1 Was ist Buchführung? in:

Gerhard C. Girlich

Buchführung in der Praxis, page 9 - 17

Kontenrahmen, Umsatzsteuer, Anlagevermögen, Betriebsausgaben, Gewinnberechnung

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3926-7, ISBN online: 978-3-8006-3927-4, https://doi.org/10.15358/9783800639274_9

Series: Vahlen Praxis

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Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 11 1 Was ist Buchführung? Bevor Sie sich mit den Einzelheiten der Buchhaltung (Buchungsbelege, Buchungssätze, Buchungskonten und Buchungsübersichten) beschäftigen, müssen wir zuerst klären, was Sie im Rahmen der Buchhaltung überhaupt machen wollen bzw. müssen. 1.1 Die Aufgaben der Buchführung Die Aufgabe der Buchführung können Sie in einem Satz formulieren: Sie verarbeiten Geschäftsbelege. Es hört sich ganz einfach an, aber Sie werden feststellen, dass die praktische Umsetzung kompliziert sein kann. Das beginnt bereits bei der Frage: „Was ist überhaupt ein Geschäftsbeleg?“. Alle Rechnungen/Dokumente, die ein Unternehmer ausstellt und erhält, werden als Geschäftsbeleg bezeichnet; Rechnungen, die den Privatbereich betreffen, sind keine Geschäftsbelege . Das folgende Beispiel macht es deutlich: Praxis-Beispiel: Geschäftsbelege Claus Charmant betreibt ein Café in Coburg . Bei welchen der folgenden Rechnungen/Dokumente handelt es sich um Geschäftsbelege? Geschäftsbeleg Privatbeleg Rechnung über Fertigkuchen X Mietvertrag über die von der Familie bewohnte Eigentumswohnung X Rechnung für ein DATEV-Update X Kaufvertrag für Firmen-Pkw X Checkliste 1: Geschäftsbeleg oder Privatbeleg? Fertigkuchen und das DATEV-Update können nur für das Unternehmen genutzt werden und sind daher Geschäftsbelege. Die Aufwendungen sind zu 100 % als Betriebsausgabe zu erfassen. Die Aufwendungen für die private Wohnung haben hingegen nichts mit dem Unternehmen zu tun und zählen zu den Privatbelegen. Sollte sich aber in der privaten Wohnung ein häusliches Arbeitszimmer befinden, kann ein Teil der Aufwendungen eventuell als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 12 1 Was ist Buchführung?12 Praxis-Hinweis Weitere Details zum Thema häusliches Arbeitszimmer lesen Sie in Kapitel 8.2.4 „Häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG)“. Die Aufwendungen für den Pkw sind zwar Geschäftsbelege, es sollte aber nicht vergessen werden, dass die meisten Firmen-Pkws auch für private Zwecke genutzt werden. Trotz der Privatnutzung sind die Aufwendungen zu 100 % Betriebsausgabe. Die private Nutzung ist vielmehr als Betriebseinnahme zu erfassen (siehe Kapitel 12 „Eigenverbrauch“). Machen Sie sich klar, dass ein Unternehmer (in diesem Beispiel: Claus Charmant) zwei „Leben“ hat: Auf der einen Seite ist er Unternehmer und betreibt ein Unternehmen. Auf der anderen Seite ist er Privatmann und verbringt den Feierabend mit Freunden und Familie. In der Buchführung interessieren wir uns nur für den Unternehmer und die damit zusammenhängenden geschäftlichen/betrieblichen Vorgänge. Sein Privatleben interessiert buchführungstechnisch nicht. Praxis-Hinweis Vorgänge werden untergliedert in: • Geschäftliche/betriebliche Vorgänge sind alle Vorgänge, die ausschließlich mit dem Unternehmen etwas zu tun haben, wie z. B. Kauf einer Maschine, Kauf von Waren. • Private Vorgänge sind alle Vorgänge, die ausschließlich mit dem Privatleben des Unternehmers zu tun haben; Beispiele hierfür sind Kauf eines Wohnhauses, Kauf von Lebensmitteln. • Gemischte Vorgänge sind alle Vorgänge, die sowohl mit dem Unternehmen als auch dem Privatleben zu tun haben: z. B. ein Pkw, der sowohl für betriebliche als auch private Fahrten genutzt wird. Aus dieser Darstellung heraus ergibt sich folgende Definition der Buchführung : Definition: Buchführung ist das Sammeln von Geschäftsbelegen, das ordnungsgemäße Aufbewahren dieser Belege und die korrekte Aufzeichnung der Geschäftsbelege. Kurz gesagt, es ist eine Gewinnermittlung. Damit Sie sich mehr unter „Buchführung“ vorstellen können, schauen Sie sich die nächsten Praxis-Beispiele an: Hier begegnen Sie einem weiteren wichtigen Begriff – dem Geschäftsvorfall . Definition: Unter Geschäftsvorfall wird ein betrieblicher Vorgang verstanden, der zu einer Berücksichtigung in der Buchführung führt. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 13 1.1 Die Aufgaben der Buchführung 13 Praxis-Beispiele: Geschäftsvorfälle Claus Charmant betreibt ein Cafe in Coburg . Bei welchen der folgenden Rechnungen/Dokumente handelt es sich um Geschäftsbelege und was ist im Rahmen der Buchhaltung veranlasst? 1. Herr Charmant erhält eine Rechnung über 1.190 Euro von seinem Kaffeelieferanten. Die Kaffeerechnung ist ein Geschäftsbeleg, da die Rechnung mit dem Unternehmen des Herrn Charmant in Zusammenhang steht. Die Rechnung muss auf jeden Fall aufbewahrt werden und zwar so, dass diese jederzeit wiedergefunden werden kann. Des Weiteren muss die Ausgabe schriftlich festgehalten werden, damit Herr Charmant weiß – ohne dass er die Rechnung herausholen muss – welchen Betrag er für den Kaffee bezahlt hat. 2. Herr Charmant bestellt bei einer Porzellanfabrik 50 neue Kaffeetassen. Er erhält eine Auftragsbestätigung. Eine Auftragsbestätigung ist kein Geschäftsbeleg; erst die Rechnung stellt einen Geschäftsbeleg dar. Die Auftragsbestätigung muss nicht aufbewahrt werden, sie sollte aber abgelegt werden, damit Herr Charmant zum einen den Überblick darüber hat, was er bestellt hat und zum anderen dafür, dass er vor Gericht beweisen kann, dass er den Auftrag erteilt hat. Eine Aufzeichnung ist nicht notwendig, da Herr Charmant bisher kein Geld ausgegeben bzw. erhalten hat. 3. Herr Charmant mietet ein Lager an und erhält vom Vermieter einen Mietvertrag. Ein Mietvertrag ist ein Geschäftsbeleg, weil Charmant den Raum als betriebliches Lager verwenden will. Der Mietvertrag muss so aufbewahrt werden, dass Herr Charmant den Vertrag jederzeit findet. Daneben sind die Mietzahlungen aufzuzeichnen und zu überwachen. 4. Herr Charmant erhält den Mietvertrag für seine private Wohnung, in der er mit seiner Familie lebt. Dieser Mietvertrag ist ein privater Beleg, weil Herr Charmant die Räume für seine Freizeit und seine Familie verwenden wird. In der Buchhaltung hat dieser Beleg nichts verloren. 5. Am Monatsletzten überweist Herr Charmant die Gehälter seiner Angestellten. Die Gehaltsabrechnungen sind eindeutig Geschäftsbelege, denn ohne Angestellte würde sein Café nicht laufen. Die Aufbewahrung und Dokumentation der Löhne wird von einem speziellen Teil der Buchführung übernommen, der Lohnbuchhaltung. Zusammenfassung In diesem Kapitel haben Sie einen ersten Eindruck davon gewinnen können, um was es bei der Buchführung geht. Später müssen wir uns noch überlegen, wie die Geschäftsbelege aufgezeichnet und aufbewahrt werden müssen. Abbildung  1 fasst Ihre gewonnenen Erkenntnisse übersichtlich zusammenfassen. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 14 1 Was ist Buchführung?14 Abbildung 1 : Vorgehensweise in der Buchhaltung 1.2 Sinn und Zweck der Buchführung Im Folgenden geht es um die Frage: „Aus welchen Gründen müssen Sie sich überhaupt mit einer Gewinnermittlung beschäftigen?“. Betrachten Sie hierzu folgenden Sachverhalt: Praxis-Beispiel Max Strebsam macht sich als Handwerker selbstständig. Er eröffnet seine Schreinerei am 01.01.2011. Während des Jahres kauft er Material ein, bezahlt seine Angestellten, erledigt einige Aufträge und erhält hierfür Geld. Am Ende des Jahres fragt er Sie, weshalb er überhaupt eine Gewinnermittlung machen sollte. Was antworten Sie ihm? • Zum einen dient die Buchhaltung der Information über das Unternehmer: Die Buchhaltung gibt ihm Auskunft, ob er erfolgreich oder eher schlecht gewirtschaftet hat. • Zum anderen dient die Buchhaltung der Bemessung der Ertragsteuer. Mit Hilfe der Buchhaltung wird der Gewinn des Unternehmens ermittelt und abhängig vom Gewinn bestimmt das Finanzamt die Höhe der Einkommensteuer, Gewerbesteuer und der Körperschaftsteuer. Zusammenfassung Abbildung 2 verdeutlicht den Nutzen der Buchführung. Abbildung 2 : Aussagestärke der Buchführung Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 15 1.3 Einteilung der Buchführung 15 1.3 Einteilung der Buchführung Sie haben gesehen, dass es sowohl für den Unternehmer als auch für die Außenwelt wichtig ist, eine Buchführung durchzuführen. Aber die Informationen, welche die jeweiligen Adressaten (Finanzamt, Banken, Unternehmer) aus der Buchführung gewinnen wollen, sind unterschiedlich: • Für Sie als Unternehmer ist es wichtig zu wissen, wie viel Ihr Produkt in der Herstellung kostet und zu welchem Preis Sie es verkaufen müssen, damit Sie einen Gewinn erzielen (= Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Produkte im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung ). Praxis-Beispiel: Kosten- und Leistungsrechnung Claus Charmant kauft in 2011 für 20.000 Euro 1.000 Stück Fertigkuchen. Daneben gibt er 24.000 Euro für Raummiete und 56.000 Euro für Personal aus . Wie hoch sind die Selbstkosten pro Fertigkuchen? Die Selbstkosten berechnen Sie nach folgender Formel: Definition: Selbstkosten: (Wareneinkauf + sonstige Kosten) : Stückzahl Selbstkosten: (Wareneinkauf + sonstige Kosten) : Stückzahl = (20.000 € + 24.000 € + 56.000 €) : 1.000 = 100 € pro Stück Herr Charmant muss mindestens 100 Euro pro Fertigkuchen verlangen, damit er die Kosten wieder reinholen kann. Um Gewinn zu machen muss er mehr als 100 Euro verlangen. Die Kosten- und Leistungsrechnung dient daher vor allem der Bestimmung des Verkaufspreises. • Daneben wollen Sie vielleicht noch wissen, welche Umsatzrendite Ihr Betrieb hat. Diese betriebswirtschaftliche Kennzahl ergibt sich aus der Betriebsstatistik bzw. dem Controlling. Praxis-Beispiel: Umsatzrendite Claus Charmant erwirtschaftete im Jahr 2011 einen Gewinn in Höhe von 50.000 Euro; sein Jahresumsatz betrug 150.000 Euro . Ermitteln Sie die Umsatzrendite 2011 für Claus Charmant. Welche Informationen erhalten Sie aus dieser Kennzahl ? Definition: Umsatzrendite: Gewinn : Umsatz x 100 Gewinn : Umsatz x 100 = 50.000 € : 150.000 € x 100 = 33,33 % Die Umsatzrendite gibt an, wie viel Prozent Ihnen vom Umsatz als Gewinn verbleibt. Wenn Sie z. B. einen Kuchen für 6 € verkaufen, können Sie davon ausgehen, dass Ihnen ein Gewinn von 2 € verbleibt. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 16 1 Was ist Buchführung?16 • Für die Bank und das Finanzamt ist es wichtig, wie hoch der Unternehmensgewinn ist und wie die Vermögensstruktur des Betriebs aussieht (Finanzbuchhaltung, Buchführung, Buchhaltung). Praxis-Beispiel: Finanzbuchhaltung Claus Charmant erzielt aus dem Verkauf von Fertigkuchen 150.000 Euro. Für den Einkauf der Fertigkuchen hat er 20.000 Euro, für die Raummiete 24.000 Euro und 56.000 Euro für Personalkosten ausgegeben . Umsatzerlöse 150.000 Euro Betriebseinnahme ./. Wareneinkauf 20.000 Euro ⎫ ⎬ ⎭ ./. Raummiete 24.000 Euro Betriebsausgaben ./. Personalkosten 56.000 Euro = Gewinn 50.000 Euro Deshalb gibt es neben der Buchführung die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Betriebsstatistik; alles zusammen ergibt das betriebliche Rechnungswesen (siehe Abbildung 3). Abbildung 3 : Betriebliches Rechnungswesen Sowohl die Kosten- und Leistungsrechnung als auch das Controlling greifen auf die Finanzbuchhaltung zurück. In der Finanzbuchhaltung erfasst der Unternehmer seine gesamten Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Praxis-Beispiel: Betriebliches Rechnungswesen Bei Claus Charmant hängen die einzelnen Bereiche wie folgt zusammen : Finanzbuchhaltung: Controlling/Betriebsstatistik: Umsatzerlöse 150.000 Euro ./. Wareneinkauf 20.000 Euro ./. Raummiete 24.000 Euro ./. Personalkosten 56.000 Euro = Gewinn 50.000 Euro Umsatzrendite = 33% Kosten-/Leistungsrechnung: Selbstkosten = 100.000 Euro und Kosten pro Stück = 100 Euro Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 17 1.4 Überblick: Gewinnermittlungsarten 17 1.4 Überblick: Gewinnermittlungsarten Es ist notwendig, den Gewinn grundsätzlich am Ende des Wirtschaftsjahres zu ermitteln . Es stellt sich aber die Frage, wie Sie hierfür vorgehen. Am besten zeigen wir die einzelnen Schritte an einem Beispiel auf. Definition: Der Zeitraum, für den Sie den Gewinn Ihres Unternehmens ermitteln, wird als Wirtschaftsjahr bzw. Geschäftsjahr bezeichnet. In der Regel ist das Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch. Auf Antrag können Kaufleute, die in das Handelsregister eingetragen sind, auch einen anderen 12-Monats-Zeitraum wählen – zum Beispiel 01.09.2011 bis 30.08.2012 (vgl. hierzu § 4a EStG). Beginnen Sie Ihr Unternehmen erst während des Jahres und endet Ihr Gewinnermittlungszeitraum dennoch am 31.12., ist Ihr Gewinnermittlungszeitraum kürzer; es liegt ein so genanntes Rumpf-Wirtschafjahr vor. Praxis-Beispiel Am 01.01.2011 hat der Schreiner Max Strebsam 5.000 Euro in der Kasse (weiteres Vermögen besitzt er nicht). • am 01.06.2011 zahlt er 1.000 € für eine Holzlieferung • am 25.06.2011 erhält er für einen Schrank 800 € • am 14.07.2011 zahlt er für eine Leimlieferung 200 € • am 20.08.2011 erhält er für einen Schrank 1.200 € Als Max Strebsam am 31.12.2011 einen Kassensturz macht, stellt er fest, dass sich noch 5.800 Euro in der Kasse befinden. Es gibt zwei Möglichkeiten den Gewinn zu ermitteln (siehe Abbildung 4): • Entweder Sie untersuchen die Geldzuflüsse (= Betriebseinnahme; BE) und die Geldabflüsse (= Betriebsausgaben; BA) oder • Sie vergleichen das Betriebsvermögen (BV) am Ende des Jahres mit dem Betriebsvermögen (BV) am Anfang des Jahres. Abbildung 4 : Zwei Methoden der Gewinnermittlung Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 18 1 Was ist Buchführung?18 Betrachten Sie die Geldbewegungen, wird von der „Einnahmen-/Überschussrechnung “ (EÜR ) gesprochen. Vergleichen Sie hingegen das Betriebsvermögen, wird dies „Betriebsvermögensvergleich “ (BVV ) genannt. Der BVV ist besser bekannt als „doppelte Buchführung “. Im nächsten Kapitel werden wir uns mit diesen zwei Formen der Gewinnermittlung intensiver auseinandersetzen. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 19 2 Gewinnermittlungsarten Wie wir im ersten Kapitel herausgearbeitet haben, kennt das deutsche Steuerrecht (grundsätzlich) zwei Möglichkeiten den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln: 1. Einnahmen-/Überschussrechnung (EÜR) 2. Bet00riebsvermögensvergleich (BVV) bzw. doppelte Buchführung In diesem Kapitel erhalten Sie einen kurzen Überblick über diese zwei Formen der Gewinnermittlung. Nach der Durcharbeitung des Kapitels können Sie die folgenden Fragen beantworten: • Haben Sie die freie Auswahl zwischen der Einnahmen-/Überschussrechnung und der doppelten Buchführung? • Müssen Sie unter bestimmten Umständen zwingend eine der beiden Gewinnermittlungsarten auswählen? 2.1 Einnahmen-/Überschussrechnung Wenden wir uns zuerst der einfacheren der beiden Gewinnermittlungsarten zu, der Einnahmen-/Überschussrechnung (EÜR). Das Grundprinzip ist relativ einfach (siehe Abbildung 5): Sie summieren alle Betriebseinnahmen auf und subtrahieren davon alle Betriebsausgaben. Abbildung 5 : Das Grundprinzip der EÜR Lassen Sie uns das Grundprinzip an Hand des folgenden Beispiels vertiefen:

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Zusammenfassung

Buchführung in der Praxis

Dieser aktuelle Ratgeber liefert einen praxisorientierten Einstieg in die Grundlagen der doppelten Buchführung. Ausgehend von einem Unternehmensgründer werden die theoretischen Grundlagen kurzweilig vermittelt. Durch die zahlreichen Praxisbeispiele und Schaubilder ist das Werk besonders anschaulich.

Buchführung auf den Punkt gebracht:

– Zahlreiche Übungen und Beispiele aus der Buchführungspraxis

– Von Einzelbelegen zum vorläufigen Jahresergebnis: So berechnen Sie Einnahmen und Ausgaben

– Auf CD-ROM: Excel-Tools zu Abschreibung, Gewinn- und Verlustermittlung, AfA-Tabellen und DATEV-Kontenrahmen