Werkzeuge für die Projektplanung in:

Holger H. Stutzke

Projektmanagement mit Excel, page 33 - 80

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3806-2, ISBN online: 978-3-8006-3930-4, https://doi.org/10.15358/9783800639304_33

Series: Vahlen Praxis

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3 Werkzeuge für die Projektplanung In diesem Abschnitt: • Pflichtenheft, Grob- und Feinkonzept • Ist-Zustand erheben • Arbeitspakete und einzelne Aufgaben planen • Ressourcen-Feinplanung • Kosten- und Budget-Feinplanung • Aufgaben- und Zeitfeinplanung • Feinkonzeption • Vorbereitung der Projektadministration Ist die Basis für ein Projekt durch eine erste Grundsatzentscheidung gefallen, geht es nun darum, die weiteren Schritte zu planen, einen vollständigen Projektantrag zu schreiben und genehmigen zu lassen sowie nach erfolgter Genehmigung die Projektumsetzung im Detail vorzubereiten� Überlegen Sie in dieser Phase, welche weiteren Schritte jetzt notwendig sind und vor allem, welche notwendigen MitarbeiterInnen und BeraterInnen Sie im weiteren Verlauf benötigen� Planen Sie diese in Ihrer Mitarbeiter-Planung ein und fertigen Sie Übersichten an, die Ihnen das verfügbare Personal mit den anfallenden Kosten deutlich machen� Hinzu kommen bereits an dieser Stelle natürlich auch die Bearbeitung bzw� Beantwortung der inhaltlichen, d� h� fachlichen Fragestellungen� Insgesamt bedeutet die Projektplanung damit, zwei mehr oder weniger parallele Handlungsstränge zu bearbeiten: • Die inhaltliche bzw. fachliche Projektplanung – die genaue Analyse des Projektauftrages, die Aufgaben-, Ressourcen-, Zeit- und Finanzplanung� • Die Vorbereitung der administrativen Abwicklung – die Planung der notwendigen EDV-Tools, die Einrichtung eines Steuerungsgremiums und der Projektgruppen, die Vorbereitung der Projektzeiterfassung und der Dokumentation� Wie Sie diese beiden Stränge geordnet angehen, was Sie vorbereiten müssen, welche Probleme in der Praxis auftreten können und wie Sie Microsoft Excel effizient einsetzen, um die Aufgaben zu lösen, darüber im folgenden Abschnitt mehr� Weitere Schritte planen 3 Werkzeuge für die Projektplanung34 3.1 Zusammenstellung der Projektgruppe 3.1.1 Hintergründe und Ziele Im Projekt arbeiten viele Mitarbeiter mit, die organisatorisch zu unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen gehören� Alle Mitarbeiter – unabhängig von der Ebene, aus der sie kommen – müssen in das Projekt eingebunden und mit denen für die Erledigung Ihre Projektaufgabe notwendigen Informationen versorgt werden� Die breite Palette an ProjektmitarbeiterInnen lässt sich wie folgt untergliedern: Projektauftraggeber: Hiermit sind diejenigen Personen gemeint, die über Projekte, also deren grundsätzliche Durchführung, entscheiden. Projektentscheider: Dies sind diejenigen Personen, die im Projekt Entscheidungen treffen dürfen. Lenkungsausschuss: Dieses Gremium (in transnationalen Projekten auch „Steering Committee“ genannt) dient dazu, aus übergeordneter Sicht den Projektverlauf zu beobachten, um steuernd eingreifen zu können. ProjektleiterIn: Auch als ProjektmanagerIn bezeichnet; er/sie leitet das Vorhaben auf der fachlichen und operativen Ebene und ist für die Fertigstellung verantwortlich. FachentscheiderInnen: Dies sind die im Projekt zugeordneten oder benötigten MitarbeiterInnen aus den Fachabteilungen, die mit Entscheidungsbefugnissen ausgestattet sind. TeilprojektleiterInnen: Diese leiten untergeordnete Abschnitte, koordinieren innerhalb ihres Bereiches den Einsatz der MitarbeiterInnen und treffen Detailentscheidungen bezüglich der Umsetzung. ProjektmitarbeiterInnen: Die ProjektmitarbeiterInnen arbeiten operativ am Projekt; sie sind bereits an der Planung beteiligt und führen die Umsetzung durch. Review Team: Dieses Team untersucht die Ergebnisse daraufhin, ob alles den gestellten und vereinbarten Anforderungen entspricht und ob Fehler vorhanden sind oder sich Nachbesserungsbedarf ergibt. 3.1.2. Was ist zu tun? In der Phase der Personalplanung stehen folgende Aufgaben an: • In dieser Phase der Projektplanung ist es wichtig, einen guten Überblick zu bekommen, wie viele bzw� welche Personen am Projekt beteiligt werden müssen� • Für ein mittleres bzw� größeres Projekt werden alle in der Auflistung in Kapitel 3�1�1 aufgeführten Personengruppen benötigt und sind in Alle Beteiligten einbeziehen Überblick schaffen 3.1 Zusammenstellung der Projektgruppe 35 die Planungen und vor allem Entscheidungsprozesse einzubeziehen� Damit kommt unter Umständen eine beträchtliche Zahl von ProjektmitarbeiterInnen zusammen, die letztlich alle koordiniert werden müssen� • Erstellen Sie eine entsprechende Übersicht (s� Abb� 5), aus der die Funktionsbereiche und die Namen der zu beteiligenden Personen hervorgehen� Damit erhalten Sie einen guten Überblick über den personellen Umfang des Vorhabens und ebenso über den notwendigen Abstimmungsaufwand� Gegebenenfalls wird im Rahmen dieses ersten Überblicks deutlich, dass manche ProjektmitarbeiterInnen bereits vor dem neuen Projekt soweit ausgelastet sind, dass sich personelle Engpässe ergeben könnten� • Bereiten Sie die Übersicht so vor, dass Sie diese auch den Projektauftraggebern und Entscheidungsgremien vorlegen können und lassen ggf� Sie entscheiden, wer im Projekt mitarbeiten soll� 3.1.3 Excel-Muster „ProjektmitarbeiterInnen“ Starten Sie die Excel-Vorlage Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-1 ProjektmitarbeiterInnen Abbildung 5: Aufstellung der insgesamt am Projekt beteiligten MitarbeiterInnen Hinweise zur Nutzung der Excel-Vorlage Die als Muster vorgestellte Tabelle können Sie sowohl in Excel als ggf� auch in Word weiter bearbeiten und leicht durch überschreiben bzw� einfügen oder löschen von Zeilen Ihren Bedürfnissen anpassen� Übersicht für alle Beteiligten 3 Werkzeuge für die Projektplanung36 Spezielle Formatierungen werden in der Musterdatei nicht verwendet� Selbstverständlich können Sie zusätzlich zu den Funktionsbereichen und Namen bei Bedarf auch Telefonnummern und Organisationseinheiten mit aufnehmen, wenn dies im Projekt hilfreich sein könnte� Fügen Sie einfach die entsprechenden Zeilen und Spalten hinzu� So planen Sie richtig! Es ist keineswegs verfrüht, den Überblick über das benötigte Personal als ersten Planungsschritt zu erledigen: Denken Sie dran, dass alle MitarbeiterInnen, die im Projekt mitmachen sollen, auch offiziell dafür „abgeordnet“ werden müssen� Sie müssen also entsprechende Übersichten und Entscheidungsgrundlagen vorlegen� Praxis-Hinweis Darüber hinaus benötigen Sie bereits für die kommenden ersten Aufgabenstellungen Personal, denn die detaillierte Aufnahme des Ist-Zustandes erfordert bereits Kapazitäten, die parallel zur weiteren Planung und für Umsetzungsvorbereitungen zur Verfügung stehen müssen. Falls an dieser Stelle bereits die Frage nach den zu erwartenden Personalkosten aufkommt, reagieren Sie darauf, indem Sie parallel zur ProjektmitarbeiterInnen-Planung die Erstellung der Personalkostenübersicht auf dem Excel-Sheet I-3 Ressourcenliste vornehmen und so die zusätzlich gewünschten Informationen zur Verfügung stellen (s� Kapitel 3�5 „Ressourcen-Feinplanung“ sowie Kapitel 3�7 „Kosten- und Budgetfeinplanung“)� 3.2 Die Gliederung von Pflichtenheft, Grob- und Feinkonzept 3.2.1 Hintergründe und Ziele Einer der ersten Schritte nach der Erteilung des Projektauftrages ist die Analyse der groben, ersten Projektbeschreibungen sowie der Zielvorgaben: Jetzt müssen die Aufgabenstellungen des Projektes genau ermittelt werden� Handelt es sich beim Projektauftrag um eine Vorstands- oder Abteilungsvorlage, die unterschrieben zurück gekommen ist, so sind die Beschreibungen darin in der Regel recht kurz und übersichtlich� Dies kann positiv für den schnellen Überblick sein, kann andererseits aber auch zunächst hemmend auf das Vorhaben wirken, da nämlich eine wirklich exakte Darstellung der Zielsetzungen notwendig ist, aus der der Personal planen Analyse des Projektauftrags 3.2 Gliederung von Pflichtenheft, Grob- und Feinkonzept 37 weitere Projektverlauf mit seinen Ergebnissen bzw� Lösungen abgeleitet werden kann� 3.2.2 Was ist zu tun? Folgende Arbeitsschritte stehen jetzt an: • Nehmen Sie sich den Projektauftrag vor und stellen Sie auf dieser Basis eine Übersicht zusammen, die alle Zielvorgaben umfasst� Erstellen Sie dafür eine Grobgliederung, die auch die Basis für Ihr Pflichtenheft bzw� Umsetzungskonzept bilden wird� Ein Muster finden Sie im folgenden Abschnitt 3�2�3 „Word-Muster Pflichtenheft“� In der Praxis müssen Sie diese Gliederung an Ihren Projektauftrag anpassen und ergänzen, um allen Anforderungen gerecht zu werden� • Oft ergeben sich bei der ersten Analyse der Zielsetzungen Fragestellungen, die bei der Erstellung der Entscheidungsvorlage noch gar nicht bekannt waren, nicht bekannt sein konnten, oder die in der jetzt notwendigen Tiefe noch nicht betrachtet wurden� Notieren Sie diese Fragestellungen und überlegen Sie dabei, ob es um K.O.-Kriterien oder Zielkonflikte handelt, die zum Scheitern von Teilbereichen oder auch des gesamten Projekts führen können� So etwas sollte zwar nicht vorkommen, aber manchmal wird bei der Antragstellung etwas übersehen, oder das betriebliche Umfeld bzw� die gesetzlichen Anforderungen ändern sich, und ein „Umsteuern“ ist notwendig� Praxis-Hinweis Wichtig in dieser Phase ist, sofort auf Probleme hinzuweisen, wenn bei der Feinanalyse der Zielsetzungen Konflikte erkannt werden oder sonstige Informationen dafür sorgen, dass Teilziele des Projekts nicht wie gedacht erreicht werden können. Aktueller Projektstand: Wichtiges Endergebnis dieser Phase ist, dass sowohl die Projektvorgaben als auch Teilziele klar beschrieben und verbindlich kommuniziert sind. Nach diesen Schritten sind die ersten Punkte Ihres groben „Pflichtenheftes“ mit Inhalten gefüllt� Im weiteren Verlauf werden auch die weiteren Abschnitte ergänzt bzw� die Beschreibungen verfeinert� Alle relevanten Anforderungen werden mit den geplanten Lösungsansätzen zusammengeführt und „stimmig“ gemacht� 3.2.3 Word-Muster „Pflichtenheft“ Auf Ihrer CD-ROM zum Buch steht Ihnen als Word-Dokument ein Muster für ein IT-Pflichtenheft zur Verfügung: Zielvorgaben zusammenstellen Fragen notieren Vorlage IT- Pflichtenheft 3 Werkzeuge für die Projektplanung38 Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > Pflichtenheft-Gliederung Muster-Pflichtenheft für ein EDV-Projekt (Gliederung): 1 Einleitung 1.1 Über dieses Dokument 1.2 Versionshinweise 1.3 Management Summary des beschriebenen Projekts 1.4 Verteiler 1.5 Verwendete Abkürzungen 2 Projektauftrag 3 Umsetzungskonzept 3.1 Feindefinition der Projektziele 3.2 Muss-, Soll- und Kann-Kriterien 3.3 Rahmenbedingungen 3.4 Technische Anforderungen 3.4.1 Systemvoraussetzungen 3.4.2 Hardware 3.4.2.1 Anforderungen / Funktionen 3.4.2.2 Aufwand 3.4.2.3 Risiken 3.4.3 Datenbank 3.4.3.1 Anforderungen / Funktionen 3.4.3.2 Aufwand 3.4.3.3 Risiken 3.4.4 Schnittstellen 3.4.4.1 Anforderungen / Funktionen 3.4.4.2 Aufwand 3.4.4.3 Risiken 3.4.5 Weitere Software 3.4.5.1 Anforderungen / Funktionen 3.4.5.2 Aufwand 3.4.5.3 Risiken 3.4.6 Benutzeroberfläche 3.4.6.1 Anforderungen / Funktionen 3.4.6.2 Aufwand 3.4.6.3 Risiken 3.2 Gliederung von Pflichtenheft, Grob- und Feinkonzept 39 3.4.7 Kapazitätsbedarf Server 3.4.7.1 Anforderungen / Funktionen 3.4.7.2 Aufwand 3.4.7.3 Risiken 3.4.8 Kapazitätsbedarf Netzwerk 3.4.9 Anforderungen / Funktionen 3.4.10 Aufwand 3.4.11 Risiken 3.4.12 Risiken allgemein 3.5 Organisatorische Anforderungen 3.5.1 Betriebsbedingungen 3.5.2 Betriebszeiten 3.5.3 Wartungszeiten und Wartungsabläufe 3.5.4 Datenspeicherung und -aufbewahrung 3.6 Betriebswirtschaftlicher Hintergrund 3.6.1 Personalbedarf im Überblick 3.6.2 Weiterer Ressourcenbedarf 3.6.3 Zeitplan Umsetzung im Überblick 4 Anhang 3.2.4 Hinweise zur Bedienung des Musters Die dargestellte Muster-Gliederung ist für ein IT-Projekt vorgesehen, da es gerade in diesem Bereich üblich ist, sehr detaillierte und ausführliche Beschreibungen anzulegen� Selbstverständlich ist dieses Muster übertragbar: Die verwendete Aufteilung nach technischen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen ist auch für Projekten außerhalb des IT-Bereichs sinnvoll; Sie können das Muster problemlos für Projekte mit anderen Schwerpunkten verwenden� In Excel macht diese Ausarbeitung wenig Sinn, da Excel nicht für umfangreiche Texte geeignet ist� Projekt-Tipp Für jedes Projekt wird das Pflichtenheft anders aussehen, da es sich am jeweiligen Umfang, Zeitplan und natürlich dem Inhalt des Projekts ausrichtet. Passen Sie die Projektstruktur entsprechend Ihrer Projekterfordernisse an, indem Sie die Vorlage in Word um die für Ihr Projekt relevanten Punkte ergänzen oder kürzen. Aktueller Projektstand: Projektphase 3: Zusammenstellung der Projektziele und Erstellung einer Gliederung für das „Pflichtenheft“. 3 Werkzeuge für die Projektplanung40 3.3 Ist-Zustand aufnehmen 3.3.1 Hintergründe und Ziele Wenn das Projekt startet, müssen Sie im Regelfall erst einmal ganz genau wissen, wie das im Projekt zu bearbeitende Themenfeld bisher erledigt wurde – wie sieht der „Ist-Zustand“ aus� Abbildung 6: Im Projektteam müssen der Ist-Zustand und die Anforderungen erarbeitet werden. In dieser Phase geht es also darum, auf der Grundlage der bisherigen Situation das zu lösende Problem genau zu umreißen und auch erst einmal in seiner Gesamtheit zu erkennen� Dies kann im Regelfall zusammen mit ausgewählten TeilnehmerInnen des Projektteams sowie der späteren „operativen Umsetzer“ erfolgen� Basis hierfür ist immer die Erfassung des derzeitigen Zustands� Nur durch die Aufnahme des Ist-Zustands können Sie sicher sein, dass Sie das Projekt verstanden haben, die derzeitigen Abläufe kennen und eine (zunächst grobe) Vorstellung von den zu lösenden Aufgaben entwickelt haben� Zur Aufnahme ist die intensive Kommunikation mit den aktuellen Nutzern – also den Endanwendern bzw� Ihren Auftraggebern – nötig, um sicherzustellen, dass eindeutige Beschreibungen erstellt werden und eine korrekte Ist-Aufnahme entsteht (s� Abb� 6)� 3.3.2 Was ist zu tun? Das Aufnehmen des Ist-Zustands kann in drei Teilschritte untergliedert werden: Prozessanalyse, Prozessbeobachtung und Mitarbeiterbefragung� Klären Sie dabei folgende Fragen: • Prozessanalyse: Welche Kernprozesse gibt es? Wie werden diese durchgeführt – welche zusätzlichen Abläufe dienen zur Unterstützung der Kernprozesse? Wie beeinflussen die einzelnen Prozesse Ergebnisse und Qualität des aktuellen Verfahrens? • Prozessbeobachtung: Beobachten Sie im (noch) laufenden Verfahren, wie die Prozesse ablaufen und die Ergebnisse zustande kommen� Er- Problem erkennen Ist-Zustand in drei Schritten aufnehmen 3.3 Ist-Zustand aufnehmen 41 fassen Sie die einzelnen Verfahrensschritte und stellen Sie diese ggf� graphisch anhand eines Ablaufdiagramms dar� • Mitarbeiterbefragung: Beziehen Sie die im aktuell laufenden Verfahren arbeitenden „Prozessbeteiligten“ so früh wie möglich mit ein� Dabei können Sie vor Ort persönliche Gespräche führen oder aber auch – sofern dies überhaupt möglich ist – einen Fragebogen verwenden� Das persönliche Gespräch, eventuell auch in kleiner Gruppe, sollte allerdings vorgezogen werden, da es direktere Ergebnisse bringt und Nachfragen erlaubt� Am Beispiel eines IT-Projekts können Sie wie folgt vorgehen bzw� die folgenden Informationen erfassen: IT-Aufnahme für ein IT-Projekt: • Aktuelle technische Ausstattung • Aktuelle Software-Versionen • Genutzte Schnittstellen (Beschreibung) • Genutzte Datenstrukturen der Datenbank • Beschreibung vorhandener Abläufe • Zeitliche Einordung bzw. Intervalle der Abläufe • Eingesetzte Ressourcen • Kapazitätsbedarf (Datenbank, Netzwerk, Server) • Eingesetzte Personalressourcen • Aktuell laufende Verträge inklusive Kündigungsfristen • Aktuelle laufende Kosten (monatlich/jährlich bzw. Angabe des Zahlungsintervalls) Die Analysephase ist auch hervorragend dazu geeignet, Stichworte zu sammeln, d� h�, Anmerkungen der Beteiligten aufzunehmen, die vielleicht noch gar nicht behandelt werden können oder müssen, die aber in späteren Projektphasen relevant werden� Manchmal entsteht aus einer Analysesitzung mit dem Projektteam eine „freie Diskussion“, in der jeder meint, seine beliebigen Anmerkungen ins Feld führen zu müssen� Es kann in dem Rahmen durchaus zu Äußerungen kommen wie „Wenn das Ganze so umgesetzt werden soll, müssen wir aber bedenken, dass bei der Einführung die Filialen sechs Wochen vorher Bescheid wissen müssen!“� Natürlich müssen Sie einerseits solche Ausbrüche dämpfen, andererseits können sich diese aber auch als sehr nützlich erweisen, um kritische Punkte frühzeitig zu erkennen� Gehen Sie folgendermaßen vor: • Fertigen Sie eine „Offene Punkte“-Liste an� • Pflegen Sie diese „Offene Punkte“-Liste permanent weiter� Fachleute befragen Fragen und offene Punkte sammeln 3 Werkzeuge für die Projektplanung42 • Die große Gefahr ist in dieser Phase liegt darin, dass Punkte unerwähnt bleiben, weil sie für selbstverständlich gehalten werden� Fragen Sie aktiv nach, ob es Anmerkungen oder Praxishinweise gibt! 3.3.3 Word-Fragedatei „Ist-Zustandserfassung“ Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM – Ist-Zustandserfassung Praxis-Hinweis Achten Sie darauf, zu allen Punkten die Antworten übersichtlich und knapp zu fassen, sodass diese schnell zu überblicken sind. Bei technischen Fragestellungen müssen Sie allerdings stärker ins Detail gehen, da die entstehenden Antworten die Basis für technische bzw. IT-technische Umsetzungsaktivitäten sein wird. Aktueller Projektstand: Projektphase 4: Eine detaillierte Beschreibung des Ist-Zustandes liegt vor. 3.4 Aufgabenbereiche und Arbeitspakete planen 3.4.1 Aufgabenbereiche Hintergründe und Ziele Nach der detaillierten Analyse der Zielvorgaben können Sie beginnen, die einzelnen groben Aufgabenfelder aufzulisten und diese stichwortartig zu beschreiben� Was ist zu tun? Teilen Sie die Aufgabenfelder – wenn notwendig – in die Projektarbeitsbereiche • „Technik“, • „Organisation“ und • „Betriebswirtschaft“ ein, da Sie damit bereits stichwortartig auch das technische Umfeld beachten bzw� beachten müssen� Damit bereiten Sie auch gleichzeitig die späteren „Arbeitspakete“ vor� Stellen Sie diese entsprechend der Untergliederung als Grobübersicht zusammen (s� Abb� 7)� Aufgabenfelder gliedern 3.4 Aufgabenbereiche und Arbeitspakete planen 43 Sie haben so nach relativ kurzer Zeit einen guten Überblick, welche Aufgabenfelder überhaupt bearbeitet werden müssen und wie diese einzuordnen sind� Auf dieser Grundlage können Sie auch ersten Kontakt mit weiteren Projektbeteiligten aus den Fachabteilungen aufnehmen und diese bitten, die Aufstellung zu prüfen und ggf� zu ergänzen� So erreichen Sie bereits zu Beginn des Projekts, dass die weiteren Beteiligten einbezogen und um ihre fachliche Zuarbeit und Abstimmung gebeten werden� Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass Ihre Aufstellung genauer wird und zu diesem frühen Zeitpunkt bereits Teilaufgaben, spezielle Fragestellungen oder Probleme und Ansätze für die spätere Zeitplanung enthalten kann� Excel-Muster „Aufgabenbereiche“ Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-2 Projektarbeitsbereiche Abbildung 7: Planung der groben Projektarbeitsbereiche am Beispiel eines IT-Projekts Erfassen Sie in der Tabelle die groben Arbeitsbereiche und merken Sie besondere Fragen, Problemstellungen oder Anmerkungen in der entsprechenden Spalte vor� 3.4.2 Arbeitspakete Was ist zu tun? Beginnen Sie erst danach mit der inhaltlichen Beschreibung der Arbeitspakete� Ihre Arbeitspaket-Beschreibung sollte dabei auf jeden Fall die folgenden Informationen bzw� Darstellungen enthalten: • Bezeichnung des Arbeitspaketes� • Beschreibung des Ziels der Aufgabe, also des erwarteten Ergebnisses� • Benennung von Einzelaufgaben innerhalb des Arbeitspaketes� • Geschätzter Zeitaufwand in Personentagen� In der Praxis nutzen Sie hierfür alle Informationen über das Vorhaben, die Ihnen bisher vor- Aufgabenstellungen überprüfen Arbeitspakete beschreiben 3 Werkzeuge für die Projektplanung44 liegen und erstellen auf dieser Basis eine Zeitschätzung� Mehr kann es zu diesem Zeitpunkt nicht sein, denn erst in der Umsetzung wird sich zeigen, wie viel Zeit tatsächlich benötigt wird� Auch können Sie jetzt noch nicht genau festlegen, wann die Aufgabe umgesetzt wird, d� h� eine kalendarische Planung ist momentan noch kaum möglich� • Geschätzter Kostenaufwand (Summe der Personalaufwandskosten + Kosten sonstiger benötigter Ressourcen)� • Aufgabenverantwortliche/r (namentlich zu benennen)� Word-Muster „Arbeitspaket-Beschreibung“ Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM – AP-Beschreibung Das vorgestellte Muster ist eine Word-Datei und erlaubt die freie Eintragung von Texten und Zahlen (s� Abb� 8)� Sie können das Muster ebenso nach Excel übertragen und dort bearbeiten, sofern Sie nicht zu große Textmengen in die einzelnen Felder schreiben wollen� Wir empfehlen aber die Bearbeitung in Word� Projekt-Tipp Besonders wichtig bei der Aufstellung der Arbeitspakete ist, dass jedes Arbeitspaket eindeutig beschrieben und einem Arbeitspaketverantwortlichen oder einer Verantwortlichen zugeordnet ist. Die entsprechende Person übernimmt damit die Leitung des Arbeitspaketes, auch wenn an der Umsetzung des Arbeitspaketes mehrere MitarbeiterInnen beteiligt sind. Durch diese Methode gewährleisten Sie, dass Sie genau eine Ansprechpartnerin bzw� einen Ansprechpartner haben, die/der für die kosten- und zeitgerechte Fertigstellung innerhalb des gesetzten Rahmens verantwortlich ist� Die Aufteilung der Zuständigkeit bzw� Verantwortung für einzelne Arbeitspakete auf mehrere Personen kommt in der Praxis manchmal vor, da damit versucht wird, die Vertretung zu regeln� Vermeiden Sie dies, da es schnell zum Chaos führen kann! Achten Sie bei der Beschreibung des Arbeitspaketes darauf, die Aufgaben und Ziele so darzustellen, dass exakt deutlich wird, was zu tun ist� Sie vermeiden damit Rückfragen und Diskussionen� Ein Nachteil der Beschreibung einzelner Arbeitspakete ist, dass Sie zwar die jedem Paket zugewiesenen Ressourcen sowie den Zeit- und Kostenrahmen kennen, jedoch keinen kompletten Überblick über die Summe der Pakete haben� Daher sollten Sie ebenfalls im Sinne der Ressourcenplanung eine Gesamtübersicht erstellen, in der alle Teilbereiche mit Ihren Zuständigkeiten zuweisen 3.4 Aufgabenbereiche und Arbeitspakete planen 45 Arbeitspaketen und den zugeordneten Ressourcen dargestellt sind� Dazu im folgenden Abschnitt mehr� Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Planung der Aufgabenbereiche und Arbeitspakete. Abbildung 8: Muster einer Arbeitspaket-Beschreibung 3 Werkzeuge für die Projektplanung46 3.5 Ressourcen-Feinplanung: Gesamtübersicht erstellen 3.5.1 Hintergründe und Ziele Haben Sie die groben Aufgabenbereiche und die Arbeitspakete beschrieben, können Sie im nächsten Schritt den insgesamt nötigen Ressourcenbedarf ableiten� Damit stellen Sie fest, wen Sie überhaupt für das Projekt zur Verfügung haben und was das Personal in dieser Zeit kostet� Dabei geht es um folgende Kategorien: • Personelle Ressourcen: Steuerungsgremium, ProjektmitarbeiterInnen für die Umsetzung, externe Unterstützung, „Lehrkräfte“ für notwendige Schulungen� • Technische Ressourcen: Hard- und Software, sonstige Geräte, eventuell Spezialanwendungen mit entsprechendem Beschaffungsbedarf� • Finanzielle Ressourcen: Finanzbedarf für bestimmte Bereiche, Tranchen� • Wissensressourcen: Bedarfe für Seminare und/oder Fachschulungen; Tagungsteilnahmen; Informationsaustausch mit übergeordneten Stellen� • Sonstige Ressourcen: Hierbei handelt es sich z� B� um Dienstfahrzeuge für Dienstfahrten oder ein Firmen-Mobiltelefon sein� Bei dieser Übersicht geht es um die Darstellung, mit welchen Mitteln die Umsetzung überhaupt erfolgen kann� Achten Sie dabei unbedingt darauf, dass Sie sich nicht verzetteln: Überlegen Sie, für welche Aufgaben Sie ein Team brauchen und was besser durch Einzelpersonen erledigt wird� 3.5.2 Was ist zu tun? Die nächsten Arbeitsschritte sind: • Erstellen Sie eine Ressourcenliste� • Nehmen Sie alle beteiligten Personen in die Übersicht auf, und ermitteln Sie dabei auch die entstehenden Personalkosten� Nutzen Sie hierfür die Kosten- und Budgetplanung mit den Mustertabellen für Personal- und Sachkosten (s� Kapitel 3�7 „Kosten- und Budgetfeinplanung“)� Mit der Personalkostenplanung ermitteln Sie beispielsweise die Tagessätze der beteiligten Personen, weiterhin können Sie die Sachkosten pro Arbeitspaket ermitteln und weiter verwenden� Ressourcenbedarf ermitteln 3.5 Ressourcen-Feinplanung: Gesamtübersicht erstellen 47 3.5.3 Excel-Muster „Ressourcen-Feinplanung” Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-3 Ressourcenliste Abbildung 9: Ressourcenliste 3.5.4 Hinweise zur Bedienung des Excel-Musters Wenn Sie die Personal- und sonstigen benötigten Kapazitäten mit diesem Excel-Muster planen, können Sie gleichzeitig die Personalkosten ermitteln – bitte setzen Sie hierfür parallel die entsprechende Tabelle „Personalkosten“ ein (s� Kapitel 3�7)� Die Kosten pro Arbeitstag werden dann automatisch aus dem Tabellenblatt „Personalkosten“ übernommen� Bei der Berechnung der Personentage erfolgt die automatische Ermittlung der Arbeitstage – also ohne Einrechnung der Wochenendtage und Feiertage� Die insgesamt ermittelten Werte gehen in die spätere Ermittlung der Kosten pro Arbeitspaket ein: die Arbeitstage werden bereits automatisch übertragen und stehen Ihnen im Arbeitsblatt I-8 Kosten pro Arbeitspaket bereits zur Verfügung� Wenn Sie dort die Mitarbeiterkosten auf die Arbeitspaket verteilen, müssen die Summen im Blatt I-3 Ressourcenliste und I-8 Kosten pro Arbeitspaket identisch sein� Die Musterlösung rechnet sowohl Zwischensummen als auch die Gesamtsummen aus� Sie können die Abschnitte leicht durch Kopieren und Einfügen ergänzen und diese so an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen� Tragen Sie in die grün unterlegten Felder die entsprechenden Daten ein, die restlichen Felder werden automatisch berechnet� Kosten ermitteln 3 Werkzeuge für die Projektplanung48 Projekt-Tipp Da die Gesamt-Ressourcenliste auch die Eingabe der jeweiligen Kosten erfordert, sollten Sie die Personalkostenplanung (s. Kapitel 3.7 „Kosten- und Budgetfeinplanung“) parallel durchführen. 3.5.5 Sonderfall: Ressourcenplanung in öffentlich geförderten Vorhaben Hintergründe und Ziele Bei öffentlich geförderten Vorhaben gibt es oft spezielle Vorgaben für die Ressourcenplanung: In solchen Fällen schreiben die Richtlinien beispielsweise vor, dass alle ProjektmitarbeiterInnen bereits in der Antragstellung namentlich genannt und hinsichtlich ihrer Funktionen, Personalkosten und auch der vorhandenen Erfahrungen und Kompetenzen beschrieben werden müssen� Dies kann bis hin zur Lieferung von Lebensläufen für die Beteiligten an die Mittelgeber gehen� Solche Aktionen können im Vorfeld die Planungsphase erheblich beeinträchtigen und zu Verzögerungen führen, da sämtliche Informationen erst einmal gesammelt, vereinheitlicht und geprüft werden müssen� Denken Sie daran, die Richtlinien und sonstigen Vorschriften genau zu prüfen, um nicht in die Falle der unvollständigen Antragstellung zu laufen! Was ist zu tun? Die folgenden Arbeitsschritte stehen an: • In Fällen der öffentlichen Förderung müssen Sie auch daran denken, dass sich die Personal- bzw� die sonstige Ressourcenausstattung im Laufe des Projektes ändern kann – und dann ggf� Änderungsmitteilungen an die Mittelgeber notwendig sind� • Planen Sie entsprechende Zeitbedarfe mit ein! • Berücksichtigen Sie auch evtl� notwendige Reservezeiten� • Berücksichtigen Sie mögliche Gehaltsveränderungen während der Projektlaufzeit (durch Stufenanhebungen oder Tariferhöhungen)� Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Erstellung der Ressourcen-Gesamtübersicht. Richtlinien unbedingt beachten! 3.6 Schulungsbedarf 49 3.6 Schulungsbedarf 3.6.1 Hintergründe und Ziele Im Rahmen vieler Projekte ergibt sich auch Schulungsbedarf: Entweder entsteht dieser bereits im Vorfeld der Realisierung, wenn beispielsweise spezielle Kenntnisse für die Lösung der jeweiligen Aufgabenstellung erforderlich sind, oder aber zur Einführung des fertigen Ergebnisses� Danach geht es aber eher darum, die NutzerInnen der Lösung mit einer geänderten oder neuen (IT-)Anwendung oder auch neuen organisatorischen Abläufen und Systemen vertraut zu machen sowie die „Arbeitsfähigkeit“ (wieder) herzustellen� 3.6.2 Was ist zu tun? Wenn Sie erkennen, dass Schulungsbedarf entsteht, planen Sie die folgenden Punkte ein: • Betroffene ProjektmitarbeiterInnen� • Betroffene AnwenderInnen� • Benötigter Zeitaufwand für die Schulungen inklusive Start- und Enddatum: Die datumsmäßige Planung kann notwendig sein, wenn beispielsweise eine Migration auf ein neues Verfahren bzw� ein neues System durchgeführt wird� Gerade in diesem Fall müssen die Schulungen so rechtzeitig erfolgen, dass ein reibungsloser Übergang auf das neue System und ein anschließender problemloser Betrieb möglich sind� • Notwendige externe Fachseminare: Manche Spezialgebiete werden ausschließlich von externen Anbietern geschult� Planen Sie entsprechende Zeiten und Kosten mit ein – und nehmen Sie die „Ausfallzeiten“ der betroffenen MitarbeiterInnen auch in Ihre Projektplanung auf� • Nutzen Sie ggf� internetgestützte Lernplattformen für die Bereitstellung von Schulungsunterlagen oder die onlinegestützte Durchführung von Schulungen („eLearning“)� • Erstellen Sie eine Übersicht, die sowohl die MitarbeiterInnen als auch die Seminarbezeichnung, die Abwesenheitszeiten und die Kosten beinhaltet (s� Abb� 10)� Lassen Sie die notwendigen Schulungen so schnell wie möglich durchführen, damit die betroffenen ProjektmitarbeiterInnen die Möglichkeit haben, schnell wieder in die direkte Projektarbeit einzusteigen und an der Realisierung mitzuwirken� Schulungsbedarf planen Schulungen schnell erledigen 3 Werkzeuge für die Projektplanung50 3.6.3 Excel-Muster „Schulungsbedarf“ Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-13 Schulungsbedarf Füllen Sie die grün hinterlegten Felder aus, und Sie erhalten einen kompletten Überblick über den Schulungsbedarf, die Abwesenheitszeiten und die sich ergebenden Abwesenheitstage (in Arbeitstagen errechnet) sowie die entstehenden Kosten (s� Abb� 10)� Abbildung 10: Übersicht über Schulungsbedarf inklusive Abwesenheitszeiten und Kosten Projekt-Tipp Pflegen Sie die Abwesenheitszeiten für Seminare und Fortbildungen ggf. in Ihre Projektzeitplanung ein (siehe hierzu auch Kapitel 3.8 „Aufgaben- und Zeitfeinplanung“) und machen Sie die entsprechenden Zeiten beispielsweise durch eine andere Farbgebung deutlich. So haben Sie ein hervorragendes Hilfsmittel, um auf einen Blick zu erkennen, wann die einzelnen Personen nicht im Projekt zur Verfügung stehen. Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Schulungsbedarf der ProjektmitarbeiterInnen wurden ermittelt und Schulungen wurden geplant oder bereits durchgeführt. 3.7 Kosten- und Budgetfeinplanung 3.7.1 Hintergründe und Ziele Die Budgetplanung ist eine der Aufgaben, die schon bei den ersten Überlegungen über das Projekt aufkommt und Sie bis zum Ende die Umsetzung begleitet� Für die Planung des Projektbudgets müssen Sie auf Basis Ihrer vorherigen Überlegungen bezüglich der benötigten Ressourcen festlegen, welche Kosten entstehen und diese für das Gesamtprojekt summieren� Ausnahme: Bei Vorhaben, die von vornherein mit einem festen Budget ausgestattet sind, müssen Sie durch entsprechende Kalkulationen ermitteln, Budgets festlegen 3.7 Kosten- und Budgetfeinplanung 51 was für diesen Betrag leistbar ist und wie viel Personal- und Sachkosten Sie einsetzen können� Solche Kalkulationen sind z� B� in öffentlich geförderten Vorhaben nötig, wenn der Förderbetrag auf eine bestimmte Höhe limitiert ist� Auch für die Kosten- und Budgetfeinplanung haben sich in der Praxis die Aufteilungen nach Kostenbereichen bewährt (entsprechend der Ressourcen z� B� Personal- und Sachkosten)� Darüber hinaus müssen Sie – da auch während der Projektlaufzeit Kosten anfallen – mindestens über die einzelnen Haushaltsjahre planen, um entsprechend die benötigten Mittel bereitstellen zu können bzw� zur Verfügung zu haben� 3.7.2 Was ist zu tun? Für die Planungsphase eines Projektes bedeutet dies, dass Sie folgendermaßen vorgehen bzw� folgende Schritte durchführen und beachten müssen: 1. Personalkosten einschätzen: Stellen Sie anhand des Ressourcentableaus fest, wer wie viel kostet (s� Abb� 11)� Setzen Sie dabei die „Arbeitgeber- Bruttokosten“ an, also die Personalkosten inklusive Arbeitgeberanteilen an der Sozialversicherung� Dies ist auch in öffentlich geförderten Vorhaben der Standard� 2� Denken Sie an mögliche Tariferhöhungen, Stufenanhebungen bzw� Beförderungen während der Projektlaufzeit! Diese können die Personalkosten erheblich beeinflussen! Planen Sie mit entsprechenden prozentualen Erhöhungen oder auch Festbeträgen! 3� Schätzen Sie die Sachkosten ein (s� Abb� 12)� Diese können beispielsweise bestehen aus: Kosten für externe Beratung, Schulungskosten, Mobilitätskosten, Computer und Zubehör, Software, Büromaterial, Telefonkosten, Druckkosten, Fachliteratur, Catering, Büromiete, Verbrauchsmaterial, Versicherungen, Werbekosten, Sonstigem� 4� Denken Sie an Reservepositionen, die für unvorhergesehene Kosten vorgehalten werden – dies ist allerdings in öffentlich geförderten Vorhaben nicht möglich, da alle Kostenpositionen exakt kalkuliert werden müssen� 5� Gehen Sie die grobe Aufgabenplanung durch und ermitteln Sie die zu erwartenden Kosten für jedes Arbeitspaket („Plankosten“ bzw� „Soll- Kosten“)� Identifizieren Sie die einzelnen Kostenarten/Kostenbereiche und ordnen Sie diese zu (hier: Personal- und Sachkosten), bzw� untergliedern Sie diese ggf� weiter� 6� Für die finanzwirtschaftliche Abwicklung sehr wichtig ist auch die Unterteilung der Kosten nach Einmalkosten und laufenden Kosten (s� Abb� 13)! Legen Sie eine entsprechende Übersicht an, und berechnen Sie dabei auch die jährlich anfallenden laufenden Kosten� Dies vereinfacht später Ihre Haushaltsplanung für die Folgejahre� Die laufenden Kos- Alle Kostenarten berücksichtigen 3 Werkzeuge für die Projektplanung52 ten beeinflussen ebenso die Aufwands- und Ertragsprognosen wie auch Abschreibungsmöglichkeiten, also die steuerliche Seite des Unternehmens� Stimmen Sie die Abschreibungsmöglichkeiten ggf� mit der Finanzbuchhaltung ab� 7� Ermitteln Sie unter Einbeziehung der berechneten Personal- und Sachkosten die Kosten pro Arbeitspaket (s� Abb� 14)� Diese Tabelle bildet die Grundlage für die weitere betriebswirtschaftliche Überwachung des Projektes und die Berichterstattung� 8� Unterteilen Sie – wenn nötig – die Teilbudgetlinien in Jahrestranchen entsprechend der Haushaltsjahre (s� Abb� 16)� 9� Schaffen Sie eine enge Verknüpfung mit Controlling und Berichtswesen� Damit ist gemeint, dass Sie Ihre Planungs- bzw� Überwachungssysteme so ausrichten sollten, dass Sie Daten nach Möglichkeit nicht zweimal oder mehrfach erfassen müssen, wenn es beispielsweise um die Erstellung von Berichten oder Projektstatistiken geht� Praxis-Hinweis Behalten Sie bei der Kostenplanung im Hinterkopf, dass nachträgliche Budgeterhöhungen immer nur schwer zu begründen sind. Außerdem erscheinen Sie als Projektleiter schnell als inkompetent, wenn so etwas passiert und festgestellt wird, dass bereits in der Anfangs-/Planungsphase des Projektes Fehler begangen und Dinge vergessen wurden. 3.7.3 Vier Excel-Muster rund um die „Kosten- und Budgetfeinplanung“ Zur Kosten- und Budgetfeinplanung stehen Ihnen vier Excel-Sheets zur Verfügung: 1� Personalkostenplanung (hier: Ermittlung des Tagessatzes) 2� Sachkostenplanung 3� Planung der Einmalkosten und laufenden Kosten 4� Ermittlung der Kosten pro Arbeitspaket Vier Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-5 Personalkosten-Arbeitstag PM > I-6 Sachkostenplanung PM > I-7 Einmal-lfd-Kosten PM > I-8 Kosten pro Arbeitspaket 3.7 Kosten- und Budgetfeinplanung 53 Abbildung 11: Mustertabelle zur Ermittlung der Personalkosten; hier: Ermittlung des Tagessatzes Abbildung 12: Tabelle zur Berechnung der Sachkosten der Arbeitspakete Abbildung 13: Übersichtstabellen für Einmal- und laufende Kosten Abbildung 14: Ermittlung der Kosten pro Arbeitspaket 3 Werkzeuge für die Projektplanung54 3.7.4 Hinweise zur Bedienung der Excel-Vorlagen Die dargestellten Excel-Sheets stellen einen Basissatz an Tabellen dar, die auf jeden Fall für die ordentliche Kalkulation gefüllt werden müssen� Tragen Sie die entsprechenden Werte ein; die Summen bzw� Teilsummen ergeben sich automatisch� Die Werte werden zum Teil automatisch (per Verknüpfung, siehe blau unterlegte Felder) zwischen den einzelnen Tabellen übertragen – z� B� gehen die geplanten Arbeitstage aus der Ressourcenübersicht automatisch in die Tabelle zur Ermittlung der Kosten pro Arbeitspaket ein� Projekt-Tipp Wenn Sie die oben gezeigten Planungstabellen einmalig für das Projekt gefüllt haben, brauchen Sie im Zweifelsfall – also beispielsweise bei Personalveränderungen oder Kostensteigerungen durch Tariferhöhungen – lediglich die Zahlen zu ändern und haben sofort einen kompletten und aktuellen Überblick über die Planungskosten. Legen Sie ggf� eine neue Version der jeweiligen Tabelle an, die Sie mit dem aktuellen Datum versehen, und speichern Sie die Vorversion separat ab� So können Sie auch die Historie anhand der gesicherten Dateien nachvollziehen� Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Die Kosten- und Budgetplanung für das Projekt wurde erstellt. Die Plankosten pro Arbeitspaket wurden ermittelt. 3.7.5 Sonderfall: Budgetplanung in öffentlich geförderten Vorhaben Hintergründe und Ziele Bei der Planung öffentlich geförderter Vorhaben sind immer die Vorgaben der Förderrichtlinien zu beachten� Diese geben oft in detaillierter Untergliederung vor, wie das entsprechende Budget aufgeteilt werden muss� Da die in das Vorhaben eingehenden Fördermittel entsprechend geplant und im Controlling berücksichtigt werden müssen, ist es erforderlich, bei den Kostenaufstellungen immer zwischen Eigen- und Fördermitteln sowie ggf� vorhandenen sonstigen Finanzierungsquellen zu unterscheiden (s� Abb� 15)� Ebenso wird ab und zu genau vorgegeben, in welchen Intervallen Zwischenberichte mit den entsprechenden Mittelabrufen einzureichen sind� Diese sind zwingend einzuhalten, daher sollten Sie die entsprechenden Excel-Praxis Förderrichtlinien beachten Eigenanteile und Fördermittel berücksichtigen 3.7 Kosten- und Budgetfeinplanung 55 Termine unbedingt vormerken und den notwendigen Vorlauf für die Vorbereitung einplanen! Was ist zu tun? In öffentlich geförderten Vorhaben ist es oft erforderlich, das Projektbudget so genau zu planen, dass bis hin zu Teilbudgets (z� B� für „Personalkostenanteile“) eine Verteilung über die gesamte Laufzeit des Projektes vorgenommen werden muss� Projekt-Tipp Während der Umsetzungszeit des Vorhabens kann – und wird – es jedoch dazu kommen, dass Tranchen eines Jahres nicht komplett ausgeschöpft werden können und – sofern überhaupt möglich – auf Folgejahrestranchen verschoben werden müssen. Im Extremfall kommt es sogar zum Verlust von Fördermitteln, was für ein aufwändiges Projekt oder Teilbereiche davon das „Aus“ heißen kann. Versuchen Sie, die entstehenden Risiken zu berücksichtigen! Beachten Sie immer auch den entstehenden administrativen Aufwand, der durch solche Vorgaben bzw� Konstruktionen entsteht und berücksichtigen Sie diesen in der Personal- und Zeitplanung� Für Ihre Budgetplanung bedeutet dies, dass Sie zusätzlich zu den Personal- und Sachkosten auch eine Unterteilung nach Projektphasen und Jahrestranchen vornehmen müssen (s� Abb� 16)� Damit erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die Kosten des Projekts – gerade bei einer Laufzeit von mehr als einem Jahr ist dies besonders wichtig – und Sie haben die Grundlage für die jährliche Haushaltsplanung� In der Praxis werden MitarbeiterInnen auch oft mit unterschiedlichen Zeitanteilen in mehreren Projekten gleichzeitig eingesetzt� Sofern diese Projekte nicht einzeln verrechnet werden müssen oder gar mit öffentlichen Fördermitteln ausgestattet sind, ist dies kein großes Problem� Vorsicht Falle: Wenn jedoch eine projektgenaue Abrechnung der Ressourcen erfolgen muss, beispielsweise um die entsprechenden Fördermittel für Personalund/oder Sachkosten abrufen zu können, können Sie in eine gefährliche Falle laufen: In einigen Projekten ist es erforderlich, das eingesetzte Personal auch namentlich zu benennen, die entsprechenden Qualifikationen nachzuweisen und die Zeit- und Kostenanteile am Projekt zu definieren� Die Mittelgeber sind dann genau informiert, wer wie viel zu leisten hat und was dies kostet� Sind die betroffenen MitarbeiterInnen jedoch mit weiteren Zeitanteilen gleichzeitig in zusätzlichen Projekten eingebunden, benötigen Sie zwingend eine zentrale Überwachung der gesamten Zeit- und Kostenanteile� Ansonsten kann es passieren, dass MitarbeiterInnen zu mehr als Laufzeit berücksichtigen Administrationskosten im Auge behalten 3 Werkzeuge für die Projektplanung56 100 % ausgelastet sind – und somit auch mehr Fördermittel als zulässig abgerufen werden; was wiederum üble Folgen haben kann� Erstellen Sie daher eine entsprechende Übersichtstabelle, die von der zentralen Projektüberwachung gepflegt wird (s� Abb� 17)� Achten Sie auch darauf, den Zeitraum der Einbindung zu berücksichtigen� Bei zeitlich begrenzten Einsätzen im Projekt kann es sinnvoll sein, die Einbindung auf Monats- oder sogar Wochenebene darzustellen (s� Abb� 18)� Insgesamt kann die Erstellung der für die Beantragung öffentlicher Fördermittel notwendigen Kalkulationen und Übersichtstabellen recht komplex werden, besonders, da Teil- und Gesamtsummen der verschiedenen Darstellungen insgesamt immer wieder aufgehen müssen� Planen Sie also auch den entsprechenden Zeit- und Personalbedarf für die Projektkalkulation ein� Excel-Muster zur Budgetplanung in öffentlich geförderten Vorhaben Es für diese Budgetplanung stehen Ihnen vier Excel-Vorlage zur Verfügung: Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-9 Eigen-Fördermittel PM > I-10 Projektkosten nach Jahren PM > I-11 Personal-Einbindung PM > I-12 Mitarbeiter-Einbindung Bindungszeiträume beachten 3.7 Kosten- und Budgetfeinplanung 57 Abbildung 15: Finanzplanung mit Unterscheidung zwischen Eigen- und Fördermitteln Abbildung 16: Projektkosten nach Jahren/Jahrestranchen 3 Werkzeuge für die Projektplanung58 Abbildung 17: Übersicht über die Mitarbeiter-Einbindung über mehrere Projekte Abbildung 18: Übersicht über die Mitarbeiter-Einbindung über mehrere Projekte auf Monatsebene 3.8 Aufgaben- und Zeitfeinplanung 59 Hinweise zur Bedienung der Excel-Muster Die Mustertabellen übernehmen per Verknüpfung automatisch diejenigen Werte, die bereits zuvor in anderen Tabellenblättern ermittelt wurden (siehe blau unterlegte Felder)� So wird die manuelle Übertragung bzw� Doppelerfassung vermieden� Diejenigen Datenfelder, die Sie ändern müssen, sind in der Excel-Tabelle grün hinterlegt� Geben Sie einfach die Daten ein� Passen Sie die Tabellen soweit an, dass sie Ihren Anforderungen entsprechen� Durch Kopieren und Einfügen von Zeilen oder Spalten können Sie dies leicht durchführen� Prüfen Sie ggf� die Formeln bzw� übertragen Sie diese in die neuen Zellen und achten Sie auf die Verknüpfungen� Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Eine Gesamtübersicht über die zeitliche Einbindung der ProjektmitarbeiterInnen wurde erstellt. 3.8 Aufgaben- und Zeitfeinplanung: Wer macht was bis wann? 3.8.1 Hintergründe und Ziele Wenn Sie die Ziele kennen, die groben Aufgabenbereiche geplant haben und die Größenordnungen der notwendigen Ressourcen bestimmt haben, kommt die Zeitplanung ins Spiel: Für jedes Arbeitspaket haben Sie zwar bereits den notwendigen Zeitbedarf geplant, aber Sie haben weder über den insgesamt notwendigen Zeitaufwand noch über die Verteilung der Zeitanteile während der Projektlaufzeit einen kompletten Überblick� Dabei ist gerade die Verteilung der Zeitanteile während der Projektlaufzeit von entscheidender Bedeutung für jedes Projekt, da die einzelnen Arbeitspakete und deren Abfolge einerseits die Zeitspanne bis zur Fertigstellung bestimmt und andererseits den Kostenrahmen beeinflusst� Außerdem begleitet Sie die Zeitplanung bzw� deren Überwachung über die gesamte Projektlaufzeit� Was Sie in der Planungsphase versäumen, holt Sie später wieder ein! Jetzt geht es darum, aus den Beschreibungen der einzelnen Arbeitspakete den Projektablaufplan zu erstellen – eine Übersicht über die Arbeitspakete, die Teilaufgaben und deren zeitliche Einordnung� Dabei müssen Sie dafür sorgen, das Gesamtprojekt transparent darzustellen und die Teilprojekte mit ihren zugeordneten Arbeitspaketen zeitlich einzuordnen� Dafür wird üblicherweise eine Darstellung nach Kalendertagen oder Kalendermonaten gewählt� Sie erhalten eine genaue Darstellung, in welcher Rei- Excel-Praxis Tabellen anpassen Zeitaufwand im Blick Zeitanteile verteilen 3 Werkzeuge für die Projektplanung60 henfolge und innerhalb welcher kalendarisch zugeordneten Zeiträume die Arbeitspakete abgearbeitet bzw� fertig gestellt werden sollen� Auch zeitliche Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen oder Teilaufgaben können Sie so berücksichtigen� Für die Feinplanung von Aufgaben und Umsetzungszeit bietet sich die Nutzung von Balkenplänen an� Oftmals werden in der Projektarbeit auch die Begriffe „Projektstrukturplan (PSP)“ und „Netzplan“ verwendet� Erläuterungen dazu finden Sie im Anhang 2 (s� Kapitel 8�2 „Erläuterungen zu Fachbegriffen“)� Excel als Tabellenkalkulationsprogramm ist für die Darstellung dieser beiden Ansätze weniger gut geeignet� Excel als Projektmanagement-Werkzeug bietet zwar eigentlich keine Basisfunktionen für die Erstellung von Projektmanagement-Balkenplänen an, es stellt aber durch seine umfangreiche Funktionsausstattung Möglichkeiten bereit, auf relativ einfache Weise Balkenpläne zu erzeugen� Der Balkenplan (auch „Gantt-Diagramm“ genannt, s� Abb� 20) stellt alle Termine bzw� Zeiträume mit horizontalen Balken dar, die den jeweiligen Teilaufgaben bzw� Arbeitspaketen zugeordnet sind� Bei jeder Aufgabe sind Start- und Enddatum eingetragen, und die Software errechnet daraus die Dauer des jeweiligen Arbeitspakets und verknüpft diese miteinander� Der große Vorteil eines Balkenplans ist, dass er sehr übersichtlich ist, die wichtigsten Projektinformationen auf einen Blick wiedergibt (u� a� Aufgabenname, Start- und Endedatum, Zeitdauer, Ressourcenname) und durchaus auch mit Werkzeugen wie MS Excel erstellt werden kann� Auch der „kritische Pfad“, also Aufgaben, die keinen zeitlichen Puffer besitzen, kann damit gut dargestellt werden� Exkurs: Der kritische Pfad Der kritische Pfad ist definiert als die Verkettung derjenigen Vorgänge, bei deren zeitlicher Änderung sich der Endtermin des Projektes verschiebt. Er wird in einem Projektplan durch diejenige Kette von Einzel-Aktivitäten bestimmt, welche in der Summe die längste Dauer aufweist. Die Aktivitäten, die auf dem kritischen Pfad liegen, bestimmen die Gesamtprojektdauer und stehen damit unter besonderer Beachtung der Projektleitung. Alle anderen Aktivitäten können im Rahmen ihrer Pufferzeit zeitlich verschoben oder verlängert werden, ohne die Gesamtprojektdauer zu verändern. Im folgenden Abschnitt lernen Sie die Excel-Werkzeuge kennen, die Sie anwenden können; darüber hinaus zeigen Ihnen die Schritt-für-Schritt- Anleitungen, wie Sie mit Excel Balkenpläne bzw� Gantt-Diagramme erstellen� Balkenpläne für Transparenz 3.8 Aufgaben- und Zeitfeinplanung 61 3.8.2 Was ist zu tun? Gehen Sie wie folgt vor: • Nehmen Sie sich alle Arbeitspakete bzw� Einzelaufgaben vor� Schätzen Sie, innerhalb welches Zeitraums (Kalender!) die Aufgabe voraussichtlich erledigt werden kann bzw� muss� • Prüfen Sie, ob es in der Projektgenehmigung einen festen Endtermin gibt – ggf� auch für einzelne Teilbereiche, und welche sonstigen Stichzeitpunkte gesetzt wurden� Berücksichtigen Sie diese in Ihrer Planung und markieren Sie die Zeitpunkte als fix! • Ordnen Sie die Aufgabenstellungen aufsteigend nach Datum bzw� Monat; berücksichtigen Sie dabei die jeweiligen Funktionen der beteiligten MitarbeiterInnen – die Projektleitung ist natürlich über die gesamte Laufzeit einzubinden� Praxis-Hinweis Vermeiden Sie eine wichtige Planungsfalle, wenn Sie die Teilaufwände einschätzen: Achten Sie unbedingt darauf, dass jede Teilaufgabe abgestimmt wurde und auch tatsächlich durch die dafür vorgesehenen Beteiligten durchgeführt wird. Ansonsten kommen Sie sehr schnell in die Situation, dass eine andere beteiligte Abteilung zu Ihnen sagt: „Dann erledigen Sie das mal in der geschätzten Zeit. Wir benötigen dazu viel länger!“. • Planen Sie auch Reservezeiten ein! Je nach Aufgabenstellung können Sie dafür z� B� prozentuale Aufschläge verwenden oder aufgrund Ihrer persönlichen Erfahrungen die Zeiten entsprechend ausdehnen� • Vergessen Sie nicht, Urlaubs- und Krankheitstage einzuplanen� Diese können sonst ein Vorhaben sehr schnell ins Wanken bringen bzw� unangenehme Verzögerungen bewirken, die zu vermeiden gewesen wären� • Erfassen Sie alle Arbeitspakete, Start- und Endedaten bzw� die sich ergebende Dauer in Tagen in einer Excel-Tabelle (s� Excel-Mustervorlage unter PM > I-4b Zeitplanung Excel-Balkenpl und Kapitel 3�8�4 „Excel-Muster „Gantt-Balkendiagramm“)� • Ergeben sich zwischen aufeinander folgenden Vorgängen zeitliche Abhängigkeiten (z� B� „Arbeitspaket AP4 kann erst nach dem Ende von AP3 starten“), so können Sie dies direkt in der Excel-Tabelle als Formel eingeben, indem Sie als Startdatum von AP2 (hier: Feld C6 im Excel-Muster I-4b Zeitplanung Excel-Balkenpl) eingeben: =E5+1� E5 ist das Endedatum von AP3� • Legen Sie „Meilensteine“ fest� Diese schließen Teilbereiche des Projekts ab und markieren wichtige Zeitpunkte in der Gesamtumsetzung� Acht Schritte Aufgaben zeitlich ordnen Abhängigkeiten berücksichtigen 3 Werkzeuge für die Projektplanung62 Praxis-Hinweis Für eine erste Planung der zeitlichen Reihenfolge der Teilaufgaben kann es sinnvoll sein, diese zunächst auf einem Whiteboard per Hand zu skizzieren oder auch Haftnotizen zu verwenden, die Sie schnell in die gewünschte Reihenfolge bringen können. Auf dieser Grundlage kann bei großen Projekten auch die Übertragung in ein „echtes“ Projektplanungstool erfolgen. Nach diesen Schritten haben Sie einen recht guten Zeit-Überblick, welche groben Aufgaben bis wann zu erledigen sind� 3.8.3 Excel-Muster „Einfacher Balkenplan“ Bei kleinen Projekten mit wenigen Teilaufgaben und einer geringen Zahl an Projektbeteiligten bietet sich ein „einfacher Balkenplan“ an (s� Abb� 19)� Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-4a einfache Zeitplanung Abbildung 19: Beispiel eines einfachen Balkenplans In der einfachen Excel-Musterlösung (s� Abb� 19) müssen Sie lediglich per Hand die Arbeitspakete erfassen und Start- bzw� Endedatum eintragen� Die farbigen Balken können Sie durch Hinterlegung einer Farbe in der entsprechenden Zelle per Hand erzeugen (Excel-Funktion „Füllfarbe“)� Dies bietet sich an, wenn Sie nur wenige, überschaubare Aktivitäten darstellen wollen� Der Nachteil ist, dass Sie jede Änderung ebenfalls per Hand durchführen müssen� Für umfangreiche Vorhaben ist diese Methode daher nicht geeignet� Am besten für kleine und mittlere Projekte geeignet ist ein Balkenplan in Form eines Gantt-Diagramms� Gantt-Diagramm: Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan ist ein nach dem Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861–1919) benanntes Instrument des Projektmanagements. Dieses stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten in Form von Balken auf einer Zeitachse in grafischer Form dar. Die außerhalb des zeitlichen Zusammenhangs möglichen Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten sind damit allerdings kaum darstellbar. Balkenplan: einfache Variante 3.8 Aufgaben- und Zeitfeinplanung 63 Leider bietet Excel keine Grundfunktion, mit der sich ein Gantt-Diagramm direkt erstellen und pflegen ließe� Sie können jedoch einen relativ einfachen „Umweg“ nutzen und so ein „Gantt-Diagramm“, also eine Darstellung anhand von Zeitbalken, zu „simulieren“� So geht’s in Excel: Dies bedeutet, dass Sie damit Zeitbalken erhalten, die fast genauso aussehen wie in einem professionellen Projektplanungs-Werkzeug: Dazu verwenden Sie die Diagrammfunktion und fügen ein 2D-Balkendiagramm in der Form gestapelter Balken ein� 3.8.4 Excel-Muster „Gantt-Balkendiagramm“ Wechseln Sie im Excel-Tool PM auf das Excel-Sheet für das Gantt-Diagramm (s� Abb� 20)� Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > I-4b Zeitplanung Excel-Balkenpl So legen Sie ein Gantt-Diagramm in Excel an: 1� Erfassen Sie die Arbeitspakete mit den zugehörigen Beginn- und Endedaten� Die zeitliche Dauer der Arbeitspakete rechnet das Excel- Arbeitsblatt automatisch aus� 2� Bestehen zwischen den Arbeitspaketen zeitliche Abhängigkeiten („AP4 darf erst nach dem Ende von AP3 beginnen“), so können Sie dies mit einem einfachen Excel-Trick berücksichtigen: Geben Sie anstelle eines festen Datums eine Formel in das Datumsfeld ein� Beispiel: Wenn Feld C6 die Formel =E5+1 enthält, bedeutet dies: Addiere zum per Hand erfassten Datum in Feld E5 einen Tag hinzu� Damit ändert sich das Datum in Abhängigkeit des Datums in Feld E5� 3� Aktivieren Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme den Eintrag Balken� 4� Wählen Sie unter 2D-Balken die Option Gestapelte Balken� Es erscheint eine leere Diagrammfläche� Zusätzlich werden die Diagrammtools mit den Registerkarten Entwurf, Layout und Format eingeblendet� 5� Klicken Sie in den Diagrammtools auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Daten auf die Schaltfläche Daten auswählen� Es öffnet sich das Fenster Datenquelle auswählen� 6� Markieren Sie in Ihrer Datentabelle die Datenbereiche Arbeitspaket [Bezeichnung] und Beginn [Datum] inklusive der Überschriften (in der Muster-Tabelle also die Felder B2:C12)� 7� Bestätigen Sie mit OK� Ein Diagramm wird eingeblendet� Gantt- Diagramm anlegen 3 Werkzeuge für die Projektplanung64 Abbildung 20: Beispiel eines mit Excel erzeugten Gantt-Balkenplans 8� Öffnen Sie unter den Diagrammtools die Registerkarte Entwurf und wählen Sie erneut aus der Gruppe Daten die Schaltfläche Daten auswählen; das Fenster Datenquelle auswählen wird angezeigt� 9� Hier bestätigen Sie Hinzufügen� Das Dialogfenster Datenreihe bearbeiten öffnet sich� Der Cursor steht im Feld Reihenname� 10� Klicken Sie die Spaltenüberschrift Dauer [Tage] an (Feld D2)� 3.8 Aufgaben- und Zeitfeinplanung 65 11� Im Fenster Datenreihe bearbeiten gehen Sie ins Feld Reihenwerte, und löschen den vorhandenen Inhalt komplett� 12� Danach markieren Sie bei gedrückter Hochstelltaste (Shift-Taste) die Datenfelder der Spalte Dauer (Felder D3:D12)� 13� Bestätigen Sie mit OK – auch im folgenden Fenster� In den folgenden Schritten formatieren Sie das Diagramm, Sie passen also die Darstellung so an, dass ein „echtes“ Gantt-Diagramm entsteht: 1� Aktivieren Sie im Diagramm die erste Datenreihe (Beginn [Datum]), oder wählen Sie diese aus der Liste der Diagrammelemente aus (Diagrammtools > Registerkarte Format > Gruppe Aktuelle Auswahl > Feld Diagrammelemente)� Die farbigen Balken werden markiert� 2� Holen Sie unter den Diagrammtools die Registerkarte Format nach vorne� In der Gruppe Aktuelle Auswahl gehen Sie auf Auswahl formatieren; sofort öffnet sich das Fenster Datenreihen formatieren� 3� Wählen Sie in der Navigationsleiste des Dialogfensters den Eintrag Füllung, und kennzeichnen Sie im rechten Fensterbereich die Option Keine Füllung� 4� Blenden Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche Schließen wieder aus� 5� Klicken Sie im Diagramm auf die Legende, und betätigen Sie die Entf- Taste auf Ihrer Tastatur� 6� Aktivieren Sie die vertikale Achse (Rubrik) oder wählen Sie diese aus einer Liste von Diagrammelementen aus – hierzu gehen Sie über die Diagrammtools > Registerkarte Format > Gruppe Aktuelle Auswahl > Feld Diagrammelemente)� 7� Drücken Sie unter den Diagrammtools > Registerkarte Format > Gruppe Aktuelle Auswahl die Schaltfläche Auswahl formatieren, es öffnet sich das Dialogfenster Achse formatieren� 8� Kennzeichnen Sie unter Achsenoptionen das Kontrollkästchen Kategorien in umgekehrter Reihenfolge, und blenden Sie das Fenster über Schließen wieder weg� 9� Wenn sich die Schrift auf der horizontalen Achse überschneidet, können Sie diese leicht schrägstellen, um die Lesbarkeit zu verbessern: Markieren Sie hierzu die horizontale Achse im Diagramm� 10� Gehen Sie wieder den Weg über die Diagrammtools > Registerkarte Format� In der Gruppe Aktuelle Auswahl wählen Sie Auswahl formatieren� Das gleichnamige Fenster wird eingeblendet� 11� Aktivieren Sie in der Navigationsleiste den Eintrag Ausrichtung und ändern Sie bei Benutzerdefinierter Winkel über den Stellgrößenpfeil nach unten den Winkelwert, bis die Achsenbeschriftung den gewünschten Winkel erreicht hat� 12� Beenden Sie Ihre Einstellungen über Schließen� 3 Werkzeuge für die Projektplanung66 3.8.5 Ergänzende Informationen Diese Lösung entspricht einem groben Balkenplan, wie er auch in extra dafür geschaffener Projektplanungssoftware zur Verfügung steht� Für die meisten kleineren bis mittleren Projekte reicht die hier vorgestellte Excel- Lösung vollkommen zur Planung aus� Das vorgestellte Tabellenmuster können Sie auch während der Umsetzungsphase für die ständige Kontrolle des Projektfortschritts verwenden („Soll-/Ist-Vergleich“ bzw� „Wo stehen wir?“) – weitere Erläuterungen zur Vorgehensweise lesen Sie in Kapitel 5�1 „Projektfortschrittskontrolle“� Dazu können Sie auch noch ergänzende Informationen wie die Namen der Teilprojekt- bzw� Arbeitspaket-Verantwortlichen hinzufügen� Für die Planung großer Projekte können Sie anstelle von Excel auch auf spezialisierte Projektplanungssoftware zurückgreifen� Diese steht ggf� auch kostenlos zur Verfügung – weitere Informationen hierzu finden Sie im Anhang 8�1 „Links“)� Ganz einfache Balkendarstellungen erzeugen Sie auch über die Bedingte Formatierung von Excel: Die Länge des Datenbalkens stellt dabei den Wert in der Zelle dar: Ein längerer Datenbalken zeigt einen höheren Wert an, ein kürzerer Datenbalken einen kleineren Wert� Wenn Sie also beispielsweise die Zeitdauer für ein Arbeitspaket in Tagen errechnen, können Sie auf dieser Basis Balken automatisch erzeugen lassen: So geht’s: 1� Markieren Sie die entsprechende Datenreihe. 2� Aktivieren Sie im Register Start unter der Rubrik Formatvorlagen die Schaltfläche Bedingte Formatierung� 3� Gehen Sie auf den Eintrag Datenbalken und wählen Sie in den zusätzlich angezeigten Darstellungen die gewünschte mit einem Klick aus� 4� Das Ergebnis wird Ihnen sofort angezeigt� 3.9 Sonderfall: Zeitplanung in öffentlich geförderten Vorhaben 3.9.1 Hintergründe und Ziele In öffentlich geförderten Vorhaben wird im Regelfall bereits bei der Beantragung des Projekts die exakte Laufzeit festgelegt – und zwar bis hin zum Datum des letzten Projekttages� Auf dieser Basis wird die Bewilligung des Vorhabens erstellt, und die Projektlaufzeit wird mit genauen Datumsangaben mitgeteilt� Von diesen Angaben darf nicht abgewichen werden – das Vorhaben muss innerhalb der bewilligten Laufzeit umgesetzt werden� Dabei werden Zeitpunkte für Projektplanungssoftware oft unnötig Excel: Bedingte Formatierung Projektlaufzeit einhalten 3.9 Zeitplanung in öffentlich geförderten Vorhaben 67 Mittelabrufe bzw� (Zwischen-)Berichte festgelegt, die zwingend einzuhalten sind� 3.9.2 Was ist zu tun? Die folgenden Arbeitsschritte sind durchzuführen: • Planen Sie Berichts- bzw� Mittelabrufzeitpunkte als feste Größen ein� • Legen Sie dabei fest, wann mit der Erarbeitung der entsprechenden Berichte bzw� Abrufe begonnen werden muss� Denken Sie in diesem Zusammenhang an die rechtzeitige Zusammenstellung und Bereitstellung der finanziellen (Verbrauchs-)Zahlen� • Sollte eine Überschreitung der Projektlaufzeit erkennbar sein, müssen Sie durch entsprechende Mitteilungen an die Mittelgeber schnellstmöglich reagieren� Der Verlust von Fördermitteln droht – ggf� kann die Beantragung einer Projektverlängerung helfen� Sie sollten aber versuchen, diesen Fall möglichst zu vermeiden! Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Es wurde eine Planung aufgestellt „Wer macht was bis wann?“ Ein Gantt-Balkenplan wurde erstellt. 3.10 Feinkonzept erstellen 3.10.1 Hintergründe und Ziele Nach dem Pflichtenheft und der Termin- und Kostenplanung folgt die Beschreibung im Detail, also die Erstellung des Feinkonzeptes� In der Praxis enthält das Pflichtenheft oft bereits so viele Details, dass es als Groboder sogar auch als Feinkonzept verwendet werden kann� Andernfalls müssen Sie ein entsprechendes Dokument erstellen und pflegen� In dieser Phase geht es darum, die Lösung des Problems mit den Beteiligten zu diskutieren, das Machbare herauszufinden und exakt schriftlich festzuhalten� Das Feinkonzept beschreibt dabei auch die letzte Kleinigkeit, also z� B� im IT-Bereich Schnittstellen inklusive aller Felder und Datenformate, Abläufe und Zugriffsmechanismen� Im Feinkonzept beleuchten Sie anhand der Aufgaben- bzw� Problembeschreibung also auch die Einzelaufgaben, sowohl von der Anwenderals auch von der Realisierungsseite� Auf der untersten Ebene werden in dieser Phase auch die Teilprobleme dargestellt und gelöst� Mittelabrufe und Berichte einplanen Einzelaufgaben genau beschreiben 3 Werkzeuge für die Projektplanung68 3.10.2 Was ist zu tun? Ihre Aufgaben sind: • Administrative Aufgaben, also z� B� die Erstellung des Projektplanes (siehe Beispiel in Abb� 20), d� h� die Einplanung der Aufgaben, Termine und Ressourcen sowie die Budgetfeinplanung und die Schaffung von Kontrollmechanismen für die Budgetüberwachung fallen ebenfalls in diese Phase� Die Erstellung des Feinkonzeptes läuft also parallel zur Projektplanung und lässt sich nicht vollständig abkoppeln� • Denken Sie auch daran, Leerlaufzeiten und Engpässe nach Möglichkeit im Rahmen der Feinkonzeption und der zugehörigen Zeitplanung zu identifizieren� Sie können daraufhin die Personalplanung bzw� den Personalbedarf entsprechend anpassen oder so steuern, dass in Leerlaufzeiten, die z� B� durch ausstehende Entscheidungen oder personelle Engpässe entstehen, administrative Aufgaben erledigt werden� Diese dürfen Sie nicht vergessen und müssen Sie ebenfalls berücksichtigen� Projekt-Tipp Stimmen Sie das Feinkonzept bzw. das Pflichtenheft mit den Betroffenen, also den Auftraggebern, ab! Stellen Sie dabei auch Teilbeschreibungen zur Diskussion und fragen Sie nach, ob die Angaben so in Ordnung sind und ob irgendetwas dagegen spricht, das Konzept in der Art, in der Sie es beschrieben haben, umzusetzen. Lassen Sie sich die Abstimmungsaussagen schriftlich geben oder halten Sie diese anhand von Protokollen fest. Achten Sie darauf, sämtliche kritischen Punkte und Anmerkungen zu erfassen, damit Sie nicht in die Lage gedrängt werden, später sagen zu müssen, dass ein Punkt zwar erwähnt wurde, jedoch „irgendwie“ untergegangen ist. Unterschätzen Sie auch die Zeitdauer dieser Phase nicht! Wenn Sie allein daran denken, was Sie alles aufschreiben und darstellen müssen, können Sie schnell erkennen, wie lange allein diese „Handarbeit“ dauert. • Im Rahmen der Feinkonzeption besteht auch die Notwendigkeit, Projektrisiken zu identifizieren und abzuwägen� Sie können sich dafür an den im Folgenden beschriebenen „Risikokategorien“ orientieren� 3.10.3 Projektrisiken identifizieren In Projekten gibt es drei wesentliche Risikobereiche, die allerdings gerade in technisch orientierten Vorhaben so miteinander verknüpft sind, dass ein Risiko nicht ohne die anderen beiden Risiken in Erscheinung tritt: • Terminrisiko: Es ist in Projekten zumeist als der größte Gefahrenfaktor anzusehen, da sowohl technische als auch personelle und organisatorische Abhängigkeiten bestehen� Es ergibt sich damit immer die Gefahr, dass das Projekt nicht wie geplant – innerhalb der vorgesehenen Termine – abgeschlossen werden kann� Risiken erläutern Drei Risikobereiche 3.10 Feinkonzept erstellen 69 • Kostenrisiko: Dieses Risiko ist eng mit dem Terminrisiko verbunden: Wenn Verzögerungen eintreten, steigt die Gefahr, dass das Projekt höhere Kosten verursacht als geplant� • Qualitätsrisiko: Dieses Risiko umschreibt die Gefahr, dass die angestrebten Projektziele nicht in vollem Umfang erreicht werden können� Im technischen Bereich werden durch Zeit- und Kostendruck – und gerade, wenn es tatsächlich kritisch wird – oft so genannte „80 %-Lösungen“ angestrebt� Dahinter steckt die Überlegung, dass die grundsätzlichen Anforderungen an die jeweilige Lösung innerhalb des gesetzten Rahmens zu erreichen sind, dass aber die letzten 20 %, die eine hohe Individualität der Lösung ausmachen können, einen unverhältnismäßig großen Aufwand erfordern� Versuchen Sie, die Feinkonzeption so zu erstellen, dass Sie entweder auf diese Risiken hinweisen, oder aber die Teilbereiche in Form eines Stufenkonzeptes (s� Folgekapitel 3�10�4 „Bei Bedarf: Stufenkonzept bzw� Stufenplan erstellen“) klassifizieren: Wenn Sie Ihre Konzeption entsprechend abstimmen, also die Zustimmung der Auftraggeber zur Kategorisierungen erhalten, haben Sie gleichzeitig die Basis für ein „Stufenkonzept“ geschaffen� Dieses kann sich als nützlich erweisen, wenn Krisen eintreten: Sie haben mit einem Stufenkonzept eine mögliche zeitliche Untergliederung bereits in abgestimmter Form vorliegen und können schnell reagieren, indem Sie Arbeitsaufträge anpassen� Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Projektrisiken sind identifiziert und bewertet. 3.10.4 Bei Bedarf: Stufenkonzept bzw. Stufenplan erstellen Hintergründe und Ziele Viele Projekte sind nach kurzer Zeit nicht mehr überschaubar, weil zu viele Teilaufgaben auf einmal eingebracht wurden� Die Auswirkungen sind Projektverzug, höhere Kosten und vielleicht sogar unbefriedigende Ergebnisse; das würde heißen, Sie haben nicht das umgesetzt, was gewünscht war� Teilen Sie stattdessen das Projekt mit Hilfe eines Stufenplans in mehrere, zeitlich getrennte Teilschritte auf, können Sie solchen Problemen vorbeugen� Kleinere (Teil-)Projekte sind leichter zu bewältigen und werden mit größerer Wahrscheinlichkeit termin- und kostengerecht abgeschlossen� Außerdem fließen bei diesem Vorgehen die in einem Schritt gewonnenen Erkenntnisse ganz zwanglos in die Planung der nächsten Etappe mit ein� Dies kann unter Umständen auch zur Folge haben, dass nach dem ersten Teilprojekt ganz anders weitergemacht wird, als ursprünglich geplant� Stufenkonzepte vorbereiten Überblick behalten Teilbereiche voneinander trennen 3 Werkzeuge für die Projektplanung70 Die Anwendung kann gewissermaßen „reifen“, die Entwicklung des Gesamtsystems wird zum evolutionären Prozess� In der Realität sind es jedoch oft auch Vorstandsentscheidungen oder kalendarische Vorgaben, die dazu zwingen, bestimmte Projektteile vor anderen umzusetzen� Stufenpläne ergeben sich in diesen Fällen automatisch, da das Gesamtverfahren innerhalb der Projektplanung zeitlich abgebildet werden muss� Was ist zu tun? In der Praxis können Sie wie folgt vorgehen, um einen Stufenplan zu erstellen: 1� Stellen Sie fest, welche zeitlichen (oder auch gesetzlichen!) Vorgaben es für das Vorhaben bzw� Teilfunktionen gibt� 2� Unterscheiden Sie zwischen zwingend umzusetzenden Anforderungen, diese sind entscheidend für die Nutzbarkeit der Lösung („Muss-Lösung“), und Add-Ons, die nicht sofort oder nicht in der höchstmöglichen Qualität umgesetzt werden müssen („Kann-Lösung“)� 3� Ordnen Sie die Anforderungen entsprechend ihrer zeitlichen Abhängigkeiten in der Art, dass Sie die zwingend notwendigen Umsetzungsschritte komplett umsetzen und erst danach die „Add-Ons“ angehen� Natürlich sollten Sie auch die Stufenplanung mit den Entscheidungsträgern abstimmen, um auf der sicheren Seite zu sein� Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Stufenkonzept bzw. Stufenplan ist erstellt. 3.10.5 Beispielfall IT-Projekt: Hardware, Software, Schnittstellen und Abläufe planen IT-Projektmanagement: IT-Projektmanagement beschreibt einen methodischen Ansatz, durch den betriebliche Verfahren IT-gestützt neu geschaffen oder verändert werden. Dabei wird Hardund Software eingesetzt. Die Umsetzung der Vorhaben erfolgt meistens in Form zeitlich begrenzter, klar definierter Projekte. 3.10 Feinkonzept erstellen 71 Was ist zu tun? Als nächstes gehen Sie folgende zwei Aufgaben an: • Ein zentraler Punkt bei der Erstellung des Feinkonzeptes ist die Beschreibung der einzusetzenden Hardware, der Software, der notwendigen Schnittstellen sowie der zugehörigen Abläufe� Diese müssen exakt dargestellt und dokumentiert werden, um im Fall von Fehlerzuständen im späteren Produktivbetrieb jederzeit nachvollziehen zu können, welche IT-Technik mit welchen Verknüpfungen und Abläufen im aktuellen Einsatz ist� • Unterteilen Sie also Ihr Feinkonzept nach diesen Punkten, und fassen Sie jeweils die zentralen Informationen zusammen� Besonders wichtig sind dabei die im folgenden Muster genannten Daten bzw� Kenngrö- ßen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit; ergänzen Sie diese Aufstellung ggf� um Ihre speziellen Anforderungen� Word-Mustervorlage „Feinkonzept-Gliederung“ Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM – Feinkonzept-Gliederung Muster für eine Gliederung eines Feinkonzepts: Hardware: • Beschreibung der Hardware: – Herstellername – Gerätebezeichnung – Anzahl und Bezeichnung der vorhandenen Schnittstellen – Kapazität (Festplatte, Netzwerkgeschwindigkeit etc.) • Funktionen: – Aufgabenstellung der Hardware: Beschreibung, welche speziellen Aufgaben bzw. Funktionen die Hardware ausführt – Notwendige Verbindungen mit anderer Hard- und Software • Software: – Bezeichnung(en) der eingesetzten Software – Versionsnummer(n)/Datum des aktuellen SW-Standes • Organisatorische Daten: – MAC-Adresse – IP-Adresse – Aufstellungsort (Raum-/Racknummer) – Sicherheitsanforderungen (z. B. Austausch nur nach Umschaltung auf ein Backup- Gerät, um den produktiven Betrieb zu sichern) – Besonderheiten der Hardware Hardware, Software und Abläufe trennen Vorlage anpassen 3 Werkzeuge für die Projektplanung72 Software: • Beschreibung der Software: – Herstellername – Bezeichnung – Versionsnummer und -Datum • Funktionen: – Aufgabenstellung der Software: Beschreibung, welche speziellen Aufgaben bzw. Funktionen die Software ausführt – Notwendige Verbindungen mit anderer Software – Schnittstelleninformationen/-beschreibung • Organisatorische Daten: – Einsatzortort (Raum-/Racknummer/PC-Nummer) – Sicherheitsanforderungen (z. B. Hinweise zur Datensicherung oder speziellen Backup- oder Upgrade-Anforderungen) – Besonderheiten der Software Schnittstellen: • Beschreibung der Schnittstellen: – Herstellername (falls vorhanden) – Normungskennzeichen (falls es sich um eine genormte Schnittstelle handelt) – Bezeichnung – Versionsnummer und -Datum • Funktionen: – Aufgabenstellung der Schnittstelle: Beschreibung, welche speziellen Aufgaben bzw. Funktionen die Schnittstelle ausführt – Verbindungen zu anderer Software/anderen Schnittstellen • Struktur: – Exakte Darstellung der in der Schnittstelle verwendeten Datenfelder; ggf. bis auf Bit-Ebene • Organisatorische Daten: – Nutzung der Schnittstellen erfolgt in folgender Software: …....... – Verbindung zu den mit der Schnittstelle verknüpften Abläufen: Wann wird die Schnittstelle eingesetzt, wie müssen die entstehenden Daten weiter verarbeitet werden? – Sicherheitsanforderungen (z. B. Angaben zur Geheimhaltung der Schnittstellenstruktur, spezielle Upgrade-Anforderungen) – Besonderheiten der Schnittstelle(n) Abläufe: • Beschreibung der Abläufe: – Bezeichnung – Versionsnummer und -Datum • Funktionen: – Aufgabenstellung des jeweiligen Ablaufes: Welche speziellen Aufgaben werden dadurch ausgeführt? • Organisatorische Daten: – Ablaufzeitpunkte – Verbindung zu vorangehenden und nachfolgenden Abläufen – Besonderheiten des Ablaufes 3.10 Feinkonzept erstellen 73 Hinweise zur Bedienung der Mustervorlage Es ist sinnvoller, die Musterdatei in Word als in Excel zu bearbeiten, da Excel nicht die notwendigen Funktionen für die Bearbeitung umfangreicher Texte bereitstellt� Projekt-Tipp Passen Sie die Gliederung an Ihr spezielles Projekt an, indem Sie Ergänzungen und/ oder Streichungen vornehmen. Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Ein Feinkonzept liegt vor; hier: als exakte Beschreibung von Hardware, Software, Schnittstellen und Abläufen. 3.10.6 Externe Lösungspartner einbinden Hintergründe und Ziele Sofern Sie in Ihrem Projekt vorgesehen haben, externe Beratung bzw� Lösungspartner einzusetzen, sollten Sie spätestens in der Phase der Feinkonzeption die entsprechenden Angebote einholen� Was ist zu tun? Die folgenden Aufgaben stehen an: • Die groben Kosten müssen Sie bereits in Ihrer Budgetplanung vorgesehen haben – andernfalls müssen Sie dies jetzt schnellstmöglich nachholen! Eigentlich müssten Sie an dieser Stelle bereits die Auswahl des Lösungspartners getroffen haben, und es müsste dann nur noch rechtzeitig der entsprechende Auftrag erteilt werden� • Bei öffentlich geförderten Vorhaben sind die maximal erlaubten Tagessätze für externes Personal bzw� BeraterInnen oft exakt vorgegeben� Prüfen Sie im Bedarfsfall rechtzeitig, ob dies der Fall ist und ob die in Ihrem Vorhaben benötigten externen ExpertInnen zu diesen Tagessätzen überhaupt gebucht werden können� • Im Extremfall müssen Sie den Aufgabenumfang reduzieren oder relativ aufwändig begründen, dass höhere Tagessätze zwingend angesetzt werden müssen, um die Umsetzung der Aufgabe nicht zu gefährden� Beachten Sie, dass die Formulierung und entsprechende Beantragung bis zur Genehmigung erhebliche Zeit in Anspruch nehmen kann! Aktueller Projektstand: Projektphase 5: Die Einbindung externer ProjektmitarbeiterInnen bzw. Lösungspartner ist erfolgt. Angebote einholen 3 Werkzeuge für die Projektplanung74 Projekt-Tipp Rechnen Sie externe eingeholte Angebote immer nach: Es kommt hin und wieder vor, dass Zwischen- oder Gesamtsummen nicht alle Positionen enthalten, dass Stundensätze fehlerhaft multipliziert werden oder aber dass mit einem falschen Mehrwertsteuersatz gerechnet wird. Nehmen Sie daher ein leeres Excel-Tabellenblatt und rechnen Sie die Positionen nach. Dadurch sind Sie auf der sicheren Seite, wenn es um Ihre entsprechenden Budgetpositionen bzw. die Projektabrechnung geht. 3.11 Projektadministration einrichten 3.11.1 Hintergründe und Ziele Die Vorbereitung der Projektadministration läuft eigentlich immer parallel zur Projektplanung� Dabei geht es darum, • ein Steuerungsgremium einzurichten, • die sonstige Projektkommunikation zu regeln, • die Projektdokumentation und die Projektzeiterfassung vorzubereiten sowie • den Einsatz der Excel-Tools und die entsprechende Aufgabenverteilung innerhalb des Projektes zu planen� Worum es im Einzelnen geht, lesen Sie im folgenden Abschnitt� Einsatz der DV-Tools im Projekt planen Wenn Sie an die detaillierte Planung des Projektes und dessen Umsetzungsvorbereitung gehen, nutzen Sie normalerweise elektronische Hilfsmittel� Dies sind üblicherweise die Anwendungen aus einem Office-Paket, da damit sowohl Textverarbeitung als auch Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware vorhanden und miteinander kompatibel sind� Abhängig von der Größenordnung des Projekts müssen Sie für die Projektumsetzung an dieser Stelle noch weiter gehen und genau planen, welche zusätzlichen „Tools“ Sie einsetzen wollen oder müssen� Manchmal ist auch die Verwendung vorbereiteter Excel-Tabellen oder auch Formblätter vorgeschrieben – dies ist häufig in öffentlich geförderten Vorhaben der Fall, um von allen Projekten einheitlich aufbereitete Daten zu erhalten� Administration und Gremien planen Notwendige Tools beschaffen 3.11 Projektadministration einrichten 75 Projekt-Tipp In vielen Fällen reicht es aus, eine Textverarbeitung wie Microsoft Word und eine Tabellenkalkulation wie Microsoft Excel einzusetzen. Dies hat den großen Vorteil, dass der Umgang mit diesen Werkzeugen nicht zusätzlich erlernt werden muss, da ProjektmitarbeiterInnen damit aus der täglich Arbeit im Regelfall vertraut sind und die Funktionalität kennen. Achten Sie aber auf jeden Fall bei der Erstellung von selbst erstellten Vorlagen für z. B. das Projektcontrolling und Berichtswesen darauf, dass alles so weit wie möglich überschaubar und nachvollziehbar bleibt. Nichts ist schwieriger in einem Projekt als unüberschaubare und vor allem schwer zu pflegende Tabellen. Müssen mehrere MitarbeiterInnen mit Controlling- oder anderen Tabellen umgehen, so sollten Sie die entsprechenden Personen am besten schon beim Entwurf der Tools mit einbeziehen! Sonst kommt es später leicht dazu, dass nur eine einzelne Person die Tabellen pflegen wird, da die anderen darauf verweisen, dass „sie bei der Erstellung nicht eingebunden wurden und nichts abgestimmt ist“. 3.11.2 Was ist zu tun? Ermittlung: Welche Tools werden insgesamt benötigt? Gehen Sie wie folgt vor, um die notwendigen Werkzeuge für die Projektplanung, das Projektmanagement und das Berichtswesen auszuwählen: • Überlegen Sie, welche Werkzeuge Sie überhaupt brauchen und wie Sie diese einsetzen wollen� In der Praxis ist es sinnvoll, dass möglichst viele dieser Tools aus einer Hand kommen, da somit der problemlose Datenaustausch gewährleistet ist: – Microsoft Word und Microsoft Excel sind „Standard“ und sollten von allen ProjektmitarbeiterInnen beherrscht und benutzt werden� Alternativ kann auch eine kostenfreie Office-Lösung wie OpenOffice (http://www�openoffice�org) eingesetzt werden� Beachten Sie dabei aber, dass gerade nach Versionswechseln nicht unbedingt alle fortgeschrittenen bzw� neuen Funktionen von Microsoft Office sofort auch in der freien Software-Lösung verfügbar sind bzw� von dieser verarbeitet und dargestellt werden können� – Sie werden auch Präsentationssoftware benötigen und sich rechtzeitig mit deren Funktionsweise vertraut machen müssen� Im Rahmen von MS Office bietet sich hierfür PowerPoint an, es gibt aber auch in den kostenlosen Office-Paketen entsprechende Lösungen� – Berücksichtigen Sie auf jeden Fall den Lizenzbedarf, hierunter fallen die Kosten für den Kauf von Software, aber auch den Zeitbedarf für Beschaffung, Installation und Schulung� Nehmen Sie entsprechende Vorgänge in Ihre Gesamtplanung auf� 3 Werkzeuge für die Projektplanung76 • Für manche Projekte kann sich auch Projektmanagementsoftware anbieten, die sich direkt in Outlook integriert� Weitere Details hierzu lesen Sie im Anhang 8�1 „Links“� • In transnationalen Projekten kann der Einsatz einer internetgestützten Projektplattform (s� Abb� 21) sinnvoll sein� Überlegen Sie daher, ob Sie Datenbestände auch über größere Distanzen oder Ländergrenzen hinweg den Projektbeteiligten zugänglich machen müssen, z� B� um zu ermöglichen, dass alle ProjektmitarbeiterInnen auf den gleichen Datenbestand zugreifen� Abbildung 21: Beispiel einer Internet-Plattform für Schulung und Projektinformationsaustausch; hier: it’s learning aus Norwegen; www.itslearning.com • Prüfen Sie, welche Werkzeuge Sie insgesamt benötigen und berücksichtigen Sie dabei auch, wer diese bedienen muss: Eine lediglich auf einem einzigen PC verfügbare Projektplanungssoftware kann kaum effektiv genutzt werden, wenn mehrere MitarbeiterInnen damit arbeiten sollen� • Prüfen Sie aber auch, ob es bereits bewährte Muster („Best Practice“) gibt, die Sie problemlos für die neue Aufgabenstellung einsetzen können� Sie brauchen nicht alles neu zu erfinden oder zu konstruieren� Auswahlentscheidung und Beschaffung der notwendigen Tools Nach erfolgter Prüfung, welche Tools Sie insgesamt für das Projektmanagement benötigen, können und müssen Sie die Auswahlentscheidung treffen: Best Practice berücksichtigen 3.11 Projektadministration einrichten 77 • Textverarbeitung: ____________________________________________ • Tabellenkalkulation: __________________________________________ • Präsentation: ________________________________________________ • Projektplanung bzw� -management: ____________________________ • Sonstige Tools: _______________________________________________ Um die problemlose Arbeit sicher zu stellen: Beschaffen Sie die entsprechenden Werkzeuge nach erfolgter Abstimmung zügig und machen Sie alle ProjektmitarbeiterInnen mit dem Software-Portfolio vertraut� Aktueller Projektstand: Projektphase 5a: Auswahl der notwendigen EDV-Tools und deren Bereitstellung für die ProjektmitarbeiterInnen. 3.11.3 Steuerungsgremium und Projektkommunikation Hintergründe und Ziele Ein weiterer Schritt im Rahmen der Projektvorbereitung ist die Einrichtung von Steuerungsgremien und die Strukturierung der allgemeinen Projektkommunikation� Hier kommen die zuvor beschriebenen Rollen der ProjektmitarbeiterInnen bzw� der sonstigen Beteiligten ins Spiel (s� Kapitel 3�1 „Zusammenstellung der Projektgruppe“), denn jede/r muss regelmäßig mit den benötigten Informationen versorgt bzw� einbezogen werden� Zu den zentralen Gremien innerhalb eines (größeren oder längerfristigen) Projekts gehört der Lenkungsausschuss� Dieser ist dafür zuständig, den Projektablauf zu überwachen, steuernd einzugreifen und Entscheidungen zu treffen, um das Vorhaben auf dem richtigen Weg zu halten� Auch die Besprechung von strategischen Fragestellungen, den Zielsetzungen, Teilzielen oder sonstigen Problemen kann im Lenkungsausschuss stattfinden� Was ist zu tun? Sechs Tipps für die Planungen des Lenkungsausschusses: 1� Überlegen Sie, wer den Vorsitz übernehmen soll� 2� Berücksichtigen Sie als TeilnehmerInnen alle relevanten EntscheiderInnen� 3� Planen Sie ein, wer als BeraterIn aus Fachabteilungen oder anderen Bereichen notwendig ist� 4� Beziehen Sie auch TeilnehmerInnen aus dem operativen Bereich als Fachkompetenzen mit ein, die in den Sitzungen Detailauskünfte geben können� Steuerungs- und Lenkungsgremien einrichten Lenkungsausschuss planen 3 Werkzeuge für die Projektplanung78 5� Legen Sie regelmäßige Sitzungsintervalle fest, die über die Laufzeit des Projekts verteilt sind� Berücksichtigen Sie dabei unbedingt Ferienund bekannte Urlaubszeiten, denn nichts ist ärgerlicher, als wenn Sie eine Terminplanung vorlegen, nach der beispielsweise wichtige Sitzungen in den Schulferien stattfinden� Bei der Zeitplanung sollten Sie auch die notwendigen Vorlaufzeiten für die Tagesordnungs- bzw� Berichtserstellung einplanen, ebenso das Procedere für die Einladung – reicht eine E-Mail an alle Beteiligten oder muss es ein formeller Einladungsbrief sein? 6� Vergessen Sie nicht, konkret eine/n Kollegin/Kollegen für die Protokollführung vorzusehen� In diesem Zusammenhang ist auch zu regeln, wer die Protokolle abstimmt und letztlich frei gibt, und an wen diese verteilt werden (ggf� über die Lenkungsausschuss-Mitglieder hinaus)� Legen Sie Fristen fest, in denen die Protokolle erstellt, abgestimmt und verteilt sein müssen� Acht Tipps für die Planung eines Projektteams: Ein weiteres wichtiges Gremium ist das Projektteam� Dieses behandelt die operative Seite des Vorhabens, d� h� die Mitglieder befassen sich mit der Umsetzung in der Praxis und lösen die aufkommenden Fragestellungen oder Probleme� Auch hier gelten für die Planung einige Überlegungen analog zur Planung des Lenkungsausschusses: 1� Nehmen Sie zu jedem Fachthema jemanden ins Projektteam auf� 2� Planen Sie regelmäßige Sitzungen inklusive Protokollführung und -abstimmung� 3� Bereiten Sie vor jeder Sitzung eine Tagesordnung vor und verteilen Sie diese rechtzeitig vor jeder Sitzung� 4� Planen Sie das Vorgehen der Einberufung einer Projektteamsitzung in Krisenzeiten, damit Sie und die Beteiligten entsprechend vorbereitet sind und Sitzungen bei Bedarf schnell stattfinden können� 5� Sehen Sie regelmäßige Berichte aus allen Teilprojektbereichen vor, damit alle relevanten Themen besprochen werden können� 6� Einen besonderen Schwerpunkt auf jeder Tagesordnung sollten aufgetretene Probleme haben, denn in der Gruppe können diese durchgesprochen und ggf� direkt gelöst werden� 7� Weisen Sie regelmäßig auf die Terminsituation bzw� den Fertigstellungsgrad hin, besonders, wenn viele voneinander abgegrenzte Teilmodule entwickelt werden, die zum Stichtag zusammenfließen müssen� 8� Auch Hinweise auf die Kostensituation können dazu beitragen, dass einerseits alle Projektteammitglieder den neuesten Stand haben und andererseits finanzielle Probleme deutlich werden, da davon der Projektverlauf maßgeblich beeinflusst wird� Optimales Projektteam 3.11 Projektadministration einrichten 79 Projekt-Tipp Es kann auch sinnvoll sein, zusätzliche Teilprojektsitzungen einzuführen, die beispielsweise wöchentlich oder 14-tägig stattfinden und dem Austausch über den entsprechenden Teilbereich dienen. Und gerade, wenn sich zentrale Änderungen ergeben, Grundsatzinformationen „von oben“ kommen oder größere Probleme auftreten: Beziehen Sie alle ProjektmitarbeiterInnen mit ein! Sonst fühlen sich Einzelne sehr schnell ausgeschlossen, verlieren die Motivation oder gehen davon aus, dass sie „sowieso nichts erfahren“. Wenn Sie diese Schritte umgesetzt haben, sind Sie der Projektrealisierung ein Stück näher gekommen� Denken Sie immer daran, dass die Kommunikation im Projekt neben der fachlichen Kompetenz die wichtigste Größe ist, die den Projektverlauf und gerade auch den Projekterfolg bestimmt� Was es bedeutet, wenn Kommunikationsmängel auftreten und wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt� KRITISCH: Kommunikationsmängel Kommunikation heißt Informationen austauschen und diese gegenseitig verstehen� Mangelnde Kommunikation hat verschiedene Ursachen – sie entsteht, wenn • jeder darauf vertraut, dass der oder die anderen „schon Bescheid“ wissen, • jeder davon ausgeht, dass „sowie jeder alles mitkriegt“ oder • Informationen bewusst zurück gehalten werden� Insgesamt führt mangelnde Kommunikation im Projekt dazu, dass Informationen entweder nicht weitergegeben werden oder dass diese nicht oder nicht richtig verstanden werden� Wird dieses Nichtverstehen als solches nicht erkannt, kommt eine weitere Verschärfung hinzu: Die ProjektmitarbeiterInnen reden aneinander vorbei, ohne es zu merken und erstellen womöglich Teilergebnisse, die so nicht zusammen funktionieren können� Schuldzuweisungen sind die Folge, obwohl diese natürlich nichts bringen, denn der Mangelfaktor besteht weiterhin� Wie können Sie damit umgehen bzw� das Entstehen solcher Situationen vermeiden? Hier bietet sich der Rückgriff auf die Planung der Projektgremien und der Projektkommunikation an: Führen Sie regelmäßige Projektteamsitzungen ein, die Sie klar gliedern und deren Ergebnisse Sie protokollarisch festgehalten� Informationsaustausch sicherstellen 3 Werkzeuge für die Projektplanung80 • Wöchentliche oder 14-tägige Sitzungen eignen sich hervorragend dazu, den aktuell erreichten Projektstand und die anstehenden Probleme zu diskutieren und einzugreifen� • Wichtig: Schreiben Sie als Projektleiter die Protokolle nicht selbst, sondern übertragen Sie diese Aufgaben auf einen Projektmitarbeiter� Ansonsten sind Ihre Engpässe vorprogrammiert� • Geben Sie eher zu viele als zu knappe Informationen, und informieren Sie eher öfters als weniger� Aus der Projekt-Praxis: Treten größere Probleme auf, werden in vielen Betrieben detaillierteste Aufschreibungen erstellt, die genau wiedergeben, wer wann was gesagt oder mit wem telefoniert hat – und diese Liste muss natürlich durch die Projektleitung erstellt werden� Damit wird jedoch erst einmal weitere Arbeitszeit in der kritischen Phase gebunden, ohne dass dies weiter führt� Die damit erreichte weitere Verschärfung der zeitlichen Situation will später aber niemand wahrhaben� Besser wäre es, solche Aufgaben an das Ende des Projektes zu verlegen und in einer Rückschau die kritischen Stellen zu erkennen, um sie in weiteren Projekten zu vermeiden� Zu einer solchen Rückschau kommt es jedoch erfahrungsgemäß selten, denn irgendwann läuft die vollständig umgesetzte Lösung, und niemand will sich mehr mit früheren Problemstellungen befassen� Außerdem drängeln meistens die nächsten Aufgaben, und es wird als Zeitverschwendung angesehen, eine Rückschau zu halten� Aktueller Projektstand: Projektphase 5a: Projektsteuerungsgremien sind eingerichtet und die Wege und Arten der Projektkommunikation sind festgelegt. Störungen in der Umsetzung vermeiden

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References

Zusammenfassung

Die wichtigsten Projekt-Werkzeuge für Praktiker.

Von der Projektskizze über die konkrete Kostenermittlung, die Aufgabenverteilung bis zur erfolgreichen Umsetzung: Ein Projekt zu managen verlangt viele fachliche, organisatorische und administrative Fähigkeiten. Oft gilt es, komplexe Abhängigkeiten zu überblicken, verschiedene Abteilungen zu koordinieren und Teilergebnisse auszuwerten. Dieses Buch liefert Ihnen die dafür geeigneten Werkzeuge: Denn das Projektziel muss natürlich im gesetzten Zeitrahmen und zu den kalkulierten Kosten erreicht werden! So macht Projektmanagement Spaß! Dieser Ratgeber bietet Ihnen einen kompletten Leitfaden für die Projektsteuerung und zeigt, wie Sie Ihre Projekte erfolgreich managen und umsetzen. Viele wertvolle Tipps aus der Praxis helfen Ihnen, den richtigen Schritt zur richtigen Zeit zu gehen. Dieses Buch liefert Ihnen bewährte Werkzeuge für die Planung, Administration und Betriebswirtschaft Ihrer Projekte:

* Tabellen für die Personaleinsatzplanung,

* Diagramme zur Präsentation

* Auswertungen für das Projektcontrolling

* Kostenplanung

* Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Abläufen und Abhängigkeiten

So können Sie auf spezialisierte Projektmanagement-Software

vollständig verzichten!

Der Autor

Dr. Holger H. Stutzke hat Wirtschaftswissenschaft studiert und besitzt beruflich langjährige Erfahrungen als Projektleiter und Berater im Banken sowie öffentlichen Bereich. Als PC-Experte der ersten Stunde kennt und nutzt er MS Excel von der ersten Version an und setzt die vielfältigen Funktionen sowohl für umfangreiche betriebliche Projekte als auch für das private Controlling ein. Er hat als Fachautor mehrere Bücher und eine Vielzahl von Fachbeiträgen zu IT-, Organisations- und Wirtschaftsthemen veröffentlicht.