Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung in:

Holger H. Stutzke

Projektmanagement mit Excel, page 121 - 148

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3806-2, ISBN online: 978-3-8006-3930-4, https://doi.org/10.15358/9783800639304_121

Series: Vahlen Praxis

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5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung In diesem Abschnitt: • Begleitende Projektsteuerung • Fortschrittsüberwachung • Kostenüberwachung • Terminüberwachung • Laufende Qualitätssicherung • Berichtswesen • Sitzungen von Projektteam und begleitenden Gremien Spätestens in dem Moment, in dem die ersten Aufgaben im Projekt verteilt wurden, beginnt die parallele Phase der begleitenden Projektsteuerung� Eigentlich handelt es sich dabei um laufende Rückkopplungen durch die Beteiligten über Status und Fortschritt des Vorhabens� Die Projektleitung muss jederzeit darauf reagieren und mit- bzw� gegensteuern, sobald etwas aus dem Ruder läuft� Es ist ein Regelkreis, der sich über die gesamte Projektlaufzeit fortsetzt� Immerhin muss ein mehr oder weniger umfangreiches Projekt umgesetzt werden, an dem viele Personen mit unterschiedlichen Aufgaben, Kenntnissen und Kompetenzen beteiligt sind, und zum Schluss muss alles so zusammen passen, dass die ursprüngliche Aufgabenstellung ordnungsgemäß und vollständig erledigt wurde� Keine leichte Aufgabe! Für die Projektleitung bedeutet diese Phase im Wesentlichen, mehrere Dinge gleichzeitig im Auge zu behalten: • Projektziele und Projektfortschritt, • Termine, • Kosten� Die Basis für die Projektsteuerung bildet die Projektplanung bzw� der Projektablaufplan: Dort sind die vorgesehen Aufgaben, Daten und Zeiten eingetragen und den Ressourcen zugeordnet� Diese Angaben sollten natürlich soweit verlässlich sein, dass eine Arbeit „nach Plan“ auch realistisch zum Ziel führt� Ansonsten wäre schon die Planung Makulatur� Die Überwachung und Steuerung ist neben der Führung des Projektteams die zentrale Aufgabe der Projektleitung� Status und Fortschritt ermitteln Alles soll „nach Plan“ verlaufen 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung122 Praxis-Hinweis Besonders wichtig bei der Projektsteuerung ist die Erhaltung der Transparenz. Dies bedeutet, dass die übergeordneten Hierarchiestellen bzw. die Projektauftraggeber jederzeit einen aktuellen Stand abfragen können. Sie als ProjektleiterIn müssen dafür sorgen, dass sie ständig Auskunft geben können. Die dafür zu sammelnden Informationen umfassen sowohl den Projektfortschritt, die Einhaltung von Terminen und Kosten als auch Hinweise über aufgetretene Probleme und deren Lösung. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie die begleitende Projektsteuerung aus der Sicht der Projektleitung angehen, welche technischen und organisatorischen Hilfsmittel Sie einsetzen können und wie Sie die besagte Transparenz so weit wie möglich herbeiführen und beibehalten können� Microsoft Excel ist dabei ein gutes Werkzeug, um die Projektdaten zu erfassen, aufzubereiten und darzustellen� 5.1 Projektfortschrittskontrolle 5.1.1 Hintergründe und Ziele Im Rahmen der Umsetzungsvorbereitung haben Sie die Aufgaben geplant und sowohl zeitlich als auch kosten- und ressourcenmäßig aufgelistet� Die entsprechenden Tabellen sind Ihr „Soll-Plan“ und damit die Grundlage der Überwachung und Steuerung: Die Soll-Planung stellt dar, wann welche Aufgabe erledigt sein muss, um den vorgesehenen Endtermin des Projekts sicher zu erreichen� Doch jetzt, in der laufenden Phase der Projektumsetzung, müssen Sie ebenso laufend ermitteln, wie weit die einzelnen Arbeitspakete und Teilaufgaben erledigt wurden� Wichtig dabei ist, jederzeit auskunftsfähig gegenüber den Projektauftraggebern bzw� den Steuerungsgremien zu sein� Besonders zwei in einem regelmäßigen Intervall durchzuführende Aufgaben sind dafür entscheidend: • Stellen Sie den Projektfortschrittsgrad fest� • Übertragen Sie diesen in Ihre Projektfortschrittsüberwachung und erstellen Sie auf dieser Basis regelmäßig entsprechende Übersichten „Wo stehen wir aktuell?“� Im Folgenden erhalten Sie Anleitungen und Tipps, wie Sie mit Excel die Informationen sammeln und aufbereiten� 5.1.2 Projektfertigstellungsgrad ermitteln Im laufenden Verfahren der Projektumsetzung müssen Sie für jedes Arbeitspaket bzw� jede Teilaufgabe feststellen, wie weit die Umsetzung fortgeschritten ist� Technisch ist dies in vielen Fällen durch eine einfache Soll und Ist fließen zusammen 5.1 Projektfortschrittskontrolle 123 Prozentangabe zu erledigen, die Sie von den jeweiligen Aufgabenverantwortlichen abfragen müssen� Dabei ist jedoch zwischen dem relativen und dem absoluten Projektfertigstellungsgrad zu unterscheiden� Wichtiges Ergebnis dieser Abfrage ist die Ermittlung der noch verbleibenden Arbeitstage für die jeweilige Teilaufgabe� Was ist zu tun? Für Ihre „Kontrollaufgabe“ bedeutet dies also, dass Sie sozusagen einen ständigen (oder regelmäßigen) Soll-/Ist-Vergleich anstellen� Dabei müssen Sie allerdings bedenken, dass es gerade bei den vielen Teilaufgaben eines Projektes keineswegs einfach ist, gerade den inhaltlichen Teil jederzeit so zu beurteilen bzw� zeitlich zu bewerten, dass eine sichere Aussage über den aktuell erreichten Fortschritt möglich ist� Oft kommt nur eine etwas genauere Schätzung dabei heraus – aber diese ist besser als gar keine Aussage� Bei der Überwachung von Terminen ist es ähnlich einfach: Per Projektablaufplan oder Kalender können Sie kennzeichnen, ob ein Termin eingehalten wurde oder nicht� Das heißt, wenn Sie abfragen, ob die Aufgabe fertig ist, reicht im Prinzip in terminlicher Hinsicht ein Ja oder ein Nein� Bei der Ermittlung des Fertigstellungsgrades ist dies nicht so einfach: Sie können zwei Hilfsdarstellungen anwenden, um der entsprechenden Transparenz näher zu kommen: • Relativer Projektfertigstellungsgrad und • absoluter Projektfertigstellungsgrad� Relativer Projektfertigstellungsgrad – Die Prozentfrage Für die Erfassung des relativen Projektfertigstellungsgrads gehen Sie auf Arbeitspaket-Ebene oder auch Einzelaufgaben-Ebene und befragen den oder die jeweilige/n Arbeitspaket-Verantwortliche/n, zu wie viel Prozent das Arbeitspaket oder die Einzelaufgabe fertig gestellt ist� Die entsprechende Aussage wird meistens eine relative Größenordnung beinhalten wie „ca� 35 – 45 %“ (s� Abb� 27)� Die Aufgabe der Projektleitung besteht darin, diese Angabe in eine „echte“ Prozentzahl umzuwandeln und vor allem einzuschätzen, wie realistisch diese Angabe ist� In der Praxis zeigt sich oft Folgendes: • Der erzielte Fortschritt wird überschätzt, da es gerade in der Anfangszeit der Lösung einer Aufgabe relativ schnell erste Teilergebnisse gibt� • Der noch zu leistende Aufwand wird unterschätzt� • Noch zu lösende Fragestellungen werden (noch) nicht erkannt, und Problembereiche werden als schnell zu lösen eingeschätzt� Regelmäßiger Soll-/Ist- Vergleich Fertigstellungsgrad ermittlen 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung124 • Die Verfügbarkeit von externen Partner, BeraterInnen aus Fachabteilungen oder auch von „Kompetenzträgern“ wird ständig vorausgesetzt, sodass Verzögerungen durch Nicht-Verfügbarkeit nicht eingeschätzt werden� • Persönliche Einstellungen wie „ich muss immer alles positiv darstellen, um nicht gegenüber den anderen abzufallen“ oder „ich darf nicht als derjenige erscheinen, der am längsten für seine Aufgaben braucht“ kommen hinzu und führen dazu, das reale Bild zu verfälschen� Alles in allem kommt häufig die Aussage, dass die Teilaufgabe oder das Arbeitspaket so gut wie fertig sind – die „Fast-fertig-Falle“� Daher zwei Tipps aus der Praxis, wie Sie damit umgehen können: • Hüten Sie sich davor, die Aussagen der ProjektmitarbeiterInnen ungefiltert an die höheren Hierarchiestufen weiter zu geben� • Fertigen Sie kleine Tabellen an, in denen die Aussagen zu den einzelnen Arbeitspaketen zusammen gefasst sind� Schreiben Sie auch die Aufgabenbezeichnung und den Ressourcennamen dazu – je nachdem, für wen die Auswertung bestimmt ist� Sie erhalten so einen schnellen Überblick und können immer wieder auf die Tabellen zurückgreifen� Excel-Muster „Relativer Projektfertigstellungsgrad“ Geben Sie Ihre Werte in den grün unterlegen Feldern ein – das Tool berechnet Ihnen den relativen Fertigstellungsgrad� Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > III-1 AP Fertigstellung relativ Abbildung 27: Relativer Projektfertigstellungsgrad in Form einer Soll-Ist-Tabelle Nach Arbeitspaketen unterteilen 5.1 Projektfortschrittskontrolle 125 Absoluter Projektfertigstellungsgrad – Die Ja/Nein-Frage Bei der Ermittlung des absoluten Projektfertigstellungsgrads geht es nicht darum, für jedes Arbeitspaket den prozentualen Fertigstellungsgrad abzufragen, sondern nur um die Frage, wie viele Arbeitspakete sind abgeschlossen und wie viele (noch) nicht (s� Abb� 28)� Den „absoluten Fertigstellungsgrad“ errechnen Sie aus der Summe des Zeitaufwands der bereits abgeschlossenen Arbeitspakete bezogen auf den Zeitaufwand aller Arbeitspakete (also des Zeitaufwands für das Gesamtprojekt)� Fragen nach dem absoluten Fertigstellungsgrad kommen zwischendurch recht schnell von den oberen Hierarchien und können durch anschauliche Tabellen wie im folgenden Beispiel (s� Abb� 28) dargestellt bzw� belegt werden� Excel-Muster „Absoluter Projektfertigstellungsgrad“ Durch die einfache Eingabe der entsprechenden Zahlen in den grün unterlegten Feldern rechnet Ihnen die Tabelle die Fertigstellungsgrade aus� Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > III-2 AP Fertigstellung absolut Abbildung 28: Absoluter Projektfertigstellungsgrad Projekt-Tipp Achten Sie darauf, im Projekt immer die gleiche Übersicht zu verwenden und nicht zwischen dem relativen und absoluten Projektfertigstellungsgrad hin- und herzuwechseln. 5.1.3 Darstellung des laufenden Projektfortschritts per Gantt-Diagramm Nachdem Sie die Prozentsätze der Fertigstellung der jeweiligen Teilaufgaben ermittelt haben, liegen Ihnen auch die verbleibenden Resttage bis zum Abschluss der Teilaufgaben vor� Diese Angabe benötigen Sie, um Ihr Projektfortschrittsdiagramm („Gantt-Diagramm“) so zu verändern, dass dieses nach jeder Aktualisierung sowohl den Erledigungsgrad als auch die verbleibenden Tage für jedes Arbeitspaket angibt� Wie viele Teilaufgaben sind abgeschlossen? Benötigte Restzeit ermitteln 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung126 Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > III-3 Fortschrittskontrolle Dia So gehen Sie anhand der Mustertabelle vor: • Erfassen Sie die ermittelten prozentualen Fortschrittswerte (relativer Projektfortschritt pro Arbeitspaket) im entsprechenden Tabellenblatt, das für die Erstellung des Projektfortschritts-Diagramms verwendet werden soll� • Passen Sie die Beginn- bzw� Endedaten bei Bedarf an den aktuellen Stand an� Nutzen Sie bei zeitlichen Abhängigkeiten den in Kapitel 3�8�4 Excel-Muster „Gantt-Balkendiagramm“ beschriebenen Excel-Trick für die Erfassung der Datumsangaben� • Legen Sie ein „Gantt-Diagramm“ an, welches sowohl den erzielten Projektfortschritt als auch die verbleibende Restdauer für jede Teilaufgabe anzeigt� Nutzen Sie dazu wieder die Excel-Diagrammfunktion und fügen ein 2D-Balkendiagramm in der Form gestapelter Balken ein� So geht’s: 1� Aktivieren Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Diagramme den Eintrag Balken� 2� Wählen Sie unter 2D-Balken die Option Gestapelte Balken� Es erscheint eine leere Diagrammfläche� Zusätzlich werden die Diagrammtools mit den Registerkarten Entwurf, Layout und Format eingeblendet� 3� Klicken Sie in den Diagrammtools auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Daten auf die Schaltfläche Daten auswählen� Das Fenster Datenquelle auswählen erscheint� 4� Markieren Sie in Ihrer Datentabelle die Datenbereiche Arbeitspaket [Bezeichnung] und Beginn [Datum] inklusive der Überschriften – in der Mustertabelle also die Felder B2:C12)� 5� Bestätigen Sie mit OK� Ein Diagramm wird eingeblendet� 6� Öffnen Sie in den Diagrammtools die Registerkarte Entwurf und wählen Sie erneut aus der Gruppe Daten die Schaltfläche Daten auswählen an� Das gleichnamige Fenster Datenquelle auswählen wird angezeigt� 7� Hier bestätigen Sie Hinzufügen� Das Dialogfenster Datenreihe bearbeiten öffnet sich� Der Cursor steht im Feld Reihenname� 8� Klicken Sie die Spaltenüberschrift erledigt [Tage] an (Feld E2)� 9� Im Fenster Datenreihe bearbeiten gehen Sie ins Feld Reihenwerte und löschen Sie den vorhandenen Inhalt� 10� Danach markieren Sie bei gedrückt gehaltener Hochstelltaste (Shift- Taste) die Datenfelder der Spalte erledigt [Tage] (Felder E2:E12)� 11� Bestätigen Sie durch Klick auf OK� Gantt- Diagramme für den schnellen Überblick 5.1 Projektfortschrittskontrolle 127 12� Wählen Sie im Fenster Datenquelle auswählen erneut Hinzufügen� Das Fenster Datenreihe bearbeiten öffnet sich� Der Cursor steht im Feld Reihenname� 13� Klicken Sie die Spaltenüberschrift Rest [Tage] an (Feld F2)� 14� Löschen Sie im Dialogfenster Datenreihe bearbeiten den im Feld Reihenwerte vorhandene Inhalt� 15� Markieren Sie wieder mit gedrückt gehaltener Hochstelltaste (Shift- Taste) die Datenfelder der Spalte Rest [Tage] (Felder F2:F12)� 16� Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch Klick auf OK� Schließen Sie auch das Dialogfenster Datenquelle auswählen mit OK� In den folgenden Schritten zaubern Sie aus dem Diagramm ein Gantt- Diagramm� So geht’s: 1� Aktivieren Sie im Diagramm die erste Datenreihe (Beginn [Datum]), oder wählen Sie diese aus der Liste der Diagrammelemente aus (Diagrammtools > Registerkarte Format > Gruppe Aktuelle Auswahl > Feld Diagrammelemente)� Die farbigen Balken werden markiert� 2� Holen Sie unter den Diagrammtools die Registerkarte Format nach vorne� In der Gruppe Aktuelle Auswahl gehen Sie auf Auswahl formatieren; sofort öffnet sich das Fenster Datenreihen formatieren� 3� Wählen Sie in der Navigationsleiste des Dialogfensters den Eintrag Füllung und kennzeichnen Sie im rechten Fensterbereich die Option Keine Füllung� 4� Blenden Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche Schließen wieder aus� 5� Klicken Sie im Diagramm auf die Legende, und betätigen Sie die Entf- Taste� 6� Aktivieren Sie auf die vertikale Achse (Rubrik), oder wählen Sie diese aus einer Liste von Diagrammelementen aus – hierzu gehen Sie über die Diagrammtools > Registerkarte Format > Gruppe Aktuelle Auswahl > Feld Diagrammelemente)� 7� Drücken Sie unter den Diagrammtools > Registerkarte Format > Gruppe Aktuelle Auswahl die Schaltfläche Auswahl formatieren; es öffnet sich das Dialogfenster Achse formatieren� 8� Kennzeichnen Sie unter Achsenoptionen das Kontrollkästchen Kategorien in umgekehrter Reihenfolge, und blenden Sie das Fenster über Schließen wieder weg� 9� Wenn sich die Schrift auf der horizontalen Achse überschneidet, können Sie diese leicht schrägstellen, um die Lesbarkeit zu verbessern: Markieren Sie hierzu die horizontale Achse im Diagramm� 10� Gehen Sie wieder den Weg über die Diagrammtools > Registerkarte Format > Gruppe Aktuelle Auswahl und wählen Sie Auswahl formatieren� Das gleichnamige Fenster wird eingeblendet� 12 Schritte zum Gantt- Diagramm 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung128 Abbildung 29: Beispiel eines Gantt-Balkenplans zur Projektfortschrittskontrolle 5.2 Kostenkontrolle 129 11� Aktivieren Sie in der Navigationsleiste den Eintrag Ausrichtung und ändern Sie bei Benutzerdefinierter Winkel über den Stellgrößenpfeile nach unten den Winkelwert, bis die Achsenbeschriftung den gewünschten Winkel erreicht hat� 12� Beenden Sie Ihre Einstellung über Schließen� Nun haben Sie das Ziel erreicht und ein Gantt-Diagramm erzeugt, das die Aufgaben zeitlich darstellt und dabei zusätzlich den erreichten Projektfortschritt anzeigt� Aktueller Projektstand: Projektphase 6a: Der Projektfortschritt wird laufend überwacht. 5.2 Kostenkontrolle 5.2.1 Hintergründe und Ziele Für Projekte wird im Rahmen der Planung und Vorbereitung ein Kostenrahmen ermittelt und festgehalten� Dieser ist meistens auch zwingend einzuhalten, denn die entsprechenden Kosten bedeuten Ausgaben für das Unternehmen� Diese müssen erwirtschaftet werden, und die notwendigen Mittel müssen zur Verfügung gestellt werden� Ändern sich die Kosten während der Projektlaufzeit – und meistens ist es nach oben –, so bedeutet dies im Regelfall, dass zusätzliche Mittel genehmigt werden müssen� Kann dies nicht gewährleistet werden, ist das Projekt oder Teile von ihm nicht mehr durchführbar� So etwas kann gravierende Auswirkungen auf das Fortbestehen oder auch den Beschäftigungsgrad der Firma haben� Bei internen Projekten bedeutet eine Kostenerhöhung oftmals, dass die zusätzlich notwendigen Mittel für andere Vorhaben nicht mehr zur Verfügung stehen, und dass es zu Verschiebungen in der strategischen Planung mit den entsprechenden Auswirkungen kommt� Ziel muss es also sein, die geplanten Kosten so weit wie überhaupt möglich einzuhalten� Dies muss durch eine effektive Kostenkontrolle unterstützt werden� Was auf keinen Fall passieren darf ist, dass (gravierende) Kostenüberschreitungen erst nachträglich, also bei einer Nachkalkulation (oder im öffentlichen Bereich bei der Erstellung des Endverwendungsnachweises) festgestellt werden� Dies kann Auswirkungen bis hin zu steuerlichen Problematiken oder Insolvenzbedrohung gehen und muss unbedingt vermieden werden� Schnellere Reaktionen sind bei den Kosten ebenso nötig wie bei der Kontrolle des Projektfortschritts! Geht es um die aufgelaufenen Kosten, können Sie die Vergleichszahlen auf Basis der zuvor ermittelten Fortschrittsprozentwerte direkt errech- Kostenplan einhalten Kosten- überschreitungen vermeiden 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung130 nen, besser ist aber eine Aufstellung anhand von vorliegenden Rechnungen und Quittungen als echte Basis für eine schnelle Zusammenstellung� Dabei ist der Soll-/Ist-Vergleich relativ einfach, denn was bereits bezahlt wurde oder an Personalkosten ausgelaufen ist, wird sich hinterher kaum noch verändern� 5.2.2 Was ist zu tun? • Grundsätzlich gilt: Sie haben den Kostenrahmen bereits im Rahmen der Projektplanung festgelegt und festgeschrieben� • Ein ständiger Soll-/Ist-Vergleich ist nötig und hilft, den Überblick zu behalten� • Legen Sie eine entsprechende Kostentabelle an (sofern nicht bereits während der Planung geschehen) und erfassen Sie darin zunächst die „Soll-Werte“ (s� Abb� 31)� • In einer weiteren Spalte können Sie die aktuellen Ist-Werte eintragen und in einer zusätzlichen Spalte die Abweichung (in Prozent oder Beträgen) durch Formeln ermitteln lassen� Für Ihre Berichterstattung über den Soll-/Ist-Stand sowie die erkannten Abweichungen bedeutet dies: 1� Stellen Sie die Abweichungen fest und geben Sie zusätzliche Information über die Gründe für die Abweichungen: 2� Analysieren Sie die Abweichungsursachen: Diese können ihren Grund haben in – einem unrealistischen Fertigstellungsgrad, – unvollständigen Planwerten (z� B� aufgrund fehlender Erfahrung, nicht vorhandenen Werten aus anderen Projekten, Vernachlässigung von Kosten externer Partner, Fehleinschätzung der Gesamtkomplexität u� Ä�), – nicht vorhersehbaren Änderungen im Projektumfeld (z� B� wirtschaftliche Veränderungen durch Börsenereignisse, Marktveränderungen, aber auch Prioritätsveränderungen oder erkannte notwendige Änderungen des Projektauftrages), – aufgetretenen Fehlern (diese führen zu Änderungen in den Arbeitspaketen, Ressourcen- und Zeitänderungen und beeinflussen damit die Kosten). 3� Gegenmaßnahmen einleiten: Diese können z� B� in Veränderungen in späteren Arbeitspaketen liegen, um die Gesamtkosten einhalten zu können� Wenn in Ihren Berichten dieser Punkt eine entscheidende Rolle spielt, definieren Sie realistische Handlungsmöglichkeiten und überlassen Sie die entsprechenden Überlegungen keinesfalls den oberen Hierarchiestufen� Sie rücken sonst als Projektleiter in ein sehr diffuses Licht! Ständiger Soll-/Ist- Abgleich Abweichungen ermitteln und Maßnahmen einleiten 5.2 Kostenkontrolle 131 Für den praktischen Umgang mit Kosten bedeutet dies: • Lassen Sie vorliegende Rechnungen sofort als „Vormerkposten“ in die Projektbuchhaltung eingeben, gerade auch wenn diese noch nicht bezahlt wurden� • Wenn Rechnungen bezahlt wurden: Erfassen Sie diese als „bezahlt“; das Geld wurde ausgegeben� • Vergeben Sie Rechnungsnummern, und erfassen Sie alle Rechnungsdaten wie Name, Rechnungsdatum und vor allem auch das Bezahldatum und den tatsächlich überwiesenen Betrag (Skonto berücksichtigen!)� • Richten Sie in der Projektbuchhaltung eine automatische Berechnung der ausgegebenen Gesamtmittel ein – wenn notwendig unterteilt nach Jahrestranchen oder anderen notwendigen Untergliederungen� Sie erhalten dadurch die Möglichkeit, „auf Knopfdruck“ den jeweils aktuellen Stand zu sehen� 5.2.3 Zwei Excel-Muster „Abweichungsanalyse Personalkosten“ & „Abweichungsanalyse Sachkosten“ Öffnen Sie beide Excel-Tools� Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > IV-6 Soll-Ist-Vergleich Persona PM > IV-7 Soll-Ist-Vergleich Sachkos Die Soll-Gesamtkosten haben Sie bereits im Rahmen Ihrer Projektplanung ermittelt� Daher werden die entsprechenden Werte hier zusammen mit dem zuvor erfassten Projektfertigstellungsgrad aus den entsprechenden Unterblättern übernommen� Sie müssen diese hier nicht erneut erfassen! Auf Basis des Projektfertigstellungsgrades ermittelt die Tabelle, welche Soll-Kosten sich aktuell ergeben; Sie müssen diese um die aktuell vorliegenden Ist-Kosten ergänzen (beschaffen Sie sich diese ggf� aus der Buchhaltung)� Daraus errechnet die Tabelle die absolute Abweichung sowie die entsprechenden prozentualen Werte� Die Tabelle ist damit die gleiche wie für den laufenden Soll-/Ist-Vergleich� Wenn Sie lediglich den Kostenstand überwachen wollen, ohne über die vorhandenen Abweichungen zu berichten, lassen Sie die Felder für die Begründungen frei (s� Kapitel 6�6 „Projektfortschritt überwachen: Der Soll-/Ist-Vergleich“)� Gleichen Sie die geplanten Soll-Kosten mit den eingetragenen Werten ab bzw� übernehmen Sie die Zahlen ggf� durch Kopieren und Einfügen, wenn Sie nicht die Verknüpfungen verwenden wollen� Denken Sie auch daran, bei Planungsänderungen die Zahlen in allen betroffenen Tabellen zu ändern� Nehmen Sie die Eintragung der Ist-Kosten regelmäßig vor, z� B� monatlich, und berücksichtigen Sie dabei alle relevanten Kosten� Rechnungen sofort erfassen Personalund Sachkosten überwachen 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung132 Abbildung 30: Beispiel für eine Abweichungsanalyse der Personalkosten inklusive Erläuterungen zu den Abweichungen 5.2 Kostenkontrolle 133 Abbildung 31: Beispiel für eine Abweichungsanalyse der Sachkosten inklusive Erläuterungen zu den Abweichungen 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung134 Projekt-Tipp Legen Sie sich im Bedarfsfall einen Ordner an, in dem Sie Kopien der entsprechenden Belege für die Ist-Kosten aufbewahren. Nur so können Sie jederzeit nachvollziehen, welche Kosten zu welchem Zeitpunkt berücksichtigt wurden – und Sie vermeiden, dass beispielsweise die Buchhaltung gerade nicht besetzt ist, wenn Sie ganz dringend Belegkopien brauchen! Auch das Einfügen von Kommentarfeldern an die entsprechenden Excel-Zellen kann helfen, den Überblick zu behalten. 5.2.4 Sonderfall: Kostenkontrolle bei öffentlich geförderten Vorhaben Bei Vorhaben, in die öffentliche Fördermittel einfließen, sind die Abläufe für das Berichtswesen durch so genannte „Richtlinien“ und Ergänzungsregelungen wie die „ANBest-P“ (also die „Allgemeinen Nebenbestimmungen für die Projektförderung“) geregelt� Diese sind zwingend einzuhalten� Für die Kosten geben die Richtlinien oft direkt vor, dass diese exakt so wie geplant einzuhalten sind� Eine Erhöhung der Fördermittelanteile ist im Regelfall ausgeschlossen, und alle Überschreitungen in den entstehenden Kosten sowie Verschiebungen zwischen den Tranchen sind zu begründen� Was ist zu tun? • Berücksichtigen Sie diese Vorgaben auf jeden Fall bereits in Ihrer Projektbuchhaltung� Machen Sie dort deutlich, welche Werte unveränderlich sind� Ebenso können Hinweise helfen, bis wann die entsprechenden Mittel ausgegeben bzw� abgerechnet werden müssen� Auf diese Weise können Sie den sonst drohenden Verfall von Fördermitteln verhindern� • Denken Sie daran, dass alle Kosten, die über die Planwerte hinaus entstehen, nicht durch öffentliche Mittel gedeckt sind und separat im Haushalt vorgesehen bzw� erst mehr oder weniger aufwändig beantragt werden müssen� Dies kann zu Verschiebungen in den zukünftigen Mitteln und Maßnahmen führen und ist nach Möglichkeit zu vermeiden� Aktueller Projektstand: Projektphase 6a: Die Projektkosten werden laufend erfasst und mit den Sollwerten verglichen. Bestimmungen für öffentliche Projekte Anforderungen an Buchhaltung 5.3 Terminkontrolle 135 5.3 Terminkontrolle per Gantt-Diagramm oder per Excel-Tabelle 5.3.1 Hintergründe und Ziele Die Basis für die Kontrolle der Einhaltung der Projekttermine durch die Projektleitung ist der Projektplan� Dieser muss im Projektverlauf ständig gepflegt und auf dem aktuellen Stand gehalten werden� 5.3.2 Was ist zu tun? In dieser Phase stehen folgende Aufgaben an: • Das mit Excel erzeugte Gantt-Diagramm, also der Balkenplan, zeigt sehr übersichtlich die einzelnen Aufgaben in ihren zeitlichen Abhängigkeiten sowie den aktuell zugeordneten Kalender (s� Abb� 32)� • Erscheint Ihnen dieses Verfahren der „Simulation“ eines Gantt-Diagramms zu aufwändig, legen Sie alternativ eine Terminliste an (s� Beispiel in Abb� 34) und tragen dort die jeweils aktuellen Daten für jeden einzelnen Vorgang ein� Abbildung 32: Terminüberwachung mit dem Gantt-Balkenplan • Nach der Erfassung der Anfangs- und Enddaten in der „Gantt-Tabelle“ erhalten Sie auf Basis der aktuellen Fertigstellungs-Meldungen „auf Knopfdruck“ die aktualisierte Übersicht, ob sich der Fertigstellungs- bzw� Abschlusstermin verschiebt oder nicht� • Hierbei können Sie in der Tabelle ebenso das Instrument des Soll-/ Ist-Vergleichs nutzen: Abweichungen können Sie dadurch schnell erkennen� Damit ist auch ein relativ einfacher Überblick über die Erreichung von Meilensteinen und deren Terminsetzung möglich� • Treten Verzögerungen oder Probleme auf, so müssen Sie natürlich gegensteuern� Um bei der Vielzahl der Teilmodule bzw� Teilaufgaben der Überblick zu behalten, kann ein Ampelverfahren (s� Abb� 33) helfen, schnell den aktuellen Status aufzuzeigen: Der Erledigungszustand Projektplan aktualisieren Balkenpläne schnell erstellen Ampelcodes für Überblick 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung136 des jeweiligen Teilmoduls bzw� der Teilaufgabe wird dabei mit einem Farbcode entsprechend einer Verkehrsampel kenntlich gemacht: Abbildung 33: Beim Ampelverfahren wird die rot = Termineinhaltung ist kritisch, gelb = Termineinhaltung läuft aus dem Ruder, grün = Termineinhaltung ist gesichert� Einhaltung der Termine über die Ampelfarbe signalisiert. Wenn Sie den Ampelcode zusammen mit dem Soll-/Ist-Vergleich bzw� der Terminliste einsetzen, können alle Beteiligten auf einen Blick erkennen, in welchem „Zustand“ sich die jeweilige Teilaufgabe bzw� das Arbeitspaket befindet� 5.3.3 Zwei Excel-Muster für die Terminüberwachung Auf Ihrer CD-ROM zum Buch stehen Ihnen zwei Excel-Vorlage für die Terminüberwachung zur Verfügung: ein Balkendiagramm, das ein Gantt- Diagramm simuliert oder eine einfache Terminüberwachung mit Hilfe einer Excel-Tabelle� Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM > III-3 Fortschrittskontrolle Dia PM > III-4 AP Soll-Ist-Vergleich Ter Abbildung 34: Einfache Terminüberwachung mit der Terminliste Das Tabellenblatt III-4 AP Soll-Ist-Vergleich Ter ist mit dem „Excel- Balkenplan“ und mit der Ermittlung des relativen Fertigstellungsgrades verknüpft� Sie brauchen also bei Bedarf nur die Datumsangaben für die Ist-Werte zu ändern� Termine effektiv überwachen 5.4 Begleitende Qualitätssicherung 137 Die Farbgebung für den Ampelcode müssen Sie per Hand eintragen (Füllfarbe), da die Tabelle diesen nicht selbst ermitteln bzw� entscheiden kann� Für den täglichen, ganz schnellen Überblick kann es auch sinnvoll sein, ein Whiteboard im Büro zu nutzen und darauf die jeweils anstehenden Termine zu notieren� Alternativ funktioniert das auch mit einer selbsthaftenden Folie, die Sie an die Wand „kleben“ können, z� B� „EasyFlip“ von Leitz (s� Abb� 35)� Sie haben mit diesem Hilfsmittel jederzeit die aktuelle Situation im Blick und übersehen keine Fertigstellungs-, Berichts- oder sonstige Zeitpunkte� Sie müssen die Darstellung nur regelmäßig pflegen! Abbildung 35: Whiteboard-Folie kann helfen, Termine und Zwischenstände transparent zu halten Aktueller Projektstand: Projektphase 6a: Die Projekttermine und deren Einhaltung wird laufend überwacht. 5.4 Begleitende Qualitätssicherung 5.4.1 Hintergründe und Ziele Im Rahmen der Überwachung des Projektfortschritts kommt der Kontrolle der Qualität eine besondere Rolle zu: Die korrekte Umsetzung entsprechend der Vorgaben des Konzepts bzw� Pflichtenhefts muss überwacht werden, um die gewünschte Qualität zu erzielen� Da in der Praxis die eigentliche Umsetzung aber im Regelfall verschiedene Lösungsansätze ermöglicht, heißt dies, dass jede/r an der Realisierung Beteiligte/r die Lösung etwas anders „bauen“ wird� Dies kann dazu führen, dass zwar das Ergebnis an sich stimmt, aber beispielsweise eine neue Software-Lösung im Betrieb zu viele Ressourcen verbraucht oder auch im Sinne der Bedienerführung „zu langsam“ oder zu unübersichtlich ist� Auch die gestellten Anforderungen an die Benutzerführung können zwar Whiteboard nutzen Erfolgskriterium Umsetzungsqualität 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung138 grundsätzlich erfüllt sein, aber vielleicht nicht 100 %ig dem entsprechen, was die AnwenderInnen in der Praxis für ein „angenehmes“ Arbeiten brauchen� 5.4.2 Was ist zu tun? Hier muss die Qualitätssicherung (auch „QS“ genannt) aktiv werden und rechtzeitig während der Projektumsetzung die erreichte Qualität prüfen und ggf� gegensteuern� Gerade bei IT-Projekten sind dabei sehr viele Einzelaspekte und Aufgaben zu berücksichtigen: • Erarbeitung der betrieblichen Grundlagen der Qualitätssicherung� Hierzu gehört auch die Erstellung von Verfahrens- und Abnahmekriterien (s� Kapitel 4�10 „Abnahme der fertigen Lösung“) bzw� von QS- Checklisten zur Prüfung der (Software-)Qualität� • Planung, Koordination, Durchführung und natürlich auch Dokumentation von Systemtests� • Entwerfen von Test-Szenarien, die am Ziel der Erreichung der gewünschten bzw� erforderlichen Software-Qualität ausgerichtet sind� • Erstellung von Testkonzepten inklusive Spezifikation der Testziele und der Festlegung der notwendigen Testumgebung� Dazu gehört auch die Erstellung von (regelmäßigen) Testplänen im Rahmen der Software-Entwicklung� Ebenso müssen die Überprüfung der Erreichung der Testziele (Prüfverfahren) sowie die Auswertung der zugehörigen Testprotokolle erfolgen� • Beschreibung, Erstellung und Implementierung von manuellen und automatisierten Testläufen� • Planung und Durchführung von Software-Modultests: Funktionstests, Schnittstellentests, aber auch Belastungstests� Auch systemweite Tests bzw� Integrationstests gehören zum Umfang der Qualitätssicherungsaufgaben� • Ggf� Software-Freigabe nach vorangegangenem und dokumentiertem Test entsprechend der vorgegebenen Qualitätsrichtlinien� • Erstellung von Fehleranalysen und Berichten über den Testverlauf inklusive Dokumentation der Ergebnisse und der Bewertung der gesamten Qualität der Software bzw� deren Praxis-/Einsatztauglichkeit� Grundsätzlich hängt die Arbeit der Qualitätssicherung sehr stark mit der Qualität der Planung und Vorbereitung des Vorhabens zusammen: Nur, wenn bereits in der Vorbereitungsphase die Konzepte ordentlich erstellt und abgestimmt werden und die notwendigen Arbeitsmittel und Controlling-Tools erstellt sind, kann die Umsetzung so organisiert und durchgeführt werden, dass auch alles zeit- und kostengerecht sowie in der geforderten Qualität erledigt wird� Für die Durchführung der Qualitätssicherung in der Praxis bedeutet dies: Qualitätssicherung planen Konzepterstellung und QS gehen Hand in Hand 5.4 Begleitende Qualitätssicherung 139 • Bereiten Sie bereits in der Planungs- und Vorbereitungsphase die Konzepte (s� Kapitel 3�2 „Die Gliederung von Pflichtenheft, Grob- und Feinkonzept“) gründlich vor und stimmen Sie die geplanten Lösungsansätze ab! • Achten Sie besonders darauf, die Projektadministration (s� Kapitel 4 „Werkzeuge für die Projektadministration“) gründlich vorzubereiten und alle notwendigen Tabellen, Texte und Übersichten für den späteren Gebrauch zu erstellen� • Wenn Sie die Qualitätssicherung betreiben: Führen Sie die oben genannten Aufgaben regelmäßig durch bzw� wiederholen Sie die Tests regelmäßig oder nach Bedarf� • Wenn es um die Abnahme von Modulen geht: Lassen Sie sich neben den abgestimmten Fakten auch „weiche“ Qualitätsfaktoren bestätigen� Prüfen Sie diese ggf� nach – ganz besonders, wenn es um unternehmenskritische Anwendungen geht� • Nutzen Sie Mechanismen wie das Prototyping, um beispielsweise die Benutzerschnittstellen zu überprüfen und gegensteuern zu können� • Führen Sie ein „QS-Ampelverfahren“ (s� Abb� 36) ein, indem Sie getestete Module oder auch Arbeitspakete bzw� die Gesamtanwendung mit einem Farbcode „bewerten“: Abbildung 36: Beim Ampe rot = Qualität ist kritisch, gelb = die Qualität entspricht noch nicht den Anforderungen, grün = die Qualitätsziele wurden erreicht und die Anwendung ist einsatzbereit� lverfahren wird der erreichte Qualitätsstandard über die Ampelfarbe signalisiert. Bauen Sie eine Ankreuzmöglichkeit für den aktuellen Status in das Formular für den Projektfortschrittsbericht (s� Kapitel 5�5�3 Word- Muster „Projektfortschrittsbericht“) ein� So erkennen Sie auf einen Blick den Status der jeweiligen Module bzw� Arbeitspakete und können schnell erkennen, wie es um die Gesamtqualität bestellt ist� Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM - Checkliste Qualitätssicherung Für diesen Bereich steht Ihnen kein Excel-Muster auf Ihrer CD-ROM zum Buch zur Verfügung, da es sich eher um Prüfungs- und Abfragetätigkeiten handelt. Qualität regelmäßig prüfen 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung140 Projekt-Tipp Bewahren Sie alle Unterlagen über durchgeführte Qualitätskontrollen in der Projektdokumentation auf. Richten Sie, wenn es im Projekt mal kritisch wird, einen Qualitätszirkel ein, der aus Projektbeteiligten zusammengesetzt ist und sich regelmäßig trifft, um Qualitätsaspekte und die Qualitätsverbesserung zu diskutieren. Fertigen Sie von allen Sitzungen Ergebnisprotokolle an und verfolgen Sie, ob die gewonnenen Erkenntnisse in der Projektpraxis umgesetzt werden. Aktueller Projektstand: Projektphase 6a: Die Projektqualität wird laufend überwacht. 5.5 Wochen- und Monatsberichte 5.5.1 Hintergründe und Ziele Zur Projektüberwachung und -steuerung gehört neben Projektfortschritts-, Termin- und Kostenkontrolle ebenso das Berichtswesen� Sie als ProjektleiterIn müssen in diesem Sinne dafür sorgen, dass Sie jederzeit kompetent und umfassend über den aktuellen Projektstand berichten können� Daher ist es notwendig, bestimmte Mechanismen und Intervalle für Haupt- bzw� Zwischenberichte einzuführen und zwingend einzuhalten� Hierbei wird unterschieden zwischen • projektinternen Berichten, dazu gehören auch Berichte an die Vorgesetzten, um jederzeit den aktuellen Stand zu kennen� • Berichten für Lenkungsausschuss, weitere Gremien und „EntscheiderInnen“ und • externen Berichten an Mittelgeber, hauptsächlich im öffentlichen Bereich, aber auch bei Vorhaben in der privaten Wirtschaft, die durch öffentliche Fördermittel unterstützt werden� Solche Berichte werden meistens zu bestimmten, im Rahmen der Projektbewilligung festgelegten Zeitpunkten fällig� Projektinterne Berichte werden Sie einsetzen, um von den ProjektmitarbeiterInnen zu erfahren, wie weit die Arbeitspakete bzw� die Einzelaufgaben umgesetzt sind, während die Berichte für Lenkungsausschuss und Entscheidungsgremien umfangreicher ausfallen müssen und auch anderes aufzubereiten sind� Berichtswesen organisieren Gremien und Hierarchieebenen berücksichtigen 5.5 Wochen- und Monatsberichte 141 Abbildung 37: Beispiel einer Grobübersicht über die Projektzeitplanung (Quelle: Vorlagen auf www.microsoft.com) Projekt-Tipp Entscheidend ist, dass Sie die Berichte der Projektbeteiligten immer schriftlich bekommen. Auch regelmäßige mündliche Berichte der Aufgabenverantwortlichen sind natürlich denkbar, führen aber schnell dazu, dass im Zweifelsfall darauf hingewiesen wird, dass mögliche kritische Phasen bereits angesprochen wurden. Sie können dies dann womöglich nicht widerlegen. Als Werkzeuge für die Erstellung von Berichten können Sie beispielsweise Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint einsetzen und die Aufgabenverantwortlichen bitten, Ihnen damit den aktuellen Stand zusammen zu stellen� Auch für grobe Übersichten (s� Abb� 37) eignen sich diese Werkzeuge gut, da die meisten MitarbeiterInnen sich mit der Funktionalität der Software-Produkten gut auskennen und die Berichtserstellung wenig Lernaufwand erfordert� 5.5.2 Was ist zu tun? • Je nachdem, in welcher Phase sich das Projekt befindet und ob kritische Situationen auftreten, sollten Sie Wochen- und Monatsberichte vorsehen� • Versuchen Sie, die Berichte für Ihre ProjektmitarbeiterInnen zu standardisieren: Stellen Sie eine Datei oder ein Formular als „Projektfortschrittsbericht“ bereit, in die/das die Teilaufgaben mit ihren Fort- Basis: Wochen- und Monatsberichte 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung142 schritten eingetragen werden� Dabei können Sie sich am Formular für die Arbeitspaket-Beschreibung orientieren (s� Muster in Kapitel 5�5�3)� • Halten Sie die Berichte aus den Arbeitspaketen bzw� Teilaufgaben so knapp wie möglich, denn die Erstellung kostet auf Seiten der Ersteller und auf Ihrer Seite Zeit� • Fassen Sie die Wochen- oder Monatsberichte zu einem Überblick zusammen� • Tragen Sie die gemeldeten Fortschrittsangaben sofort in den Projektablaufplan ein – aktualisieren Sie diesen also regelmäßig� So können Sie den Projektfortschritt, auch den „kritischen Pfad“ sowie den sich ergebenden Projektendtermin und entstehende Verschiebungen sofort erkennen� • In Krisensituationen kann es nötig sein, auch täglich zu berichten� Treten Produktionsprobleme in Zusammenhang mit neu eingeführten Anwendungen auf, können auch halbtägige oder sogar stündliche Abfragen nötig sein – denken Sie nur einmal an ausgefallene Geldautomaten im Bankbereich! Auf diese Weise erfahren Sie regelmäßig alles über den aktuellen Projektstand und können eine komprimierte Fassung „nach oben“ weiterleiten� 5.5.3 Word-Muster „Projektfortschrittsbericht“ Das Muster für den Projektfortschrittsbericht liegt auf der Buch-CD als Word-Dokument vor; Sie können dieses Muster aber auch in der Word- Datei kopieren und in Excel einfügen und bearbeiten� Unabhängig ob Sie in Word oder Excel mit dem Muster arbeiten: Tragen Sie die entsprechenden Daten und Texte in die Tabelle ein� Word-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM – Projektfortschrittsbericht Achten Sie darauf, die Berichte wirklich regelmäßig anzufertigen� Halten Sie auch selbst die Termine ein, und behalten Sie die Berichtsabgabe Ihren ProjektmitarbeiterInnen im Auge� Das mit Sicherheit vorgebrachte Argument, dass die Berichte zusätzliche Zeit fressen und das Projekt verzögern, mag angebracht sein; Sie können aber damit kontern, dass einerseits das Berichtswesen zwingend durchgeführt werden muss und andererseits der Aufwand durch die Bereitstellung der entsprechenden Vorlagen so gering wie möglich gehalten wird� Berichte knapp halten Kürzere Berichtintervalle bei Krisen 5.6 Projektteamsitzungen 143 Das Formular für den Projektfortschrittsbericht: Projektfortschrittsbericht Projektname: Teilprojekt-Bezeichnung: Arbeitspaket-Bezeichnung: AP-Nr.: Arbeitspaket-Status in Arbeit ____ % fertig abgeschlossen Ampelstatus: rot gelb grün Durchgeführte Tätigkeiten / Maßnahmen / Einzelaufgaben: Probleme / Verzögerungen / Lösungsansatz und Terminsetzung: Ausführende/r MitarbeiterIn: Aufgabenverantwortliche/r: Aktueller Projektstand: Projektphase 6a: Wochen- und Monatsberichte werden termingerecht erstellt, und es wird über den aktuellen Projektstand und die erreichten Ergebnisse berichtet. 5.6 Projektteamsitzungen 5.6.1 Hintergründe und Ziele Neben den schriftlichen Projektberichten aus der „Umsetzungsebene“ ist es notwendig, auch regelmäßige Projektteamsitzungen einzuberufen und dort über den aktuellen Stand, Verzögerungen und Probleme zu berichten� 5.6.2 Was ist zu tun? Bereiten Sie Projektteamsitzungen sorgfältig vor: • Achten Sie bei der Terminplanung auf nicht zu lange Intervalle zwischen den Sitzungen� • Berücksichtigen Sie Ferien- und Urlaubszeiten� Informationsaustausch im Team 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung144 • Erstellen Sie eine Tagesordnung und versenden Sie diese rechtzeitig vor der Sitzung an die Beteiligten� Fügen Sie notwendige Sitzungsunterlagen entweder gleich bei, oder versenden Sie diese später, aber rechtzeitig� • Bitten Sie in Ihrer Einladung um eine kurze Rückmeldung, ob die entsprechende Person auch tatsächlich teilnimmt� Bei Absage ist ein/e VertreterIn zu benachrichtigen� • Buchen Sie einen Besprechungsraum, und bestellen Sie auch Getränke� Stellen Sie fest, ob Sie für den Raum einen Schlüssel brauchen� • Stellen Sie die notwendige Technik bereit (Beamer, Laptop)� • Sorgen Sie dafür, dass vor der Sitzung die notwendigen Präsentationen als Dateien auf dem Präsentations-Laptop liegen� Beschaffen Sie sich – wenn notwendig – das für die Anmeldung am Laptop notwendig Passwort und die zugehörige Benutzerkennung� • Nehmen Sie zwei oder drei Kopien der vorbereiteten und versendeten Sitzungsunterlagen mit, um darauf vorbereitet zu sein, wenn jemand die Unterlagen vergessen hat� • Projektteamsitzungen dürfen nicht endlos dauern� Achten Sie drauf, dass die verabredeten Zeiten für die Sitzung eingehalten werden� Beim Ablauf der Sitzungen sollte es darum gehen, alle Beteiligten mit dem aktuellen Stand zu versorgen (der eigentlich in Form der vorbereiteten Unterlagen vorliegen sollte)� Probleme, technische und betriebswirtschaftliche Fragen sollten diskutiert und mögliche Lösungen besprochen werden� Achten Sie darauf, „freie“ Diskussionen zu vermeiden� In einem Protokoll sollte alles festgehalten und mit den Beteiligten abgestimmt werden� 5.6.3 Zwei Word-Muster „Projektteamsitzungen“ Für diesen Bereich bietet sich eher die Nutzung von Word an, da umfangreiche Texte zu erfassen sind� Auf Ihrer CD-ROM zum Buch haben Sie Zugriff auf ein Muster zu einer Tagesordnung und ein Muster für ein Sitzungsprotokoll� Zwei Word-Mustervorlagen auf Ihrer CD-ROM zum Buch: PM – Vorbereitung Projektteamsitzung PM – Protokoll Projektteamsitzung 5.6.4 Hinweise zur Bedienung der Muster Die vorbereitete Tagesordnung sollten Sie mit allen relevanten zu besprechenden Punkten füllen und dabei die wichtigsten Punkte als einzelne Immer eine Tagesordnung erstellen Ergebnisse protokollieren 5.6 Projektteamsitzungen 145 Tagesordnungspunkte „TOP“ benennen� Damit erhalten alle TeilnehmerInnen einen sofortigen Überblick über die anstehenden Punkte und können sich entsprechend vorbereiten� Projektteamsitzung „“ am TT.MM.JJJJ Dauer: von hh:mm–hh:mm TeilnemerInnen: Sitzungsort: Tagesordung TOP 1: Begrüßung TOP 2: Aktueller Projektstand/Erledigungsgrad TOP 3: Vorbereitung Bericht an den Vorstand TOP 4: Schulungsbedarfe TOP 5: Verschiedenes Abbildung 38: Muster einer Tagesordnung zur Vorbereitung einer Projektteamsitzung Abbildung 39: Protokoll der Projektteamsitzung „“ am TT.MM.JJJJ Dauer: von hh:mm–hh:mm TeilnemerInnen: Sitzungsort: Verteiler: TOP Beschreibung/Ergebnisse Wer? Bis wann? TOP 1 Begrüßung TOP 2 Aktueller Projektstand/Erledigungsgrad TOP 3 Vorbereitung Bericht an den Vorstand TOP 4 Schulungsbedarfe TOP 5 Verschiedenes Muster einer Protokoll-Datei 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung146 5.6.5 Ergänzende Informationen Wenn Sie die Tagesordnung fertig gestellt haben, können Sie auf dieser Grundlage auch das Protokoll der Sitzung als Datei vorbereiten� Die wichtigsten Besprechungspunkte haben Sie bereits vorliegen und können daher relativ schnell eine Basisversion für das Protokoll anlegen� Das Protokoll kann auch tabellarisch aufgebaut sein und Spalten für Aufgaben, Zuständigkeit und Termine beinhalten� Dies erleichtert die Kontrolle in der nächsten Sitzung� Aktueller Projektstand: Projektphase 6a: Projektteamsitzungen finden regelmäßig statt. 5.7 Sitzungen des Lenkungsausschusses 5.7.1 Hintergründe und Ziele Für Sitzungen des Lenkungsausschusses oder anderer entsprechender Gremien gelten in der Vorbereitung die gleichen Regeln wie für Projektteamsitzungen� Der Sitzungsablauf wird in der Regel von dem/der Vorsitzenden geleitet und richtet sich nach der vorbereiteten Tagesordnung� Sofern notwendig werden zusätzliche aktualisierte Informationen erbeten� 5.7.2 Was ist zu tun? Bereiten Sie Folgendes vor: • Kurzer aktueller Sachstandsbericht der Projektleitung� Dabei sollten Sie Informationen geben sowohl über die erzielten Fortschritte als auch über aufgetretene Probleme und mögliche oder bereits eingetretene Verzögerungen� • Besonders deutlich gemacht werden sollte, in welchen Fällen vom Gremium Entscheidungen erwartet werden� Diese müssen in den Unterlagen so vorbereitet sein, dass im Prinzip eine „Ja/Nein“-Entscheidung möglich ist� • Achten Sie darauf, ein Protokoll anzufertigen� Dies kann ein Ergebnisprotokoll oder ein Verlaufsprotokoll sein, je nachdem, welcher Stil im Unternehmen gepflegt wird� • Geben Sie nach der entsprechenden Sitzung die Basisinformationen an die ProjektmitarbeiterInnen weiter� Dies gilt besonders, wenn durch Entscheidungen des Lenkungsausschusses der Projektverlauf verändert wird� Lenkungsausschuss greift steuernd ein Sitzungsvorbereitung 5.8 Personalmanagement 147 5.7.3 Word-Muster „Lenkungsausschusssitzungen“ Für diesen Bereich bietet sich eher die Nutzung von Word an. Nutzen Sie die gleichen Vorlagen wie für die Projektteamsitzung (s. Kapitel 5.6 „Projektteamsitzungen“). 5.8 Personalmanagement 5.8.1 Hintergründe und Ziele Zu den Aufgaben der Projektleitung gehört auch das Management des Projektpersonals� Dies allerdings weniger im Sinne der Personalverwaltung als im Sinne der Ressourcen- bzw� Kapazitätsplanung� Es kann in jedem Projekt vorkommen, dass unvorhergesehene Personalveränderungen eintreten, beispielsweise dadurch, dass MitarbeiterInnen das Projekt bzw� die Firma verlassen – und sei es, weil befristete Verträge nicht verlängert wurden� Ebenso kann Personalmehrbedarf entstehen, da zusätzliche Aufgaben hinzugekommen sind oder die Komplexität sich erhöht hat� Auch Veränderungen in der Personalzumessung für einzelne Arbeitspakete oder Teilaufgaben kommen vor� Ebenso können sich durch längere Krankheiten Personalsituationen verschärfen, und Sie müssen gegensteuern� Wenn externe Partner eingebunden sind, kann sich auch dort die personelle Ausstattung bzw� die Zuordnung zu Ihrem Projekt ändern� Insgesamt müssen Sie also gerade auch personell viel überwachen und planen� Für Sie als ProjektleiterIn bedeutet dies, solche Veränderungen vorzubereiten und auch die möglicherweise vorhandenen Endtermine von Arbeitsverträgen im Auge zu behalten� Da die Beschaffung zusätzlichen Personals immer Zeit kostet, sollten Sie umgehend reagieren, wenn sich die Notwendigkeit hierfür abzeichnet� 5.8.2 Was ist zu tun? Folgende Aufgaben stehen an: • Planen Sie für Ihre Arbeit als ProjektleiterIn ein, gerade auch die Ressourcen- bzw� Personalpläne regelmäßig zu prüfen und zu überlegen, ob die eingeplanten Ressourcen ausreichen� • Merken Sie absehbare bzw� geplante Veränderungen im Kalender vor und lassen Sie sich rechtzeitig erinnern, dass diese Veränderungen anstehen (Vorlaufzeit einplanen!)� • Halten Sie je nach Komplexität des Vorhabens die für die Bearbeitung der Einzelaufgaben bzw� der Arbeitspakete notwendigen Qualifikationsanforderungen bereit� Hier können Sie auch auf die Arbeits- Personal als Basis für Umsetzung 5 Werkzeuge für die begleitende Projektsteuerung148 platzbeschreibungen der Personalabteilung oder des Fachbereiches zurückgreifen� 5.8.3 Excel-Muster „Personalmanagement“ Ein entsprechendes Muster zur Personalplanung kennen Sie bereits aus der Ressourcenplanung (s� Kapitel 3�5 „Ressourcen-Feinplanung: Gesamtübersicht erstellen“)� Nutzen Sie ggf� die entsprechende Übersicht zusammen mit den Tabellen zur Kostenplanung (s� Kapitel 3�7 „Kostenund Budgetfeinplanung“), wenn es darum geht, die Aufstellungen zu aktualisieren und ggf� entsprechenden Veränderungen im Projekt anzupassen� Projekt-Tipp Wenn Sie immer die gleichen Excel-Tabellen oder Word-Musterdokumente verwenden, vermeiden Sie Chaos, das durch „Zwischenauswertungen“, „Kurzübersichten“ oder andere temporäre Versionen entsteht. Excel-Mustervorlage auf Ihrer CD-ROM zum Buch: Für das Personalmanagement nutzen Sie bitte die Ressourcenplanung, die Sie aus Kapitel 3.5 bereits kennen: PM > I-3 Ressourcenliste Aktueller Projektstand: Projektphase 6a: Die vorhandenen bzw. benötigten Personalressourcen werden überwacht und ggf. wird umgeplant.

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References

Zusammenfassung

Die wichtigsten Projekt-Werkzeuge für Praktiker.

Von der Projektskizze über die konkrete Kostenermittlung, die Aufgabenverteilung bis zur erfolgreichen Umsetzung: Ein Projekt zu managen verlangt viele fachliche, organisatorische und administrative Fähigkeiten. Oft gilt es, komplexe Abhängigkeiten zu überblicken, verschiedene Abteilungen zu koordinieren und Teilergebnisse auszuwerten. Dieses Buch liefert Ihnen die dafür geeigneten Werkzeuge: Denn das Projektziel muss natürlich im gesetzten Zeitrahmen und zu den kalkulierten Kosten erreicht werden! So macht Projektmanagement Spaß! Dieser Ratgeber bietet Ihnen einen kompletten Leitfaden für die Projektsteuerung und zeigt, wie Sie Ihre Projekte erfolgreich managen und umsetzen. Viele wertvolle Tipps aus der Praxis helfen Ihnen, den richtigen Schritt zur richtigen Zeit zu gehen. Dieses Buch liefert Ihnen bewährte Werkzeuge für die Planung, Administration und Betriebswirtschaft Ihrer Projekte:

* Tabellen für die Personaleinsatzplanung,

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So können Sie auf spezialisierte Projektmanagement-Software

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Der Autor

Dr. Holger H. Stutzke hat Wirtschaftswissenschaft studiert und besitzt beruflich langjährige Erfahrungen als Projektleiter und Berater im Banken sowie öffentlichen Bereich. Als PC-Experte der ersten Stunde kennt und nutzt er MS Excel von der ersten Version an und setzt die vielfältigen Funktionen sowohl für umfangreiche betriebliche Projekte als auch für das private Controlling ein. Er hat als Fachautor mehrere Bücher und eine Vielzahl von Fachbeiträgen zu IT-, Organisations- und Wirtschaftsthemen veröffentlicht.