Einleitung in:

Holger H. Stutzke

Projektmanagement mit Excel, page 9 - 14

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3806-2, ISBN online: 978-3-8006-3930-4, https://doi.org/10.15358/9783800639304_9

Series: Vahlen Praxis

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1 Einleitung Projekte unterschiedlichster Größenordnung begleiten Sie in Ihrem beruflichen und privaten Leben, und Sie haben mit Sicherheit bereits an verschiedenen Projekten mitgearbeitet� Dabei kann es um private, relativ einfache Vorhaben gehen wie beispielsweise den Einbau einer neuen Treppe im eigenen Haus, oder auch um berufliche Projekte und Aufgaben wie die Erstellung einer neuen Internetseite für das Online-Firmenangebot� Vielleicht haben Sie auch schon bei umfangreichen, komplizierten Vorhaben mitgewirkt: Der Bau eines neuen Hauses ist im privaten Umfeld ein gutes Beispiel, ebenso die Konzeption, Erstellung und Einführung eines neuen Internet-Portals für das Unternehmen oder der Systemwechsel auf eine komplett neue EDV-Anwendung� 1.1 Excel-Mustervorlagen auf der CD-ROM zum Buch Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie immer auf ein konkretes Ziel ausgerichtet sind und einem festen Zeitplan unterliegen: Ziele, Kosten, fachliche Inhalte und Termine sind zu planen und abzustimmen, und immer sind Fachleute aus verschiedenen Bereichen eingebunden – häufig auch als externe Lösungspartner� Ein effektives Projektmanagement ist also Pflicht, damit die Vorhaben richtig, vollständig, zeit- und kostengerecht abgeschlossen werden können� Neben den rein fachlichen Dingen muss in Projekten noch viel mehr geplant und getan werden: Wenn Sie Ihre Projekterfahrungen rückwirkend betrachten, so waren sicherlich viele verschiedene Aufgaben gerade im administrativen Bereich zu erledigen, die unheimlich viel Zeit gekostet haben und die manchmal auch die Umsetzung des Vorhabens verzögerten� Dies liegt daran, dass die administrativen Projekttätigkeiten nicht nur sehr viel Arbeit machen, sondern dass für die Durchführung dieser „Nebentätigkeiten“ auch oft erst einmal geeignete Werkzeuge geschaffen werden müssen, um überhaupt mit dem eigentlichen Projekt beginnen zu können: Ein Kostenüberblick muss vorgelegt werden, Personalkapazitäten sind zu planen und ein Zeitplan ist zu ermitteln – um nur die groben „Vorarbeiten“ zu nennen� Die Erstellung der notwendigen Übersichten, Tabellen und Texte bedingt gerade zu Beginn neuer Vorhaben sehr viel Arbeits- und Zeitaufwand� Aber auch danach ist die begleitende Projektverwaltung Pflicht – schließlich müssen Sie jederzeit wissen, an welchem Punkt Sie gerade im Projekt stehen� Wenn das Vorhaben gestartet ist, müssen also auch für das laufende Projekt entsprechende „Werkzeuge“ entwickelt und ständig gepflegt werden� Effektives Management Die richtigen Werkzeuge 1 Einleitung10 Insgesamt sind diese Aufgaben der Projektadministration als Teilaufgabe des Projektmanagements sowohl zeitlich als auch inhaltlich nicht zu unterschätzen! Dabei können Sie sich die Verwaltungsaufgaben innerhalb von Projekten mit einem Satz an Basiswerkzeugen so weit erleichtern, dass Sie mehr Zeit für die operative Projektumsetzung haben� Sie müssen auch nicht für jedes neue Projekt alle Werkzeuge neu erfinden und einrichten� Microsoft Excel ist hier das Mittel der Wahl, denn es bietet mehrere Vorteile: • Es ist an fast jedem Arbeitsplatz verfügbar� • Fast jede/r ProjektmitarbeiterIn hat schon mit Excel gearbeitet und verfügt zumindest über die notwendigen Grundkenntnisse� • Excel ist im Office-Paket von Microsoft enthalten und muss nicht separat gekauft und installiert werden� • Excel bietet einen großen Funktionsumfang und vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten für Tabellen, Übersichten, Auswertungen und Diagramme� Dieses Buch zeigt Ihnen anhand zahlreicher Praxistipps, wie Sie Microsoft Excel mit einer Basisausrüstung an Tabellen und Übersichten für ein erfolgreiches Projektmanagement einsetzen� Auf der CD-ROM zum Buch stehen Ihnen hierfür einfach zu nutzende Musterlösungen mit einem Klick zur Verfügung; die Excel-Vorlagen ermöglichen Ihnen, den administrativen Teil Ihrer Projektvorhaben schnell und effektiv umzusetzen� In einigen Fällen – besonders im Bereich des Berichtswesens und der Dokumentation –, in denen der Einsatz von Textdokumenten sinnvoller ist, finden Sie auf der CD-ROM zum Buch Word- Musterdateien, die Sie ebenfalls schnell aufrufen, bearbeiten und an Ihre Bedürfnisse anpassen können� So erhalten Sie mit diesem Buch einen kompletten Satz an Werkzeugen und Musterdateien für das Projektmanagement� 1.2 Erfolgreiche Projektarbeit: Gehen Sie phasenweise vor Dieses Buch richtet sich in erster Linie an ProjektmanagerInnen kleiner und mittlerer Unternehmen und weniger an diejenigen aus großen Unternehmen und Großkonzernen� Letztere Unternehmensgruppe verfügt in der Regel über eigene Projektabteilungen und auch über andere Möglichkeiten, externe Unterstützung oder Lösungspartner einzukaufen� Die in diesem Buch vorgestellten Lösungen sind auf kleine und mittlere Projekte ausgerichtet� Ein Satz Basiswerkzeuge genügt Musterlösungen auf CD Kleine und mittlere Projekte 1.2 Erfolgreiche Projektarbeit: Gehen Sie phasenweise vor 11 In diesem Buch wird die Herangehensweise an Projekte beschrieben – beginnend mit der ersten „Projektidee“: Wenn in der Praxis ein neues Projekt gestartet wird, müssen Sie sich bereits zu diesem sehr frühen Zeitpunkt Gedanken darüber machen, welche Aufgabenstellungen sich ergeben und vor allem auch, welche administrativen Werkzeuge für die Planung und Umsetzungsbegleitung benötigt werden� Der Aufbau des Buches orientiert sich am typischen Ablauf von Projekten, geht also phasenweise vor: • Sie lernen die einzelnen Phasen eines Projektes kennen: Dabei wird jeder Arbeitsschritt einzeln erläutert und dabei dargestellt, welche Arbeitsaufgaben bzw� welcher Arbeitsumfang sich ergibt� Zusätzlich erhalten Sie praxisnahe Tipps, an welchen Stellen Sie besonders aufmerksam sein müssen bzw� was Sie unbedingt beachten sollten, um das Projektmanagement zu erleichtern und von Anfang an effektiver zu handhaben� Schon allein dieses „Zusammenspiel der Projektphasen“ zu kennen, wird Ihnen helfen, ein Projekt zum Erfolg zu führen� • Die Vorbereitung, Planung, Umsetzung und Abrechnung von Projekten wird in separaten Kapiteln erläutert� Hier erfahren Sie auch, wo mögliche Fallstricke liegen können� Sie lernen Konfliktsituationen kennen und erfahren, wie Sie mit diesen umgehen� • Da in Projekten gerade der Projektadministration viel Aufmerksamkeit zukommt, unterstützt Sie dieses Buch bereits während der Phase der Projektverwaltung: Zahlreiche Tabellen, Checklisten und Musterformulare aus der Praxis helfen Ihnen, die notwendigen Datenerfassungen von der Arbeitszeit bis hin zu Ausgaben und Einnahmen schnell zu erledigen und immer aktuell zu halten� Die Dateien stehen Ihnen auf der CD-ROM zum Buch zur Verfügung und geben Ihnen so die notwendigen Hilfestellungen bei der Planung, Umsetzung und Überwachung� Selbstverständlich können Sie die einzelnen Mustervorlagen an Ihre speziellen Erfordernisse und Vorgaben anpassen� Das CD-Symbol macht Sie auf die richtige Mustervorlage im Buch aufmerksam� Der große Vorteil für Sie: Unabhängig davon, mit welcher Excel-Version Sie arbeiten, erhalten Sie die für Sie notwendigen Vorlagen-Informationen: Excel-/Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: Dateiname der Vorlage > Excel-Sheet Die Excel-/Word-Vorlage stehen Ihnen sowohl für ältere Office-Versionen in dem Ordner Excel-Word 2003 als *�xls/*�doc sowie für Excel/ Word ab Version 2007 als *�xlsx/*�docx im Ordner Excel-Word 2007 auf Ihrer Buch-CD-ROM zur Verfügung� Aus diesem Grund wird im Buch lediglich der Name der Mustervorlage genannt� Projekte: in Phasen unterteilt Schwerpunkt: Projektadministration Vorlagen für alle Excel-/Word- Versionen 1 Einleitung12 • In separaten Abschnitten erhalten Sie Informationen zu Besonderheiten, die Sie bei IT-Projekten beachten müssen – auch hierfür stehen Ihnen auf Ihrer CD-ROM Musterlösungen zur Verfügung, die im Buch ebenfalls wie oben dargestellt beschrieben sind� • Projekte, die von der öffentlichen Hand gefördert werden: Damit Sie bei solchen Projekten keine Frist verstreichen lassen und alles korrekt abwickeln, werden Sie in separaten Abschnitten auf die Besonderheiten dieser Projekte hingewiesen� Hier spielen Formalien wie Zwischenberichte, Verwendungsnachweise und andere Dinge eine sehr wichtige Rolle� Die Herangehensweise an die entsprechenden Projekte muss entsprechend angepasst werden� 1.3 So arbeiten Sie mit diesem Buch und den Musterlösungen Durch den Einsatz der aufeinander abgestimmten Excel- und Word-Musterdateien können Sie gleichzeitig dazu beitragen, die Fallstricke in Ihren Projekten zu umgehen und diese zügig und erfolgreich zu bewältigen� Kleine Excel-Tricks helfen Ihnen dabei, die benötigten Funktionen so für das Projektmanagement zu nutzen, dass der Verzicht auf spezialisierte Projektmanagement-Software möglich ist� Sie erfahren in diesem Buch, welche Excel-Tricks es gibt und wie Sie diese richtig einsetzen� Die jeweils benötigten und vorgestellten Werkzeuge sind folgenderma- ßen gegliedert: • Werkzeugen für die Projektplanung, • Werkzeugen für die Projektadministration, • Werkzeugen für die begleitende Projektsteuerung und • Werkzeugen für die Betriebswirtschaft des Projekts� Zu jedem Projektabschnitt erhalten Sie detaillierte Informationen zu den folgenden Punkten: • Hintergründe und Ziele • Was ist zu tun? • Excel-Muster • Hinweise zur Bedienung des Excel-Musters und • Projekt-Tipps mit ergänzenden Informationen� Hinweise für IT-Projekte Information zu öffentlichen Projekten Fallstricke vermeiden 1.4 Für alle Excel-Versionen: Einheitliche Vorlagen 13 1.4 Für alle Excel-Versionen: Die Vorlagen sind einheitlich aufgebaut und leicht zu bedienen Die einzelnen Mustertabellen bzw� -Arbeitsblätter sind in einer Datei zusammengefasst� Die Aufteilung orientiert sich dabei an der oben beschriebenen thematischen Gliederung� Zur schnelleren Unterscheidung für Sie sind die Register der einzelnen Tabellenblätter farbig hinterlegt: • Blau = Werkzeuge für die Projektplanung, • rot = Werkzeuge für die Projektadministration, • grün = Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung und • orange = Werkzeuge für die Betriebswirtschaft des Projekts� Damit können Sie auf einen Blick erkennen, auf welchen Abschnitt des Buches sich die einzelnen Tabellenblätter beziehen� Hinweise in den einzelnen Blättern zu Verknüpfungen und den zusätzlich einzusetzenden weiteren Tabellen und Mustervorlagen runden die Informationen ab und erleichtern Ihnen den Überblick� Abbildung 1: Die Register der Arbeitsblätter der Mustertabellen sind farbig markiert und verweisen so auf die entsprechenden Abschnitte im Buch. Die Excel-Mustertabellen verzichten vollständig auf Makros oder sonstige „Programmierung“� Ist es aus Gründen der Übersichtlichkeit angebracht, so sind die Tabellenblätter untereinander verknüpft – das hat den großen Vorteil für Sie, dass Sie einzelne Werte nicht mehrfach eingeben müssen� Darüber hinaus ermöglicht Ihnen dies, die Tabellen mit der Eingabe von relativ wenigen Daten zu füllen und auf dem neuesten Stand zu halten� Ändert sich ein Wert in einer Tabelle, müssen Sie nicht daran denken, diesen in sämtlichen anderen Tabellen ebenso zu ändern� Die einzelnen Farbmarkierungen der Tabellenzellen haben folgende Bedeutung: • Grün markierte Felder: Dies sind Felder, in die Sie Daten eingeben� • Blau markierte Felder: Hier handelt es sich um Felder, die aus anderen Unterblättern durch Verknüpfungen gefüllt werden� Zusätzliche Kommentare in den Tabellenblättern erläutern das Vorgehen� Mustertabellen in einer Datei Arbeitsblatt- Verknüpfungen 1 Einleitung14 Mit diesen einheitlichen Gestaltungen der Excel-Tools haben Sie sofort beim Öffnen eines Tools den Überblick, in welcher Projektphase Sie sich befinden und welche Zellen für Ihre Dateneingabe vorgesehen sind� Auf der CD-ROM stehen Ihnen die Excel-/Word-Tools sowohl im 2003-Format als auch im 2007-Format zur Verfügung – so können alle Leser die Excel- und Word- Tools nutzen; unabhängig davon, mit welcher Office-Version Sie auf Ihrem Rechner arbeiten. 1.5 So wickeln Sie Projekte erfolgreich ab Natürlich stellen diese Lösungen nur ein Gerüst dar, an welchem Sie sich entlang hangeln und es weiter entwickeln können� In jedem Projekt gibt es unterschiedliche Anforderungen, und in jedem Unternehmen sind die administrativen Aufgaben etwas anders geregelt� Wenn Sie einen Blick auf die CD-ROM werfen, sehen Sie, dass Ihnen eine überschaubare Zahl an Dokumenten und Tabellen angeboten wird� Dies verdeutlicht, dass der administrative Aufwand in Projekten ebenso überschaubar ist – aber natürlich keinesfalls unterschätzt werden darf� Ebenso muss ausreichend Zeit im Projekt vorhanden sein, um die laufende Überwachung und das Berichtswesen ordentlich abzudecken� Nutzen Sie die vorbereiteten Werkzeuge wie Mustervorlagen und Musterdokumente, und Sie werden feststellen, dass vieles einfacher wird und leichter zu überblicken ist! Im Verlaufe des Buches bieten Ihnen kleine Randnotizen immer wieder eine kurze Zusammenfassung der Inhalte des jeweiligen Abschnitts sowie den bis dahin im Projektverlauf erzielten Fortschritt und die erledigten Aufgaben� So behalten Sie den schnellen Überblick, worauf sich das entsprechende Kapitel bezieht und wie weit Sie im Projekt fortgeschritten sind� Kurze Randnotizen weisen im Buch auf die bis dahin im Projekt abgewickelten Aufgaben hin – so behalten Sie Ihren aktuellen Projektstand immer im Auge und wissen, in welcher Phase des Projektes Sie sich befinden. Einen allgemeinen Überblick über den Aufbau der einzelnen Projektphasen bekommen Sie in Kapitel 2.3. Tabellenzahl überschaubar Projektstand im Blick

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References

Zusammenfassung

Die wichtigsten Projekt-Werkzeuge für Praktiker.

Von der Projektskizze über die konkrete Kostenermittlung, die Aufgabenverteilung bis zur erfolgreichen Umsetzung: Ein Projekt zu managen verlangt viele fachliche, organisatorische und administrative Fähigkeiten. Oft gilt es, komplexe Abhängigkeiten zu überblicken, verschiedene Abteilungen zu koordinieren und Teilergebnisse auszuwerten. Dieses Buch liefert Ihnen die dafür geeigneten Werkzeuge: Denn das Projektziel muss natürlich im gesetzten Zeitrahmen und zu den kalkulierten Kosten erreicht werden! So macht Projektmanagement Spaß! Dieser Ratgeber bietet Ihnen einen kompletten Leitfaden für die Projektsteuerung und zeigt, wie Sie Ihre Projekte erfolgreich managen und umsetzen. Viele wertvolle Tipps aus der Praxis helfen Ihnen, den richtigen Schritt zur richtigen Zeit zu gehen. Dieses Buch liefert Ihnen bewährte Werkzeuge für die Planung, Administration und Betriebswirtschaft Ihrer Projekte:

* Tabellen für die Personaleinsatzplanung,

* Diagramme zur Präsentation

* Auswertungen für das Projektcontrolling

* Kostenplanung

* Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Abläufen und Abhängigkeiten

So können Sie auf spezialisierte Projektmanagement-Software

vollständig verzichten!

Der Autor

Dr. Holger H. Stutzke hat Wirtschaftswissenschaft studiert und besitzt beruflich langjährige Erfahrungen als Projektleiter und Berater im Banken sowie öffentlichen Bereich. Als PC-Experte der ersten Stunde kennt und nutzt er MS Excel von der ersten Version an und setzt die vielfältigen Funktionen sowohl für umfangreiche betriebliche Projekte als auch für das private Controlling ein. Er hat als Fachautor mehrere Bücher und eine Vielzahl von Fachbeiträgen zu IT-, Organisations- und Wirtschaftsthemen veröffentlicht.