5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen in:

Gerhard C. Girlich

Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung, page 53 - 77

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3831-4, ISBN online: 978-3-8006-3933-5, https://doi.org/10.15358/9783800639335_53

Series: Vahlen Praxis

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Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 54 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 55 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen Nach so viel Theorie geht es uns nun endlich auch um das praktische Vorgehen, wenn Ihr erster Mitarbeiter kommt. Was ist alles zu tun? Aber nicht so schnell! Wir müssen uns erst einmal Gedanken machen, wer überhaupt Arbeitnehmer ist und wer nicht. Anschließend befassen wir uns mit den organisatorischen Fragen. 5.1 Wer ist Arbeitnehmer? 5.1.1 Begriffsdefinition Wer ist Arbeitnehmer? Auch wenn die Frage leicht zu beantworten scheint, sollten wir uns zunächst einmal die gesetzliche Definition (§ 1 Abs. 1 LStDV) des Arbeitnehmers im Lohnsteuerrecht anschauen: Arbeitnehmer sind Personen, die in öffentlichem oder privatem Dienst angestellt oder beschäftigt sind oder waren und die aus diesem Dienstverhältnis oder einem früheren Dienstverhältnis Arbeitslohn beziehen. Arbeitnehmer sind auch die Rechtsnachfolger dieser Personen, soweit sie Arbeitslohn aus dem früheren Dienstverhältnis ihres Rechtsvorgängers beziehen. Der zentrale Punkt bei der Definition des Arbeitnehmers ist der Begriff des Dienstverhältnisses. „Dienstverhältnis“ bedeutet, dass jemand weisungsgebunden und in den geschäftlichen Organismus eingegliedert ist. Da diese Begriffe relativ unbestimmt sind, finden sich im H 19.0 „Allgemeines“ LStH einige konkrete Merkmale, die für einen Arbeitnehmer sprechen. Die folgende Tabelle stellt die Merkmale von Arbeitnehmern und Selbstständigen gegenüber: Merkmale Arbeitnehmer Merkmale Selbstständiger •• weisungsgebunden •• Anspruch auf erfolgsunabhängigen Arbeitslohn •• schuldet Arbeitskraft •• Tarifvertragsbindung •• Urlaubsanspruch •• geregelte Arbeitszeit •• Kündigungsschutz •• Lohnfortzahlung im Krankheitsfall •• Vertragsdauer i.d.R. unbestimmt •• Auftraggeber bestimmt Ort, Art und Weise der Erledigung •• nicht weisungsgebunden •• erfolgsabhängige Bezahlung •• schuldet Arbeitserfolg •• keine Tarifvertragsbindung •• kein Urlaubsanspruch •• keine feste Arbeitszeit •• kein Kündigungsschutz •• eigenes Unternehmerrisiko •• Vertragsdauer jeweils begrenzt auf eine bestimmte Zeit bis zum Erreichen des Erfolgs Dienstverhältnis Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 56 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 57 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen56 Liegen die Merkmale aus H 19.0 „Allgemeines“ LStH vor, wird davon ausgegangen, dass es sich um einen Arbeitnehmer handelt. Liegen hingegen gegensätzliche Merkmale vor, ist davon auszugehen, dass es sich um einen Selbstständigen handelt. Liegen sowohl Merkmale eines Arbeitnehmers als auch eines Selbstständigen vor, sind die Merkmale gegeneinander abzuwägen und die Frage zu stellen, welche Merkmale am stärksten ausgeprägt sind. Maßgebend ist das Gesamtbild der Verhältnisse. Beachten Sie: Es kann vorkommen, dass das Finanzamt jemanden für einen Arbeitnehmer hält, während die Sozialverwaltung ihn für selbstständig erklärt, und umgekehrt. Leider ist der Begriff des Arbeitnehmers im Lohnsteuer- und im Sozialversicherungsrecht nicht identisch. Wenn Ihnen das jetzt etwas „spanisch“ vorkommt, ist das ganz normal! In der Praxis ist es zwar meistens klar, wer Arbeitnehmer ist und wer nicht. Aber gerade bei Vertretern oder Subunternehmern kann es durchaus kniffelig werden. Praxishinweis: Um in der Praxis Rechtssicherheit zu bekommen, empfiehlt es sich zum einen, beim Finanzamt eine Anrufungsauskunft (siehe Kapitel 4) zu beantragen, um Sicherheit beim Lohnsteuerabzug zu haben. Zum anderen sollten Sie auch ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der deutschen Rentenversicherung beantragen, um Rechtssicherheit bezüglich der Sozialversicherungsbeiträge zu haben. 5.1.2 GmbH-Geschäftsführer Ein Sonderfall unter den Mitarbeitern ist der Geschäftsführer einer GmbH. Denn dieser Geschäftsführer ist ein Zwitter: Lohnsteuerlich ist er immer als Arbeitnehmer einzustufen, sozialversicherungsrechtlich gibt es zwei Varianten: Steuerrecht stets als Arbeitnehmer anzusehen Sozialversicherungsrecht • kein Arbeitnehmer, wenn zu mind. 50 % an der GmbH beteiligt • Arbeitnehmer, wenn zu weniger als 50 % an der GmbH beteiligt GmbH-Geschäftsführer Aus Sicht der Sozialversicherung ist der GmbH-Geschäftsführer zum Beispiel dann kein Arbeitnehmer, wenn er mindestens 50 % der Anteile an der GmbH hält. Die Sozialverwaltung begründet das damit, dass er Statusfeststellungsverfahren Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 56 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 57 5.1 Wer ist Arbeitnehmer? 57 dann nicht abhängig beschäftigt und nicht weisungsgebunden ist. Aber auch bei GmbH-Geschäftsführern, die zu weniger als 50 % an der GmbH beteiligt sind, kann es sich sozialversicherungsrechtlich um einen Selbstständigen handeln. Beachten Sie: Diese Frage, ob ein GmbH-Geschäftsführer sozialversicherungsrechtlich als Selbstständiger einzuordnen ist oder nicht, wird seit dem 01.01.2005 bei erstmaliger Anmeldung im Rahmen eines Statusfeststellungsverfahrens stets überprüft. 5.1.3 Scheinselbstständigkeit Ein weiteres unangenehmes Problem in der Praxis sind die sogenannten Scheinselbstständigen. Hierbei handelt es sich zivil-/arbeitsrechtlich um Selbstständige, die aber sowohl von der Sozial- als auch von der Steuerverwaltung als „Abhängige“ und als Arbeitnehmer betrachtet werden. Dies hat zur Folge, dass Sie Steuer und Sozialversicherungsbeiträge für diese Scheinselbstständigen einbehalten müssen. ? Auftraggeber SelbstständigerDienstvertragWerkvertrag Anhaltspunkte für Scheinselbstständigkeit: • keine regelmäßig Beschäftigten • Tätigkeit auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber • Auftraggeber hat Beschäftigte, die dieselben Tätigkeiten verrichten wie der Selbstständige • Weisungsgebundenheit und Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers – kein unternehmerisches Handeln • Selbstständiger hat Tätigkeit beim Auftraggeber zuvor als dessen Arbeitnehmer verrichtet Scheinselbstständigkeit Jemand, der aufgrund eines zivilrechtlichen Vertrags selbstständige Dienst- oder Werksleistungen erbringt, tatsächlich aber wie ein Arbeitnehmer agiert, wird als „Scheinselbstständiger“ angesehen. Dies kann insbesondere dann vorliegen, wenn der „Selbstständige“ von seinem Arbeitgeber persönlich abhängig ist (BSG vom 22.06.2005; Az.: B 12 KR 28/03). Persönliche Abhängigkeit Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 58 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 59 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen58 Für den „Auftraggeber“ bedeutet dies, dass er für den Scheinselbstständigen Beiträge zu allen Zweigen der gesetzlichen Sozialversicherung abführen muss. Sollte eine Scheinselbstständigkeit erst im Rahmen einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung erkannt werden, kann es zu Nachforderungen für die letzten vier Jahre kommen (§ 25 Abs. 1 SGB IV), wobei der Arbeitgeber den Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeitrag nachzuzahlen hat. Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich der Arbeitgeber den Arbeitnehmerbeitrag aber vom Arbeitnehmer zurückholen (§ 28 g SGB IV). Beachten Sie: Vermutet der Auftraggeber, dass eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, ist es möglich, bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung ein Antragsverfahren zur Statusklärung bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund einzuleiten (§ 7a SGB IV). 5.1.4 Arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger Auftraggeber Selbstständiger Dienstvertrag Werkvertrag Rentenversicherungspflichtig, wenn er • regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigt und • auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig wird, d. h. wirtschaftlich von diesem abhängig ist. Arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger Bei arbeitnehmerähnlichen Selbstständigen handelt es sich um „echte“ Selbstständige, die aber aufgrund ihrer Arbeitnehmerähnlichkeit grundsätzlich rentenversicherungspflichtig sind (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). Versicherungspflicht in den anderen Zweigen der gesetzlichen Sozialversicherung besteht grundsätzlich nicht. Der Selbstständige muss die Rentenversicherungsbeiträge hierbei allein aufbringen. Beitragsabführung Pflicht Rentenversicherungspflicht Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 58 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 59 5.2 Mitarbeiterstammdaten aufnehmen 59 Beachten Sie: Existenzgründer können sich für einen Zeitraum von drei Jahren nach erstmaliger Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit auf Antrag von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen (§ 6 Abs. 1a SGB VI). Ist ein arbeitnehmerähnlicher Selbstständiger daneben auch abhängig beschäftigt, ist die abhängige Beschäftigung nicht zu berücksichtigen (BSG v. 04.11.2009, B 12 R 7/08 R). 5.2 Mitarbeiterstammdaten aufnehmen Wenn Sie sichergestellt haben, dass Sie alle Arbeitnehmerherausgefiltert und durch ein Statusfeststellungsverfahren alle kritischen Selbstständigen überprüft haben, können Sie damit beginnen, die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter zusammenzutragen – sie sind das Wichtigste in der Lohnbuchhaltung. Zentrales Element der Informationsbeschaffung ist dabei der Personalfragebogen. Dieser muss Folgendes enthalten: •• persönliche Angaben •• Krankenkasse des Mitarbeiters •• sozialversicherungsrechtliche Angaben •• lohnsteuerliche Angaben •• Kontoverbindung •• bei geringfügig Beschäftigten auch eine Bestätigung über den Verzicht auf die Option (= Verzicht auf die Beitragsfreiheit in der RV) Neben dem unterschriebenen Personalfragebogen benötigen Sie noch einige weitere Unterlagen für Ihren Lohnordner: •• Kopie Arbeitsvertrag •• Kopie Personalausweis •• Kopie Sozialversicherungsausweis •• Mitteilung der Krankenkasse des Arbeitnehmers •• Unterlagen zu VL-Verträgen •• Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung •• Arbeitserlaubnis bei Nicht-EU-Staatsbürgern •• Gesundheitsbescheinigung/-zeugnis bei bestimmten Tätigkeiten •• Nachweis für Elterneigenschaft (z. B. Geburtsurkunde) Personalfragebogen Unterlagen für Lohnordner Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 60 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 61 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen60 Beispiel: Fiona Fleißig Konstantin Krake stellt als neue Mitarbeiterin Fiona Fleißig ein. An ihrem ersten Arbeitstag füllt Frau Fleißig folgenden Personalfragebogen aus: Persönliche Daten Personalnummer 1 Name, Vorname Fleißig, Fiona Geburtsdatum 18.08.1971 Geburtsname Fleißig Geburtsort München Straße Musterstr. 10 PLZ, Ort 80334 München Telefon 089 123456 Staatsangehörigkeit deutsch Name der Bank Stadtsparkasse München BLZ 701 500 00 Kontonummer 900 009 Beginn der Beschäftigung 01.01.2011 mtl. Gehalt 3.000 Euro Urlaubsanspruch im laufenden Jahr Der Jahresurlaubsanspruch beträgt 30 Tage. Sozialversicherung Schulbildung Lehre Berufsausbildung Steuerfachangestellte Stellung im Beruf Buchhalterin Altersrentner (ja/nein) Nein Sozialversicherungsnummer 56-18081971 F 609 Krankenversicherungsträger AOK Bayern Straße Carl-Wery-Str. 28 PLZ, Ort 81739 München Krankenversicherungspflicht (ja/nein) ja Mehrfach beschäftigt (ja/nein) nein Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 60 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 61 5.2 Mitarbeiterstammdaten aufnehmen 61 Summe Entgelt bei anderen Arbeitgebern keine Geringfügige Beschäftigung (ja/nein) nein Kurzfristige Beschäftigung (ja/nein) nein Arbeitnehmer über 55 (ja/nein) nein Lohnsteuer Finanzamt München III Steuerklasse I Familienstand ledig Kinder 0,0 Steuerfreibetrag (ja/nein) nein Steuerhinzurechnungsbetrag (ja/nein) nein Konfession römisch-katholisch Anmerkungen zum Personalfragebogen Der Personalfragebogen dient dazu, von Ihrem Mitarbeiter alle relevanten Stammdaten abzufragen. Neben den klassischen Fragen nach Adresse, Geburtsdatum etc. müssen auch „exotische“ Fragen nach bestimmten Beschäftigungsarten beantwortet werden. So ist zum Beispiel ein geringfügig entlohnter Beschäftigter anders zu behandeln als ein regulär Beschäftigter. •• Mehrfachbeschäftigung: Mehrfachbeschäftigung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer nicht nur bei Ihnen, sondern auch noch bei einem anderen Arbeitgeber tätig ist und es sich bei dieser Tätigkeit nicht um ein geringfügig entlohntes Beschäftigungsverhältnis handelt. •• geringfügig Beschäftigte: Arbeitnehmer, die mit ihrem regelmäßigen monatlichen Arbeitsentgelt 400 Euro nicht überschreiten, gelten als geringfügig entlohnte Beschäftigte (= Minijobber). Für diese Arbeitnehmer sind nur pauschale Abgaben zur Sozialversicherung abzuführen. •• kurzfristig Beschäftigte: Das sind Arbeitnehmer, die für nicht mehr als zwei Monate bzw. 50  Arbeitstage im Jahr beschäftigt sind. Diese Arbeitnehmer sind sozialversicherungsfrei. Arbeitnehmergruppen Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 62 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 63 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen62 •• Arbeitnehmer über 55: Für Arbeitnehmer über 55, die direkt aus der Arbeitslosigkeit heraus eingestellt werden, entfällt der Arbeitgeberbeitrag zur Arbeitslosenversicherung. Wenn Sie dann alle Unterlagen beisammen haben, sind folgende Schritte nötig: •• Binnen sechs Wochen nach dem Eintritt des neuen Arbeitnehmers ist dieser mit Meldegrund „10“ bei seiner Krankenkasse anzumelden. Gibt der Arbeitnehmer keine Krankenkasse an, ist er bei der zuständigen AOK anzumelden. Beachten Sie: Grundsätzlich haben Sie für die Anmeldung sechs Wochen Zeit. Bei bestimmten Branchen (z. B. Bau) muss die Anmeldung jedoch umgehend erfolgen. •• keine Meldung an das Finanzamt •• Anlegen eines Lohnkontos •• Eingabe der Mitarbeiterdaten in Ihr Lohnbuchhaltungsprogramm 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm Letzter, aber entscheidender Schritt ist die Anlage des Mitarbeiters in Ihrem Lohnbuchhaltungsprogramm. Wir wollen nun gemeinsam die Daten der oben vorgestellten Mitarbeiterin Frau Fleißig einpflegen. 5.3.1 Anlage Krankenkasse Bevor Sie die Daten eines Mitarbeiters aufnehmen können, müssen Sie zuerst seine Krankenkasse anlegen. Machen Sie sich an folgendem Schaubild nochmals die Bedeutung der Krankenkasse deutlich: AN-Anteil ArbG-Anteil Umlagen Beitrag UV Krankenkasse Berufsgenossenschaft Gesundheitsfonds Deutsche Rentenversicherung Bundesagentur für Arbeit Stellenwert der Krankenkasse Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 62 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 63 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm 63 Die kompletten Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) werden an die Krankenkasse des Arbeitnehmers per Beitragsnachweis gemeldet und müssen bis zum drittletzten Bankarbeitstag eines Monats an diese überwiesen werden. Die Krankenkasse wiederum leitet die Beiträge an die jeweils zuständigen Sozialversicherungsträger weiter. Bitte beachten Sie, dass pro Betriebsstätte ein Beitragsnachweis zu erstellen ist, selbst wenn alle Mitarbeiter in allen Betriebsstätten Mitglied derselben Krankenkasse sind. Im Gegensatz zum Sozialversicherungsrecht ist bei der Lohnsteuer grundsätzlich für alle Betriebsstätten nur eine Lohnsteueranmeldung an das Betriebsstättenfinanzamt zu übermitteln. Beispiel: Beitragsnachweise In einem Unternehmen mit Hauptsitz in München und Zweigniederlassung in Augsburg arbeiten sechs Arbeitnehmer. Hauptsitz: München Herr Blau (AOK) Frau Weiß (AOK) Frau Lila (TKK) Zweigniederlassung: Augsburg Frau Karo (AOK) Herr Viereck (privat) Herr Kreis (TKK) AOK TKK 2 Beitragsnachweise 2 Beitragsnachweise 1 LSt-Anmeldung Vier Arbeitnehmer sind bei der AOK zu melden – drei Pflichtversicherte und ein privat Versicherter. Aber es sind zwei verschiedene Beitragsnachweise zu erstellen – für jede Betriebsstätte einer; jede Betriebsstätte hat auch eine eigene Betriebsnummer. Das Gleiche gilt auch bei der TKK, sodass insgesamt vier Beitragsnachweise zu erstellen sind – aber nur eine Lohnsteueranmeldung. Nachdem Sie sich nochmals den Stellenwert der Krankenkasse klargemacht haben, legen wir nun die Krankenkasse für Frau Fleißig an. Menge der Beitragsnachweise Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 64 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 65 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen64 Beispiel: AOK Bayern Konstantin Krake stellt Fiona Fleißig ein. Frau Fleißig ist bei der AOK Bayern versichert. Krankenversicherungsträger AOK Bayern Straße Carl-Wery-Str. 28 PLZ, Ort 81739 München Betriebsnummer Krankenkasse 87880235 Bankverbindung Bank BLZ Kontonummer Postbank München 700 100 80 9 917 803 Beiträge Umlagesystem U1 U2 2,7 % bei 80 % Erstattung 0,1 % Beachten Sie: Denken Sie bitte daran, dass die Betriebsnummer der Krankenkasse nicht identisch ist mit der Betriebsnummer Ihres Betriebs. Rufen Sie nun im Hauptbildschirm das Menü „Stammdaten“ auf und klicken Sie auf den Unterpunkt „Krankenkassen“. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 64 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 65 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm 65 So gelangen Sie zum Fenster „Stammdaten Krankenkasse – Mandant1: Konstantin Krake“. Hier geben Sie die kompletten Stammdaten Ihres Mitarbeiters ein. Wenn Sie alle Daten zutreffend eingetragen haben, sollte Ihr Bildschirm etwa folgendermaßen aussehen: Beitragskonto Ihr Beitragskonto ist grundsätzlich identisch mit Ihrer Betriebsnummer, die Sie zu Beginn Ihrer Tätigkeit (vgl. Kapitel 1) von der Bundesagentur für Arbeit erhalten haben. Mitgliedsnummer Die Mitgliedsnummer entnehmen Sie bitte den Schreiben der jeweiligen Krankenkassen oder fragen telefonisch nach. Oft wird auch gar keine Mitgliedsnummer mehr vergeben. Betriebsnummer Die Betriebsnummer der Krankenkasse ist nicht identisch mit Ihrer Betriebsnummer, sondern stellt das Identifikationsmerkmal der Krankenkasse selbst dar. Wenn die Computer miteinander „kommunizieren“, wissen sie so, mit wem sie „sprechen“. Der Computer der AOK stellt sich unter der Betriebsnummer der AOK vor, Ihr Computer mit Ihrer Betriebsnummer. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 66 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 67 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen66 Bankverbindung Drücken Sie im Feld „Bankverbindung“ wiederum auf F2 und geben Sie die Bankdaten der Krankenkasse ein. EFZG Denken Sie bitte daran, dass die Umlage U1 nur für Betriebe mit maximal 30 Mitarbeitern gilt. Die Umlage U2 gilt hingegen für alle Betriebe. Mit der Aktivierung des Kästchens „EFZG“ sagen Sie Ihrem Computer, dass Sie maximal 30 Mitarbeiter haben und daher Beiträge zur U1 und U2 zahlen müssen. Umlage U1 und Erstattungssatz Die Umlage U1 ist eine Versicherung, die im Bedarfsfall die Lohnfortzahlungen bei Krankheit des Mitarbeiters übernimmt (Arbeitslohn und Arbeitgeberanteil). Versichert sind Arbeiter und Angestellte. Den Beitrag zahlt der Arbeitgeber allein. Die Krankenkassen setzten die Umlage- und Erstattungssätze im Rahmen ihrer Satzung selbst fest. Je höher die gewünschte Erstattung (wahlweise zum Beispiel 80 %, 70 % oder 60 %) im Krankheitsfall ist, desto höher ist der Beitrag zur U1. Die meisten Krankenkassen erheben den Beitrag zur Umlage U1 aus dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur Höhe der BBG RV/AV. Die Erstattung erfolgt damit zum Beispiel auch nur bis zu 60 %/70 %/80 % der Höhe der BBG RV/AV. Die Krankenkasse kann in ihrer Satzung festlegen, ob sie den Arbeitgeberanteil gar nicht, in tatsächlicher Höhe oder pauschal erstattet. Die entsprechenden Sätze der Krankenkasse entnehmen Sie deren Satzung oder fragen per E-Mail nach. Umlage U2 Die Umlage U2 ist eine Versicherung, die im Bedarfsfall die Lohnfortzahlung bei Mutterschutz einer Mitarbeiterin übernimmt (Arbeitslohn). Die Erstattung ist zwingend 100 %; lediglich die Höhe des Beitrags kann die Krankenkasse in ihrer Satzung selbst festlegen. Die meisten Krankenkassen erheben den Beitrag zur Umlage U2 aus dem beitragspflichtigen Arbeitsentgelt bis zur Höhe der BBG RV/AV. Die Erstattung erfolgt damit auch nur bis zur Höhe der BBG RV/AV. Die Krankenkasse kann in ihrer Satzung festlegen, ob sie den Arbeitgeberanteil in tatsächlicher Höhe oder pauschal erstattet. Beenden Sie die Krankenkassenanlage mit „Schließen“ und drucken Sie das Krankenkassenstammblatt über den Hauptmenüpunkt „Druckprogramme“ aus. Das ausgedruckte Blatt wird in den Lohnordner abgeheftet. Beitrag und Erstattung Erstattung immer 100 % Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 66 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 67 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm 67 5.3.2 Anlage Mitarbeiter Nachdem Sie die Krankenkasse Ihres Mitarbeiters eingegeben haben, geht es jetzt darum, den Mitarbeiter selbst anzulegen. Hierzu rufen Sie im Eröffnungsbildschirm im Menüpunkt „Stammdaten“ den Unterpunkt „Arbeitnehmer“ auf. Es erscheint das Fenster „Stammdaten Arbeitnehmer – Mandant1: Konstantin Krake“. Dieses Fenster besteht aus insgesamt fünf Registern. Wir wollen uns zuerst einmal mit dem Register „Allgemein“ beschäftigen. Beispiel: Fiona Fleißig Aus dem Personalfragebogen von Frau Fleißig ergeben sich folgende Angaben: Persönliche Daten Personalnummer 1 Name, Vorname Fleißig, Fiona Geburtsdatum 15.08.1971 Geburtsname Fleißig Geburtsort München Straße Musterstr. 10 PLZ, Ort 80334 München Telefon 089 123456 Staatsangehörigkeit deutsch Register „Allgemein“ Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 68 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 69 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen68 Vorname und Nachname Hier geben Sie bitte Vor- und Nachname Ihres Mitarbeiters ein. Unter diesem Namen können Sie im Programm auf den Mitarbeiter zugreifen. „Aktiv“ Die Lohnabrechnung wird nur durchgeführt, wenn das Häkchen bei „Aktiv“ gesetzt ist. Alle Mitarbeiter, die tatsächlich bei Ihnen angestellt sind, müssen so markiert werden. Eintrittsdatum Wichtig ist die Angabe des Eintrittsdatums, denn binnen sechs Wochen ist der Krankenkasse des Mitarbeiters der Eintritt per „SV-Meldung“ mit Meldegrund „10“ anzuzeigen. AGS Der AGS ist der amtliche Gemeindeschlüssel und befindet sich auf der Lohnsteuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung. Id.Nummer Die Steueridentifikationsnummer wurde ab 2008 allen Steuerpflichtigen zugesandt und soll langfristig die Steuernummer ablösen. Anders als die Steuernummer wird diese Identifikationsnummer dem Steuerpflichtigen ein Leben lang erhalten bleiben. In der Registerkarte „Bankverbindungen“ geben Sie lediglich die Bankverbindung Ihres Mitarbeiters ein. Register „Bankverbindung“ Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 68 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 69 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm 69 Beispiel: Fiona Fleißig Aus Frau Fleißigs Personalfragebogen ergeben sich folgende Angaben: Name der Bank Stadtsparkasse München BLZ 701 500 00 Kontonummer 900 009 Kommen wir nun zur besonders wichtigen Registerkarte „Steuern und Abgaben“. Register „Steuern und Abgaben“ Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 70 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 71 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen70 Beispiel: Fiona Fleißig Aus Frau Fleißigs Personalfragebogen ergeben sich folgende Angaben: Finanzamt München III Steuerklasse I Familienstand ledig Kinder 0,0 Steuerfreibetrag (ja/nein) nein Steuerhinzurechnungsbetrag (ja/nein) nein Konfession römisch-katholisch Arbeiter/Angest. bis 30 MA Denken Sie bitte daran, dass die Umlage U1 nur für Betriebe mit maximal 30 Mitarbeitern gilt. Die Umlage U2 gilt hingegen für alle Betriebe. Mit der Auswahl sagen Sie dem Computer, ob Sie maximal 30 Mitarbeiter haben oder mehr. Bei maximal 30 Mitarbeitern müssen Sie Beiträge zur U1 und U2 zahlen. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 70 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 71 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm 71 Allgemeine/Besondere LSt Die allgemeine Tabelle gilt grundsätzlich für alle rentenversicherungspflichtigen Arbeitnehmer. Die besondere Tabelle gilt hingegen für Personen, die eine Altersversorgung haben, für die sie keine Beiträge zu zahlen brauchen (z. B. Beamte, Richter, beherrschende GmbH-Geschäftsführer). Die besondere Tabelle führt zu einem etwas höheren Steuerabzug als die allgemeine Tabelle. Altersentlastung Der Altersentlastungsbetrag wird gewährt, wenn das 64.  Lebensjahr bereits zu Beginn des Kalenderjahres vollendet wurde. Bemessungsgrundlage ist der Arbeitslohn. Da die Höhe vom Jahr abhängig ist, in dem der Arbeitnehmer das 65. Lebensjahr vollendet hat, ist dieses Jahr zwingend mit anzugeben. Der Altersentlastungsbetrag führt zu einem verminderten Steuerabzug. Jahr das auf die Voll endung des 64. Lj. folgt Altersentlastungsbetrag in v.H. der Einkünfte Höchstbetrag in Euro 2005 40,0% 1.900 2006 38,4% 1.824 2007 36,8% 1.748 2008 35,2% 1.672 2009 33,6% 1.596 2010 32,0% 1.520 … … … 2038 1,6% 76 2039 0,8% 38 2040 0,0% 0 Freibetrag Ein Freibetrag (vgl. Kapitel 4) auf der Lohnsteuerkarte führt dazu, dass die Lohnsteuer nur aus dem um den Freibetrag geminderten Arbeitslohn ermittelt wird. Auf die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge hat der Freibetrag keine Auswirkung. Hinzurechnungsbetrag Bei Arbeitnehmern mit zwei Arbeitsverhältnissen besteht die Möglichkeit, den im ersten Dienstverhältnis nicht ausgeschöpften Grundfreibe- Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 72 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 73 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen72 trag als Freibetrag auf die zweite Lohnsteuerkarte eintragen zu lassen. Auf der ersten Lohnsteuerkarte wird dann ein Hinzurechnungsbetrag in Höhe des Freibetrags auf der zweiten Lohnsteuerkarte eingetragen. Steuerklasse Verkürzt dargestellt (vgl. Kapitel 4) gibt es folgende Steuerklassen: •• I = Single, Geschiedene, Verwitwete •• II = Alleinerziehende mit Anspruch auf Entlastungsbetrag •• III = Verheiratete, wobei der Ehepartner LSt-Klasse V hat •• IV = Verheiratete, wobei beide Ehepartner LSt-Klasse IV haben •• V = Verheiratete, wobei der Ehepartner LSt-Klasse III hat •• VI = LSt-Klasse für die zweite LSt-Karte Faktor Bei Ehegatten, die dies beantragen, wird anstelle der Steuerklassenkombination III/V die Steuerklasse IV in Verbindung mit einem Faktor eingetragen. Dieser Faktor ist der Lohnsteuerkarte bzw. der Ersatzbescheinigung zu entnehmen Kinderfreib. Der Kinderfreibetrag führt zwar nicht zu einer Minderung der Lohnsteuer, aber zu einer Reduzierung der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlags. St. Tage und Sv. Tage „St. Tage“ steht für „Steuertage“, „Sv. Tage“ für „Sozialversicherungstage“. Grundsätzlich ist mit 30 Tagen und der vollen BBG zu rechnen. Fängt aber ein Arbeitnehmer erst am 15.01. an, arbeitet er keine vollen 30 Tage, sondern nur 15. Folglich ist auch nur die anteilige BBG zu berücksichtigen. Die Zahl „15“ wäre dann für den ersten Monat bei „St. Tage“ und „Sv. Tage“ einzutragen. Beschäftigungsart Hier geben Sie an, ob Sie einen „Normalverdiener“ (= reguläres sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis) oder einen geringfügig Beschäftigten haben (vgl. Kapitel 12). Kirchensteuer Sie müssen angeben, welcher Religion Ihr Mitarbeiter zugehörig ist. Zugleich erfolgt hier auch die Eingabe des Kirchensteuersatzes, der in den Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 72 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 73 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm 73 einzelnen Bundesländern unterschiedlich hoch ist. Zurzeit liegt er zwischen 8 % und 9 %. Bei konfessionsverschiedenen Ehen (ein Ehepartner ist römisch-katholisch, der andere evangelisch) ist zusätzlich noch der Aufteilungsschlüssel einzugeben. Pauschalierte Ki.St. Die pauschale Kirchenlohnsteuer ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich. Zurzeit liegt sie zwischen 4 % und 7 %. Die pauschale Kirchenlohnsteuer fällt an, wenn Arbeitslohn pauschal versteuert wird. Bei konfessionsverschiedenen Ehen ist die pauschale Kirchensteuer aufzuteilen. Das Wie hängt wiederum vom Bundesland ab. Mindest Ki.St. In einigen Bundesländern besteht die Pflicht, eine Mindestkirchensteuer zu bezahlen. Diese ist in das Feld einzugeben. Kommen wir nun zur Registerkarte „Sozialversicherung“. Beispiel: Fiona Fleißig Aus Frau Fleißigs Personalfragebogen ergeben sich folgende Angaben: Persönliche Daten Name, Vorname Fleißig, Fiona Geburtsdatum 15.08.1971 Geburtsname Fleißig Geburtsort München Sozialversicherung Schulbildung Lehre Berufsausbildung Steuerfachangestellte Stellung im Beruf Buchhalterin Altersrentner (ja/nein) nein Sozialversicherungsnummer 56-18081971 F 609 Krankenversicherungsträger AOK Bayern Krankenversicherungspflicht (ja/nein) ja Geringfügige Beschäftigung (ja/nein) nein Kurzfristige Beschäftigung (ja/nein) nein Arbeitnehmer über 55 (ja/nein) nein Register „Sozialversicherung“ Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 74 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 75 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen74 Schlüssel Der (Tätigkeits-)Schlüssel setzt sich zusammen aus einem Teil A und einem Teil B. Teil A steht für die im Betrieb ausgeübte Tätigkeit des Arbeitnehmers, Teil B für die Stellung im Beruf und die Ausbildung. Beispiel: Fiona Fleißig hat den Tätigkeitsschlüssel 77242 772 (= Tätigkeitsschlüssel A) steht für ihre berufliche Tätigkeit, den Job des Buchhalters. 4 (= Tätigkeitsschlüssel B – Teil 1) steht für die Stellung im Beruf, hier: Angestellte. 2 (= Tätigkeitsschlüssel B – Teil 2) steht für die Ausbildung, hier: mit Berufsausbildung. Alle notwendigen Informationen können Sie dem Personalfragebogen entnehmen. Die benötigten Schlüsselzahlen erhalten Sie im Internet. Vers.Nr. Bei der „Vers.Nr.“ handelt es sich um die Sozialversicherungsnummer. Die Nummer ist dem Sozialversicherungsausweis zu entnehmen und wird nach Geburtsdatum, Geburtsnamen und Geschlecht (bis 500: männlich; ab 501: weiblich) vergeben. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 74 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 75 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm 75 Beispiel: Fiona Fleißig hat die Sozialversicherungsnummer: 56-18081971 F 609 56 = Bereichsnummer 18081971 = Geburtsdatum F = Anfangsbuchstabe Geburtsname 609 = Geschlecht Mitglied.Nr. Hierbei handelt es sich um die Mitgliedsnummer des Arbeitnehmers bei seiner Krankenkasse. Personengruppe Bei dem Personengruppenschlüssel (PGS) handelt es sich um die sozialversicherungsrechtliche Eigenschaft des Arbeitnehmers, zum Beispiel: •• 101 = sozialversicherungspflichtig ohne besondere Merkmale, •• 109 = geringfügig Beschäftigter, •• 119 = Altersvollrentner, •• 997 = Personen, die nicht der Sozialversicherung zu melden sind. Berufsgen. Tarifkl. Hierbei handelt es sich um die Tarifklasse der Berufsgenossenschaft. Diese entnehmen Sie der Beitragsmitteilung Ihrer Berufsgenossenschaft. Status Für Ehegatten und GmbH-Geschäftsführer wird seit dem 01.01.2005 ein Statusfeststellungsverfahren durchgeführt, in dem die sozialversicherungsrechtliche Einordnung dieser Personen geklärt wird. Auf der SV- Meldung erscheint dann im Feld „Statuskennzeichen“ eine „1“ für mitarbeitende Ehegatten oder eine „2“ für GmbH-Geschäftsführer. Krankenkasse Hier ist jeweils für alle Zweige der Sozialversicherung die entsprechende Krankenkasse zu wählen. Dies ist grundsätzlich immer die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. Besonderheiten ergeben sich, wenn •• der Arbeitnehmer privat versichert ist. Dann darf bei KV/PV nicht die AOK ausgewählt werden; das Feld bleibt frei. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 76 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 77 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen76 •• der Arbeitnehmer von der Rentenversicherung befreit ist, weil er Mitglied in einem berufsständischen Versorgungswerk ist. Dann darf bei RV nicht die Krankenkasse des Mitarbeiters ausgewählt werden; das Feld bleibt frei. AV (= Arbeitslosenversicherung) •• nicht pflichtig = kein Beitrag zur Arbeitslosenversicherung (z. B. Studenten) •• M pflichtig = voller Beitrag zur Arbeitslosenversicherung •• 1/2 M = halber Beitrag zur Arbeitslosenversicherung – Arbeitgeber (ArbG 50; AN: 0): Bei Altersrentnern zahlt nur der Arbeitgeber. – Arbeitnehmer (AN: 50; ArbG: 0): Bei 55-Jährigen, die direkt aus der Arbeitslosigkeit eingestellt wurden, zahlt nur der Arbeitnehmer. RV (= Rentenversicherung) •• voll K = voller Beitrag zur Rentenversicherung bei regulärer Beschäftigung und bei geringfügig Beschäftigten •• 1/2 K (ArbG: 50; AN: 0) bei Altersrentnern zahlt nur der Arbeitgeber Beiträge zur Rentenversicherung •• berufsständische A = Versorgungswerke z. B. Ärzte, Steuerberater, Rechtsanwälte KV (= Krankenversicherung) •• nicht pflichtig = sozialversicherungspflichtig beschäftigt, aber kein KV-Beitrag (z. B. Werkstudent) •• G normal = normaler Arbeitnehmer, der sozialversicherungspflichtig ist und volle Beiträge zur Krankenversicherung zahlt •• F ermäßigt = Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf Krankengeld (z. B. Rentner) und zahlt nur einen ermäßigten Beitrag zur Krankenversicherung. •• freiwillig gesetzl. = freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung Versicherter. Im Feld „Privatversichert“ ist der entsprechende Abzugsbetrag einzugeben. •• privatversichert = Der Arbeitnehmer ist privat versichert. Zahlt der Arbeitgeber den Beitrag, ist im Feld „Privatversichert“ der Abzugsbetrag einzugeben. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 76 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 77 5.3 Anlegen im Lohnbuchhaltungsprogramm 77 PV (= Pflegeversicherung) •• pflichtig = Pflichtmitglieder in der KV unterliegen auch der PV.2 •• 1/2 pflichtige (ArbG: 50; AN: 0) = Beamte, die in einem Nebenjob arbeiten •• freiwillig gesetzl. = entsprechend Krankenversicherung •• privatversichert = entsprechend Krankenversicherung PV Zus. Für kinderlose Arbeitnehmer, die das 23.  Lebensjahr vollendet haben, fällt ab dem 01.01.2005 ein zusätzlicher Beitrag von 0,25 % an. Wird dem Arbeitgeber die Elterneigenschaft (z. B. durch Geburtsurkunde) nachgewiesen, entfällt der Zuschlag. KV Zus. Hierbei handelt es sich um den Zuschlag von 0,9 % auf die Krankenkassenbeiträge, die der Arbeitnehmer allein zu tragen hat. Basistarif Alle Krankenversicherungsbeiträge, soweit sie die Grundversorgung im Krankheitsfall abdecken, und die Beiträge zur Pflegeversicherung sind als Sonderausgabe bei der Einkommensteuer zugelassen. Um bereits im Lohnsteuerabzugsverfahren in den Genuss dieses Vorzugs zu kommen, müssen privat Versicherte nachweisen, wie viel von ihren Beiträgen zur Privatversicherung auf diesen Basistarif entfällt. Der Nachweis erfolgt durch ein Schreiben der privaten Krankenversicherung. Verlassen Sie nun die Mitarbeiteranlage über „Schließen“ und drucken Sie zuletzt noch die Personalstammdaten aus. Heften Sie das Stammblatt im Lohnordner ab. 2 Sonderfall: Sachsen Stammblatt abheften Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 78 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 79 5 So gehen Sie vor, wenn Sie einen Mitarbeiter anstellen78 5.3.3 Anmeldung des Mitarbeiters Nachdem Sie Ihren Mitarbeiter angelegt haben, müssen Sie ihn noch bei der Krankenkasse anmelden. Dies muss zwingend elektronisch erfolgen. Hierzu stellen die Krankenkassen kostenlos das Programm „sv.net“ zur Verfügung. Sie können sich das Programm aus dem Internet herunterladen. Beachten Sie: Grundsätzlich haben Sie für die Anmeldung sechs Wochen Zeit. Bei bestimmten Branchen (z. B. Bau) muss die Anmeldung umgehend erfolgen. Meldung zur Sozialversicherung Versicherungsnummer Personalnummer 56-18081971 1 Name, Vorsatzwort, Namenszusatz, Titel Fleißig Vorname Fiona Straße und Hausnummer (Anschrift nur bei Anmeldung und Anschriftenänderung Musterstr, 10 Land Postleitzahl, Wohnort Deutschland 80334 München Grund der Abgabe [10] Entgelt in Gleitzone [0] Namensänderung [ ] Änderung der Staatsangehörigkeit [ ] Beschäftigungszeit Mehrfachbe- Betriebsstätte von bis Betriebsnummer des Arbeitgebers Personengruppe schäftigung Ost West 01.01.2011 87880235 [101] [ ] [ ] [X] Beitragsgruppen KV RV ALV PV Angaben zur Tätigkeit Schlüssel der Staatsangehörigkeit 1 1 1 1 77242 000 Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt Statuskennz. (Euro ohne Cent) [] Stornierung einer bereits abgegebenen Meldung Es wurde gemeldet Grund der Abgabe [] Mehrfachbe- Betriebsstätte von bis Betriebsnummer des Arbeitgebers Personengruppe schäftigung Ost West [ ] [ ] [X] Beitragsgruppen KV RV ALV PV Angaben zur Tätigkeit Schlüssel der Staatsangehörigkeit Beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt Statuskennz. (Euro ohne Cent) [] Wenn keine Versicherungsnummer angegeben werden kann: Geburtsname Geburtsort Geburtsdatum Geschlecht Schlüssel d. Staatsangehörigkeit weibl. Nur bei erstmaliger Aufnahme einer Beschäftigung von nichtdeutschen Bürgern des Europäischen Wirtschaftsraumes: Geburtsland (Schlüssel der Staatsangehörigkeit) Versicherungsnummer des Staatsangehörigkeitslandes Name der Krankenkasse (Geschäftsstelle) Datum, Name, Anschrift des Arbeitgebers 13.03.2011 Konstantin Krake AOK Bayern Teststraße 1 Carl-Wery-Str. 28 80335 München 81739 München Achtung: Formular ist nur noch als Ausfüllhilfe für sv.net vorgesehen! Anmeldung für Fiona Fleißig Elektronisch über sv.net Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 78 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 79 6 Lohnabrechnung In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit dem zentralen Thema der Lohnbuchhaltung: der Lohnabrechnung. Nochmals zur Erinnerung: Beachten Sie: Ohne Stammdaten keine ordentliche Lohnabrechnung! Vergessen Sie niemals, die Stammdaten ordentlich einzupflegen und auch stets zu aktualisieren. Ein wichtiger Punkt bei der monatlichen Lohnabrechnung ist der Arbeitslohn. Weil der Arbeitslohn so bedeutend ist, werden wir uns dieses Thema im zehnten und elften Kapitel ganz genau anschauen. Schwerpunkt unserer Betrachtungen in diesem Kapitel ist das Handwerkszeug und die Frage: Was mache ich mit dem ganzen Papier, das aus meinem Drucker herauskommt? 6.1 Arbeitslohn Beginnen wir beim Arbeitslohn und betrachten folgende Übersicht: Arbeitslohn (Geldlohn/Sachlohn) steuerpflichtiger Arbeitslohn steuerfreier Arbeitslohn Pauschalversteuerung Versteuerung nach LSt-Tabelle Aufmerksamkeiten Annehmlichkeiten Übersicht zum Arbeitslohn Arbeitslohn sind grundsätzlich alle Einnahmen, die dem Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis zufließen. Es ist unerheblich, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form die Einnahmen gewährt werden. Stammdaten stets aktualisieren Arbeitslohn = alle Einnahmen

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Zusammenfassung

Alles sicher im Griff.

Der schnelle Einstieg

Lohnsteuer, Arbeitslohn, Abzüge, Sozialversicherung, Reisekosten: Die wichtigsten Begriffe der Lohnbuchhaltung sollte man kennen und anwenden können. Dieses Buch zeigt, wie Sie Schritt für Schritt eine perfekte Lohnbuchhaltung aufbauen und Ihre monatlichen Lohnabrechnungen schnell und sicher in den Griff bekommen. Anhand zahlreicher Praxisbeispiele werden Sie kurzweilig und verständlich an die Thematik herangeführt. Die praktische Software zur Lohnabrechnung auf der CDROM dient Ihnen als Grundlage für Ihre eigene Lohnbuchhaltung. Mit Hilfe der umfangreichen Demoversion können Sie die Beispiele einfach nachvollziehen und Ihre eigene Lohnbuchhaltung starten.

- Basiswissen: Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht, Lohnsteuerrecht

- Lohnabrechnung: vom Eintritt bis zum Austritt des Mitarbeiters

- Sonderfälle: geringfügig Beschäftigte, Rentner, Studenten

- Arbeitslohn: steuerfreier und pauschal zu versteuernder Arbeitslohn, Sachlohn, Zuwendungen

- Reisekostenabrechnungen: schnell und sicher buchen

- Betriebsprüfungen der Sozial- und Finanzverwaltung: so prüft der Fiskus

- Alle Lohnbestandteile sicher im Griff

Der Autor

Gerhard C. Girlich, Diplom Finanzwirt (FH), ist in der bayerischen Finanzverwaltung tätig. Er unterrichtet seit mehreren Jahren an verschiedenen Bildungseinrichtungen Steuerrecht und Buchführung und ist Autor von zahlreichen Büchern und Fachpublikationen.