1 Das müssen Sie tun, wenn Sie eine Firma gründen in:

Gerhard C. Girlich

Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung, page 13 - 22

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3831-4, ISBN online: 978-3-8006-3933-5, https://doi.org/10.15358/9783800639335_13

Series: Vahlen Praxis

Bibliographic information
Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 12 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 13 1 Das müssen Sie tun, wenn Sie eine Firma gründen Stellen Sie sich vor, Sie gründen eine Firma und benötigen einige Mitarbeiter. Welche Verpflichtungen kommen dann auf Sie zu? Schauen wir uns hierzu einmal das folgende Schaubild an: Arbeitgeber Arbeitsvertrag AL = 3.000 € Krankenkasse Finanzamt Abgabe ESt-Erklärung und ggf. Nachzahlung oder Erstattung LSt, SoliZ, KiStRV, AV, KV, PV U1, U2, U3 AN- und ArbG- Beitrag sind anzumelden und abzuführen Steuer ist anzumelden und abzuführen Pflichten des Arbeitgebers Sie als Arbeitgeber schließen mit Ihrem zukünftigen Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag (siehe auch Kapitel 2). Aufgrund dieses Arbeitsvertrags steht Ihrem Mitarbeiter ein Arbeitslohn von beispielsweise 3.000 Euro zu. Im Rahmen der Lohnbuchhaltung müssen Sie anhand der Stammdaten des Mitarbeiters (z. B. Alter, Steuerklasse, Familienstand) und des Arbeitslohns jeden Monat die sozialversicherungsrechtlichen und steuerlichen Abzüge ermitteln. Der Arbeitgeber- und der Arbeitnehmerbeitrag zur Sozialversicherung sind anschließend per Beitragsnachweis der Krankenkasse des Mitarbeiters zu melden und fristgerecht an diese abzuführen. Die Steuerabzüge müssen Sie dem Finanzamt per Lohnsteueranmeldung mitteilen und fristgerecht abführen. Eventuell muss bzw. kann der Arbeitnehmer am Ende des Jahres eine Einkommensteuererklärung abgeben. Bevor Sie aber mit der Lohnabrechnung beginnen können, müssen Sie einige vorbereitende Arbeiten erledigen: 1. Sie besorgen sich eine Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit. Lohnbuchhaltung Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 14 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 15 1 Das müssen Sie tun, wenn Sie eine Firma gründen14 2. Sie beantragen eine Steuernummer bei Ihrem Finanzamt. 3. Sie melden Ihre Firma bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an. 4. Sie legen Ihre Firma in Ihrem Lohnbuchhaltungsprogramm an. 5. Sie legen einen Lohnordner an. Arbeitgeber Finanzamt Bundesagentur für Arbeit Krankenkasse Berufsgenossenschaft Betriebsnummer Steuernummer Mitgliedsnummer Identifikationsnummern 1.1 Betriebsnummer anfordern Bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen können, müssen Sie sich mit der Bundesagentur für Arbeit in Verbindung setzen und eine Betriebsnummer beantragen. Dies geschieht entweder telefonisch unter 01801 664466 oder per E-Mail unter betriebsnummernservice@arbeitsagentur.de. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn Sie als Privathaushalt oder als knappschaftlicher Betrieb agieren. Dann wenden Sie sich bitte an die Bundesknappschaft. Beachten Sie: Sollten sich Änderungen in den Firmendaten (Firmierung, Anschrift etc.) ergeben, müssen Sie umgehend den Betriebsnummernservice der Bundesagentur davon unterrichten. Die Betriebsnummer dient als Identifikationsmerkmal Ihres Betriebs bei der Korrespondenz zwischen Ihrem Unternehmen und den Trägern der Sozialversicherung, insbesondere bei der Korrespondenz zwischen Ihnen und den Krankenkassen. Beachten Sie: Neben einer Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit bekommen Sie auch noch eine Mitgliedsnummer von Ihrer Berufsgenossenschaft sowie eine Steuernummer bzw. Steueridentifikationsnummer von Ihrem Finanzamt. Quelle Bundesagentur Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 14 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 15 1.4 Anlegen der Firma im Lohnbuchhaltungs programm 15 1.2 Steuernummer zuteilen lassen Wenn Sie einen Gewerbebetrieb haben, müssen Sie Ihr Unternehmen bei der Gemeinde anmelden. Die Gemeinde wiederum teilt dies Ihrem Finanzamt mit. Das Finanzamt schickt Ihnen dann einen Fragebogen zur Gewerbeanmeldung und teilt Ihnen eine Steuernummer zu. Die Steuernummer dient als Identifikationsmerkmal gegenüber dem Finanzamt und ist bei jeder Korrespondenz mit dem Finanzamt anzugeben. Als Freiberufler müssen Sie Ihr Unternehmen direkt beim Finanzamt anmelden. Von diesem bekommen Sie dann die Steuernummer. 1.3 Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft Sie müssen die Aufnahme Ihrer Tätigkeit auch der zuständigen Berufsgenossenschaft mitteilen – aber nur, wenn Sie auch Arbeitnehmer beschäftigen. Die Zuständigkeit hängt vom Tätigkeitsbereich des Unternehmens ab (vgl. im Detail www.hvbg.de) und erstreckt sich auch auf Unternehmen, die aus verschiedenen Unternehmensteilen bestehen (z. B. Pharmaunternehmen mit Werkskantine). Fällt dabei das Hauptunternehmen in die Zuständigkeit einer bestimmten Berufsgenossenschaft, so ist diese auch für die Bereiche des Unternehmens zuständig, die sonst von einer anderen Berufsgenossenschaft betreut würden. Hauptunternehmen ist dabei der Unternehmensteil mit den meisten Versicherten. Wenn Sie sich bei der Berufsgenossenschaft angemeldet haben, bekommen Sie von dieser eine Mitgliedsnummer. Bitte verwenden Sie diese Nummer ausschließlich für die Kommunikation mit Ihrer Berufsgenossenschaft. Die Höhe des Beitrags zur Berufsgenossenschaft ergibt sich aus der Bruttolohnsumme aller versicherten Mitarbeiter und der Gefahrenklasse. Den Beitrag müssen Sie als Arbeitgeber allein aufbringen. Genaueres erfahren Sie in Kapitel 3. 1.4 Anlegen der Firma im Lohnbuchhaltungs programm In der heutigen Zeit, in der es laufend zu Änderungen im Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht kommt, ist es nicht sinnvoll, die Lohnbuchhaltung per Hand oder mittels eines Tabellenkalkulationsprogramms zu machen. Vielmehr müssen Sie auf ein gutes Lohnbuchhaltungsprogramm zurückgreifen. In unserem Buch verwenden wir das Programm „Lohn- Gewerbebetrieb Freiberufler Zuständigkeit Beitragshöhe Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 16 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 17 1 Das müssen Sie tun, wenn Sie eine Firma gründen16 abrechnung 2011 am PC“ aus dem Verlag C.H. Beck, das Sie auch auf der beigefügten CD-ROM finden. Lassen Sie uns von folgendem fiktiven Fall ausgehen und diesen im Programm anlegen: Beispiel: Konstantin Krake Konstantin Krake möchte in München ein Buchhaltungsbüro eröffnen und auch einen Mitarbeiter einstellen. Folgende Firmenstammdaten liegen Ihnen vor: A. Allgemeine Angaben Name: Konstantin Krake Adresse: Teststraße 1 in 80300 München Telefon: 089-111111 Kontoverbindung: Stadtsparkasse München, BLZ 701 500 00/Konto-Nr.: 100 001 B. Finanzamtsdaten Finanzamt: München Adresse: Deroystr. 4 in 80335 München Bank Finanzamt: Landeszentralbank Bayern BLZ: 700 500 00/Konto-Nr.: 24 962 Steuer-Nr. ArbG 148/111/56788 Abgabe monatliche Abgabe C. Daten Sozialversicherung Betriebsnummer: 22222220 Anzahl Betriebsstätten: 1 Berufsgenossenschaft (BG): Verwaltungsberufsgenossenschaft Betriebsnummer BG: 15250094 Mitglieds-Nr. BG: 123456 Als Erstes müssen Sie das Programm auf Ihrem Computer installieren. Für die Installation nehmen Sie bitte die Gebrauchsanweisung zur Hand, die dem Programm beiliegt. Rufen Sie dann das Programm auf, indem Sie auf folgendes Symbol auf Ihrem Desktop klicken: Programm verwenden Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 16 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 17 1.4 Anlegen der Firma im Lohnbuchhaltungs programm 17 Nun erscheint der Eröffnungsbildschirm: In diesem Eröffnungsbildschirm klicken Sie auf „aktueller Mandant“ und wählen eine Nummer aus, die bei Ihnen noch nicht belegt ist, also die Nummer 1. Anschließend wird Sie das Programm fragen, ob Sie den Mandanten neu anlegen wollen. Dies bejahen Sie bitte. Jetzt haben Sie die Firma im Programm angelegt. Im nächsten Schritt müssen Sie die Stammdaten von Konstantin Krake eingeben, denn ohne Stammdaten kann das Programm nicht richtig arbeiten und folglich keine korrekten Lohnabrechnungen erstellen. Sie werden im weiteren Verlauf des Buches feststellen, dass Stammdaten das wichtigste Element der Lohnbuchhaltung sind. Ohne sie geht gar nichts! Nachdem Sie die Firma angelegt haben, springt das Programm automatisch zu „Stammdaten Mandanten“. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt diese Stammdaten wieder aufrufen wollen, wählen Sie einfach den Menüpunkt „Stammdaten“ und klicken Sie auf „Mandant“. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 18 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 19 1 Das müssen Sie tun, wenn Sie eine Firma gründen18 Wenn das Fenster „Stammdaten Mandanten“ erscheint, können Sie damit beginnen, die Firmenstammdaten von Konstantin Krake einzugeben. Das Anlegen der Stammdaten erfolgt dabei in vier Schritten: •• Schritt 1: Adressdaten •• Schritt 2: Bankdaten •• Schritt 3: Berufsgenossenschaft •• Schritt 4: Finanzamtsdaten 1 2 3 4a 4b Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 18 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 19 1.4 Anlegen der Firma im Lohnbuchhaltungs programm 19 Schritt 1: Adressdaten Hier sind keine Besonderheiten zu beachten. Schritt 2: Bankdaten Um die Bankverbindung einzugeben, drücken Sie bitte im Feld „Bankverbindung“ auf F2. Dann öffnet sich das Fenster „Stammdaten Banken“, in dem Sie die Daten der Hausbank eintragen. Besonders wichtig ist die Bankleitzahl. Beachten Sie: Dieses Fenster können Sie auch öffnen, wenn Sie im Eröffnungsbildschirm im Menüpunkt „Stammdaten“ auf „Banken“ klicken. Schritt 3: Berufsgenossenschaft Hier geben Sie die Daten Ihrer Berufsgenossenschaft ein. „UV-BBNr“ steht dabei für die Betriebsnummer Ihrer Berufsgenossenschaft und „UV- MTNr“ für die Mitgliedsnummer Ihrer Berufsgenossenschaft. Schritt 4: Finanzamtsdaten Das Finanzamt, das für den Arbeitgeber zuständig ist und bei dem die Lohnsteueranmeldungen einzureichen und an das die steuerlichen Abzugsbeträge abzuführen sind, wird als „Betriebsstättenfinanzamt“ bezeichnet. Maßgebend ist der Ort, an dem die lohnsteuerlichen Abrech- Finanzamt der Betriebsstätte Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 20 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 21 1 Das müssen Sie tun, wenn Sie eine Firma gründen20 nungen erstellt und die Lohnsteuerunterlagen aufbewahrt werden. Die relevanten Daten entnehmen Sie bitte dem Schreiben Ihres Finanzamts. Im Feld „Steuernummer“ geben Sie die Steuernummer ein. Die erste Zahl steht dabei für das Bundesland und findet sich nicht in den Schreiben des Finanzamts. Daher bietet es sich an, auf „Steuernummer“ zu klicken. Dann öffnet sich das Fenster „Steuernummerneingabe“. Hier wählen Sie das Bundesland und das entsprechende Finanzamt aus und geben die Steuernummer ein. Anschließend klicken Sie auf „Angaben auf Gültigkeit prüfen“ und abschließend auf „OK“. Im Feld „Bank Finanzamt“ drücken Sie bitte wieder die F2-Taste und geben die Daten der Finanzamtsbank ein. Der Anmeldezeitraum ist von den im Vorjahr abzuführenden Lohnsteuerbeträgen abhängig (§ 41a EStG): •• bis zu 1.000 Euro: jährliche Lohnsteueranmeldung •• über 1.000 Euro und bis 4.000 Euro: vierteljährlicher Anmeldungszeitraum •• über 4.000 Euro: monatliche Abgabe der Anmeldung Gibt es kein Vorjahr, ist immer der erste volle Monat maßgebend. Beispiel: Wird ein Unternehmen am 01.03.2011 gegründet, ist die Lohnsteuer des Monats März auf einen Jahresbetrag hochzurechnen. Beträgt diese beispielsweise 200 €, so liegt der Jahresbetrag bei 2.400 €. Damit ist eine vierteljährliche Lohnsteueranmeldung erforderlich. Verlassen Sie nun die Eingabe der Stammdaten über den Befehl „Schlie- ßen“. Sie haben die Grundlage für eine ordentliche Lohnabrechnung gelegt! Steuernummer Anmeldezeitraum Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 20 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 21 1.5 Anlegen eines Lohnordners 21 1.5 Anlegen eines Lohnordners Wenn Sie die Stammdaten in Ihr Lohnbuchhaltungsprogramm eingegeben haben, haben Sie eine von zwei Grundlagen für eine ordentliche Lohnabrechnung geschaffen. Die zweite Grundlage ist die Anlage eines Lohnordners. Im Lohnordner werden alle Ausdrucke, Übermittlungsprotokolle und Korrespondenzen abgeheftet. Wie Sie Ihren Lohnordner aufbauen sollten, erfahren Sie im sechsten Kapitel. Als Erstes drucken Sie bitte die eingegeben Stammdaten aus und heften sie im Lohnordner ab. Klicken Sie hierzu im Hauptbildschirm auf den Menüpunkt „Druckprogramme“ und wählen dort „Stammdaten“ aus. Sie haben danach die Möglichkeit, die entsprechenden Stammdaten auszudrucken. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 22 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Crashkurs Lohn- und Gehaltsabrechnung Hersteller: Frau Deuringer Stand: 05.05.2011 Status: Druckdaten Seite 23 2 Einführung in das Arbeitsrecht Das Arbeitsrecht ist ein weites Feld und kann daher in diesem Kapitel nicht erschöpfend behandelt werden. Dennoch sollten Sie in der Lohnbuchhaltung über die wichtigsten Regelungen Bescheid wissen. Das Entscheidende vorweg: Zwar sind die grundlegenden Regelungen alle gesetzlich kodifiziert, aber vieles davon ist so offen formuliert, dass es der Auslegung bedarf. Diese Auslegung erfolgt durch die Gerichte – teilweise von Gericht zu Gericht unterschiedlich. Beachten Sie: Sollten Sie in der Praxis ein arbeitsrechtliches Problem haben, müssen Sie unbedingt einen Rechtsanwalt aufsuchen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, sich im Gestrüpp der Rechtsprechung zu verheddern. 2.1 Grundlegendes zum Arbeitsrecht Im Allgemeinen wird das Arbeitsrecht in das kollektive Arbeitsrecht und das Individualarbeitsrecht unterteilt (Abb. 3). Kollektives Arbeitsrecht Individualarbeitsrecht • Tarifvertrag • Betriebsrat • Betriebsvereinbarung • Anbahnung Arbeitsverhältnis • Begründung Arbeitsverhältnis • Rechte und Pflichten • Beendigung des Arbeitsverhältnisses Ausgestaltet durch die Rechtsprechung Unterteilung Arbeitsrecht Folgende Gesetze sollten Ihnen in Grundzügen geläufig sein: •• Bürgerliches Gesetzbuch Es gibt in Deutschland kein einheitliches Arbeitsgesetzbuch. Vielmehr verteilen sich die Regelungen zum Arbeitsrecht auf mehrere Gesetze. Relevante Gesetze

Chapter Preview

References

Zusammenfassung

Alles sicher im Griff.

Der schnelle Einstieg

Lohnsteuer, Arbeitslohn, Abzüge, Sozialversicherung, Reisekosten: Die wichtigsten Begriffe der Lohnbuchhaltung sollte man kennen und anwenden können. Dieses Buch zeigt, wie Sie Schritt für Schritt eine perfekte Lohnbuchhaltung aufbauen und Ihre monatlichen Lohnabrechnungen schnell und sicher in den Griff bekommen. Anhand zahlreicher Praxisbeispiele werden Sie kurzweilig und verständlich an die Thematik herangeführt. Die praktische Software zur Lohnabrechnung auf der CDROM dient Ihnen als Grundlage für Ihre eigene Lohnbuchhaltung. Mit Hilfe der umfangreichen Demoversion können Sie die Beispiele einfach nachvollziehen und Ihre eigene Lohnbuchhaltung starten.

- Basiswissen: Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht, Lohnsteuerrecht

- Lohnabrechnung: vom Eintritt bis zum Austritt des Mitarbeiters

- Sonderfälle: geringfügig Beschäftigte, Rentner, Studenten

- Arbeitslohn: steuerfreier und pauschal zu versteuernder Arbeitslohn, Sachlohn, Zuwendungen

- Reisekostenabrechnungen: schnell und sicher buchen

- Betriebsprüfungen der Sozial- und Finanzverwaltung: so prüft der Fiskus

- Alle Lohnbestandteile sicher im Griff

Der Autor

Gerhard C. Girlich, Diplom Finanzwirt (FH), ist in der bayerischen Finanzverwaltung tätig. Er unterrichtet seit mehreren Jahren an verschiedenen Bildungseinrichtungen Steuerrecht und Buchführung und ist Autor von zahlreichen Büchern und Fachpublikationen.