuständigen Krankenkasse mit einer Unterbrechungsmeldung (Meldegrund: 52) abzumelden. Eine Jahresmeldung unterbleibt. Auch ist keine erneute Anmeldung erforderlich, wenn die Arbeit wieder aufgenommen wird. Unterbrechungsmeldung an KK Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 100 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 101 8 Ausscheiden eines Mitarbeiters Für das Ausscheiden eines Mitarbeiters kann es mehrere Gründe geben. Beendigung eines Arbeitsverhältnisses • Kündigung durch den Arbeitnehmer • Kündigung durch den Arbeitgeber • ordentliche Kündigung • außerordentliche Kündigung • Ablauf der Befristung • Aufhebungsvertrag Gründe für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Die Details haben wir in Kapitel 2.5 bereits behandelt. Was müssen Sie als Lohnbuchhalter jetzt tun? Einiges! •• Ausfertigung der Arbeitspapiere – Aushändigung der Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung – Bescheinigung über gewährten bzw. abgegoltenen Urlaub – Arbeitszeugnis – Arbeitsbescheinigung •• letzte Monatsabrechnung, ggf. mit Abfindung •• Abschluss des Lohnkontos •• elektronische Abmeldung bei der Krankenkasse (Meldegrund: 30) •• Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung Eine Abfindung ist seit 01.01.2006 nicht mehr steuerfrei, aber es kann unter Umständen ein ermäßigter Steuersatz greifen (§ 34 EStG). Der ermäßigte Steuersatz wird grundsätzlich nur gewährt, wenn die Abfindung in einem Jahr „geballt“ zufließt. Beachten Sie: Eine Abfindung ist zwar steuerpflichtig, soweit sie aber nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zufließt, ist sie beitragsfrei in der Sozialversicherung. Lassen Sie uns zum Abschluss das Thema „Versteuerung einer Abfindung“ noch an einem Beispiel durchspielen. Nötige Schritte

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Zusammenfassung

Alles sicher im Griff.

Der schnelle Einstieg

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- Basiswissen: Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht, Lohnsteuerrecht

- Lohnabrechnung: vom Eintritt bis zum Austritt des Mitarbeiters

- Sonderfälle: geringfügig Beschäftigte, Rentner, Studenten

- Arbeitslohn: steuerfreier und pauschal zu versteuernder Arbeitslohn, Sachlohn, Zuwendungen

- Reisekostenabrechnungen: schnell und sicher buchen

- Betriebsprüfungen der Sozial- und Finanzverwaltung: so prüft der Fiskus

- Alle Lohnbestandteile sicher im Griff

Der Autor

Gerhard C. Girlich, Diplom Finanzwirt (FH), ist in der bayerischen Finanzverwaltung tätig. Er unterrichtet seit mehreren Jahren an verschiedenen Bildungseinrichtungen Steuerrecht und Buchführung und ist Autor von zahlreichen Büchern und Fachpublikationen.