Anhang in:

Holger H. Stutzke

Projektmanagement mit Excel, page 178 - 183

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3806-2, ISBN online: 978-3-8006-3930-4, https://doi.org/10.15358/9783800639304_178

Series: Vahlen Praxis

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8 Anhang 8.1 Links Die in diesem Buch vorgestellten Excel-Werkzeuge eignen sich sehr gut für das Projektmanagement von kleinen und mittelgroßen Vorhaben� Wenn Sie große bzw� sehr umfangreiche Projekte managen müssen, bietet es sich an, spezialisierte Projektmanagement-Software einzusetzen� Diese ermöglicht u� a� auch komplette Zeit- und Ressourcenverwaltung und erstellt unter anderem direkt Gantt-Diagramme (s� Abb� 52)� Um Kosten zu sparen, können Sie ebenso auf kostenlos im Internet verfügbare Projektmanagement-Software zugreifen� Im Folgenden einige Links zu entsprechenden Anbietern� Kostenlose Software für das Projektmanagement: Gantter (s. Abb. 51) ist eine kostenlose, internetgestützte Projektplanungssoftware und läuft direkt im Browser. Die Software greift auf die auf dem PC gespeicherten Projektdateien zu (http://gantter.com). Abbildung 51: Eine kostenlose, internetgestützte Projektmanagementlösung ist Gantter GanttProject ist ein Projektplanungstool, das auf dem PC installiert wird und ähnlich wie Microsoft Project arbeitet (http://www.ganttproject.biz/). Inloox integriert sich vollständig in Microsoft Outlook und bietet u. a. Zeitplanung, Arbeitspaketverwaltung, Mind Mapping (http://www.inloox.de). Kostenlose Software 8 Anhang180 Kostenpflichtige Software für das Projektmanagement: Microsoft Project (s. Abb. 52) integriert sich in die Office-Umgebung von Microsoft (http://www.microsoft.de). Abbildung 52: Balkenplan-Beispiel aus MS Project Projectplace ist ein Online-Service, der es ermöglicht, Projekte im Team abzuwickeln. Funktional bietet es u. a. Projektplanung, Aufgabenkoordination und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten (http://www.projectplace.de). Blue Ant ist eine internetbasierte Multi-Projektmanagement-Software und bietet u. a. Planung, Controlling, Ressourcenverwaltung und Zeiterfassung (http://www.blue-ant.de). 8.2 Erläuterungen zu Fachbegriffen 8.2.1 Netzplan/Netzplantechnik Der Begriff Netzplan wird im Rahmen der so genannten „Netzplantechnik“ verwendet� Diese umfasst alle Verfahren zur Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie� Dabei können Zeit, Kosten, Einsatzmittel bzw� Ressourcen berücksichtigt werden� Ein Netzplan ist die graphische oder tabellarische Darstellung von Abläufen und der Abhängigkeiten� Microsoft Excel ist für die Darstellung von Netzplänen weniger gut geeignet� 8.2.2 Projektstrukturplan (PSP) Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine Gliederung des Projekts in planbare und kontrollierbare Teilaufgaben� Im Rahmen des PSP wird das Projektziel in einzelne Arbeitspakete bzw� Teilaufgaben aufgeteilt und die Beziehung zwischen den Arbeitspaketen beschrieben� Der Projektstrukturplan stellt die Projektgesamtaufgabe graphisch dar und ist die Grund- Gesamtaufgabe grafisch darstellen 8.3 Übersicht über die Musterdateien 181 lage für die Aufwandschätzung� Weiterhin ermöglicht er die Ablauf-, Termin- und Kostenplanung� Der Projektstrukturplan ist keine zeitliche Darstellung der Abfolge der Arbeitspakete innerhalb des Projektes� Mit Microsoft Excel können Sie zwar grundsätzlich die Arbeitspakete und ihre Abhängigkeiten darstellen, dies bedeutet aber einen hohen Aufwand für die Erstellung und Pflege� 8.2.3 SWOT-Analyse SWOT = Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats, also frei übersetzt Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken� Mit einer SWOT-Analyse werden sowohl innerbetriebliche Stärken und Schwächen (Strengths-Weaknesses) als auch externe Chancen und Gefahren (Opportunities-Threats) betrachtet, die die verschiedenen Handlungsfelder des Unternehmens betreffen� Aus der Kombination der Stärken/Schwächen-Analyse und der Chancen/Gefahren-Analyse können Sie eine ganzheitliche Strategie für die weitere Ausrichtung der Unternehmensstrukturen und der Entwicklung bzw� der Optimierung der Geschäftsprozesse ableiten� Die Stärken und Schwächen sind dabei als relative Größen zu betrachten und können erst im Vergleich mit einer Konkurrenzsituation aussagekräftig beurteilt werden� Abbildung 53: Beispiel für eine SWOT-Analyse 8.3 Übersicht über die Musterdateien Die im Folgenden gelisteten Excel- und Word-Musterdateien stehen Ihnen auf der CD-ROM zum Buch im Format der Office-Versionen 2003 und 2007 zur Verfügung – Dateinamensendungen �xls/�xlsx bzw� �doc/ �docx� SWOT: Bei Planung oft nötig 8 Anhang182 Musterdatei-Beschreibung Dateiname Beispiel in Kapitel Projektplanung Aufstellung der insgesamt am Projekt beteiligten MitarbeiterInnen PM > I-1 ProjektmitarbeiterInnen 3.1 Muster einer IT-Pflichtenheft- Gliederung PM – Pflichtenheft-Gliederung 3.2 Ist-Zustandserfassung PM – Ist-Zustandserfassung 3.3 Planung Arbeitsbereiche PM > I-2 Projektarbeitsbereiche“ 3.4.1 Arbeitspaket-Beschreibung PM – AP-Beschreibung 3.4.2 Ressourcenliste PM > I-3 Ressourcenliste 3.5.3 Übersicht über den Schulungsbedarf PM > I-13 Schulungsbedarf 3.6.3 Ermittlung der Personalkosten PM > I-5 Personalkosten-Arbeitstag 3.7.3 Berechnung der Sachkosten der Arbeitspakete PM > I-6 Sachkostenplanung 3.7.3 Übersichtstabellen für Einmalkosten und laufende Kosten PM > I-7 Einmal-lfd-Kosten 3.7.3 Ermittlung der Kosten pro Arbeitspaket PM > I-8 Kosten pro Arbeitspaket 3.7.3 Finanzplanung mit Unterscheidung zwischen Eigen- und Fördermitteln PM > I-9 Eigen-Fördermittel 3.7.5 Projektkosten nach Jahren/ Jahrestranchen PM > I-10 Projektkosten nach Jahren 3.7.5 Übersicht über die Mitarbeiter- Einbindung über mehrere Projekte PM > I-11 Personal-Einbindung 3.7.5 Übersicht über die Mitarbeiter- Einbindung über mehrere Projekte auf Monatsebene PM > I-12 Mitarbeiter-Einbindung 3.7.5 Beispiel eines einfachen Balkenplans PM > I-4a einfache Zeitplanung 3.8.3 Beispiel eines Gantt-Balkenplans PM > I-4b Zeitplanung Excel- Balkendiagramm 3.8.4 Muster Feinkonzept-Gliederung für ein IT-Projekt PM – Feinkonzept-Gliederung 3.10.5 Projektadministration Muster für die Struktur der Projektdokumentation PM – Dokumentationsstruktur 4.1.3 Übersicht der Vertretungsregelungen im Projekt PM > II-1 Vertretungsregelungen 4.3.3 8.3 Übersicht über die Musterdateien 183 Musterdatei-Beschreibung Dateiname Beispiel in Kapitel Kompetenzregelungen für ein Projekt PM > II-2 Kompetenzregelungen 4.4.3 Checkliste für den Abschlusstest PM – Checkliste Abschlusstest 4.9.1 Checkliste Rollout-Planung PM – Checkliste Rollout-Rollback- Planung 4.9.2 Checkliste Rollback-Planung PM – Checkliste Rollout-Rollback- Planung 4.9.2 Checkliste Integrationstest PM – Checkliste Integrationstest 4.9.3 Abnahmeprotokoll (Muster) PM – Abnahmeprotokoll 4.10.3 Krisenplan PM > II-3 Krisenplan 4.11.2 Projektabschlussarbeiten PM – Abschlussarbeiten 4.11.3 Projektsteuerung Relativer Projektfertigstellungsgrad in Form einer Soll-Ist- Tabelle PM > III-1 AP Fertigstellung-relativ 5.1.2 Absoluter Projektfertigstellungsgrad PM > III-2 AP Fertigstellung absolut 5.1.2 Beispiel eines Gantt-Blakenplans zur Projektfortschrittskontrolle PM > III-3 Fortschrittskontrolle Dia 5.1.3 Beispiel für eine Abweichungsanalyse der Personalkosten inklusive Erläuterungen zu den Abweichungen PM > IV-6 Soll-Ist-Vergleich Persona 5.2.3 Beispiel für eine Abweichungsanalyse der Sachkosten inklusive Erläuterungen zu den Abweichungen PM > IV-7 Soll-Ist-Vergleich Sachkos 5.2.3 Checkliste Qualitätssicherung PM – Checkliste Qualitätssicherung 5.4.2 Terminüberwachung mit dem Gantt-Balkenplan PM > III-3 Fortschrittskontrolle Dia 5.3.3 Terminüberwachung mit der Terminliste PM > III-4 AP Soll-Ist-Vergleich Ter 5.3.3 Beispiel einer Grobübersicht über die Projektzeitplanung PM – Projektzeitplaner 5.5.1 Formular für Projektfortschrittsberichte PM – Projektfortschrittsbericht 5.5.3 Muster einer Tagesordnung zur Vorbereitung einer Projektteamsitzung PM – Vorbereitung Projektteamsitzung 5.6.3 Muster einer Protokoll-Datei PM – Protokoll Projektteamsitzung 5.6.3 8 Anhang184 Musterdatei-Beschreibung Dateiname Beispiel in Kapitel Projekt-Betriebswirtschaft Arbeitszeit-Erfassungstabelle PM – Arbeitszeiterfassung leer 6.3.3 Time Sheet-Muster (Monatsblatt) PM – Timesheets leer.xlsx 6.3.3 Tabelle für die tägliche Erfassung der Arbeitszeit pro Projekt (täglich) PM > IV-3 Zeiterfassung pro Projekt und PM – Arbeitszeitverteilung auf die Projekte 6.3.3 Tabelle für die tägliche Erfassung der Arbeitszeit pro Projekt (Summe) PM > IV-3 Zeiterfassung pro Projekt und PM – Arbeitszeitverteilung auf die Projekte.xlsx 6.3.3 Erfassungstabellen für Einnahmen und Ausgaben PM > IV-4 Einnahmen und PM > IV-5 Ausgaben 6.4.3 Checkliste Rechnungsbearbeitung PM – Checkliste Rechnungsbearbeitung 6.5.3 Soll-/Ist-Vergleich Personalkosten mit Hochrechnung des Soll-Verbrauchs zum aktuellen Projektzeitpunkt (entsprechend Fertigstellungsgrad) PM > IV-6 Soll-Ist-Vergleich Persona 6.6.3 Soll-/Ist-Vergleich mit Hochrechnung des Soll- Verbrauchs zum aktuellen Projektzeitpunkt (entsprechend Fertigstellungsgrad) PM > IV-7 Soll-Ist-Vergleich Sachkos 6.6.3 PowerPoint-Präsentation PM – Unternehmenshomepage 6.8.3 Checkliste Präsentation Projektabschluss PM – Checkliste Präsentation Projektabschluss 6.9.3 Musterdatei für eine SWOT- Analyse PM > I-14 SWOT-Analyse 8.2.3

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References

Zusammenfassung

Die wichtigsten Projekt-Werkzeuge für Praktiker.

Von der Projektskizze über die konkrete Kostenermittlung, die Aufgabenverteilung bis zur erfolgreichen Umsetzung: Ein Projekt zu managen verlangt viele fachliche, organisatorische und administrative Fähigkeiten. Oft gilt es, komplexe Abhängigkeiten zu überblicken, verschiedene Abteilungen zu koordinieren und Teilergebnisse auszuwerten. Dieses Buch liefert Ihnen die dafür geeigneten Werkzeuge: Denn das Projektziel muss natürlich im gesetzten Zeitrahmen und zu den kalkulierten Kosten erreicht werden! So macht Projektmanagement Spaß! Dieser Ratgeber bietet Ihnen einen kompletten Leitfaden für die Projektsteuerung und zeigt, wie Sie Ihre Projekte erfolgreich managen und umsetzen. Viele wertvolle Tipps aus der Praxis helfen Ihnen, den richtigen Schritt zur richtigen Zeit zu gehen. Dieses Buch liefert Ihnen bewährte Werkzeuge für die Planung, Administration und Betriebswirtschaft Ihrer Projekte:

* Tabellen für die Personaleinsatzplanung,

* Diagramme zur Präsentation

* Auswertungen für das Projektcontrolling

* Kostenplanung

* Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Abläufen und Abhängigkeiten

So können Sie auf spezialisierte Projektmanagement-Software

vollständig verzichten!

Der Autor

Dr. Holger H. Stutzke hat Wirtschaftswissenschaft studiert und besitzt beruflich langjährige Erfahrungen als Projektleiter und Berater im Banken sowie öffentlichen Bereich. Als PC-Experte der ersten Stunde kennt und nutzt er MS Excel von der ersten Version an und setzt die vielfältigen Funktionen sowohl für umfangreiche betriebliche Projekte als auch für das private Controlling ein. Er hat als Fachautor mehrere Bücher und eine Vielzahl von Fachbeiträgen zu IT-, Organisations- und Wirtschaftsthemen veröffentlicht.