9 Arbeiten mit DATEV in:

Gerhard C. Girlich

Buchführung in der Praxis, page 135 - 164

Kontenrahmen, Umsatzsteuer, Anlagevermögen, Betriebsausgaben, Gewinnberechnung

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3926-7, ISBN online: 978-3-8006-3927-4, https://doi.org/10.15358/9783800639274_135

Series: Vahlen Praxis

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Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 139 9 Arbeiten mit DATEV Der größte Unterschied zwischen Theorie und Praxis besteht in den Buchungsbelegen. Während in der Theorie der Sachverhalt in verbaler Form beschrieben wird, müssen Sie in der Praxis den Sachverhalt erst ermitteln, d. h. an Hand der Buchungsbelege müssen Sie herausfinden, was passiert ist, wann es passiert ist und welche Folgen (Verbindlichkeit, Forderung, Aufwand, Ertrag usw.) sich für das Unternehmen ergeben. Erst dann können Sie den Beleg verbuchen. 9.1 Belegbuchhaltung Wenn Sie einen Beleg erhalten, müssen Sie die folgenden fünf Schritte durchführen : 1. Zuerst ermitteln Sie den Sachverhalt. 2. Anschließend formulieren Sie den Buchungssatz. 3. Danach vermerken Sie den Buchungssatz mit roter oder grüner Farbe auf dem Beleg (Kontieren). 4. Im nächsten Schritt verbuchen Sie den Beleg. 5. Zuletzt heften Sie den Beleg ab. Im Laufe eines Wirtschaftsjahres werden Sie viele Belege erhalten, das Wichtigste dabei ist, diese Belege ordentlich abzulegen, sodass Sie jeden Beleg auch jederzeit wiederfinden können. Im Detail haben wir darüber im Kapitel 3.3 „Organisation der Buchhaltung“ gesprochen. Lassen Sie uns aber die Behandlung der wichtigsten Buchungsbelege vertiefen. 9.1.1 Kassenbuch Das Kassenbuch erfasst den gesamten Barverkehr des Betriebes. Es ist der buchtechnische „Spiegel“ der Geschäfts- bzw. Portokasse . Praxis-Hinweis Die Kasse muss jederzeit sturzfähig sein, d. h. der buchtechnische Bestand muss mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen; auch kann eine Kasse keine negativen Bestände ausweisen. Stimmt der tatsächliche Bestand mit dem buchtechnischen Bestand nicht überein, so kann es nur an folgenden Gründen liegen: • eine Einzahlung auf das Bankkonto wurde nicht erfasst oder • eine Geldentnahme oder Geldeinlage wurde nicht erfasst oder • eine Bareinnahme oder Barausgabe wurde nicht erfasst. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 140 9 Arbeiten mit DATEV140 Im Fall der Abweichung ist die vergessene Buchung nachzuholen. Ist eine Aufklärung nicht möglich, so ist immer von einer nicht aufgezeichneten Betriebseinnahme oder Privatentnahme auszugehen. 9.1.2 Eingangsrechnungen Mit Eingangsrechnungen (ER) verfahren Sie wie folgt: • ER mit Eingangsstempel versehen, sodass jederzeit nachprüfbar ist, wann die ER eingegangen ist. • ER betriebswirtschaftlich prüfen, d. h. es ist zu prüfen, ob die Rechnung der Höhe nach in Ordnung? • Steuerliche Prüfung der ER, d. h. können Sie mit dieser Rechnung Vorsteuer erhalten? • Kontieren der Rechnung, d. h. notieren des Buchungssatzes mit roter/ grüner Farbe auf der ER. • Verbuchen der ER, d. h. eingeben des Buchungssatzes in den Computer. • Ablage der ER, d. h. einsortieren in den ER-Ordner. 9.1.3 Ausgangsrechnungen Mit Ausgangsrechnungen verfahren Sie wie folgt: • AR mit Ausgangsstempel versehen, sodass jederzeit nachprüfbar ist, wann die AR versendet wurde. • Kontieren der Rechnung, d. h. notieren des Buchungssatzes mit roter/ grüner Farbe auf der AR. • Verbuchen der AR, d. h. eingeben des Buchungssatzes in den Computer. • Ablage der AR, d. h. einsortieren in den AR-Ordner. 9.1.4 Kontoauszüge Mit Bankauszügen ist wie folgt zu verfahren: • Bankauszüge prüfen, ob alle Buchungen korrekt sind. • Bankauszüge kontieren, d. h. notieren des Buchungssatzes auf dem Kontoauszug. • Verbuchen des Bankkontoauszuges, d. h. eingeben des Buchungssatzes in den Computer. • Ablage der Bankkontoauszüge im Kontoauszugsordner. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 141 9.2 Buchen mit DATEV 141 9.2 Buchen mit DATEV Im EDV-Zeitalter ist es unumgänglich, die laufende Buchhaltung mit Hilfe eines professionellen Programms zu erledigen. Wir werden uns im Folgenden des Programms „DATEV“ bedienen. Hierbei erarbeiten wir uns erst die Grundlogik, die so genannte „DATEV-Buchungslogik“, um anschließend in das eigentliche Geschäft einzusteigen: Die Eingabe von Buchungssätzen. 9.2.1 Die DATEV-Buchungslogik Um bei DATEV buchen zu können , müssen Sie im Menüpunkt Buchen den Befehl Dialogerfassung auswählen (siehe Abbildung 101). Abbildung 101 : Im Menü Buchen starten Sie Dialogerfassung Es erscheint das Dialogfeld Vorlauf für Dialogerfassen auswählen (siehe Abbildung 102). Um in DATEV Buchungssätze eingeben zu können, muss zuerst ein sog. Vorlauf angelegt werden: Hierzu ist der Vorlaufzeitraum zu definieren. Mit dem sog. Vorlauf sagen Sie dem Buchungssystem, in welchem Buchungszeitraum Sie buchen möchten und geben diesem Zeitraum auch einen Namen. Mit dem „Vorlauf“ legen Sie also den zeitlichen Rahmen für die Buchungen fest. Klicken Sie im Dialogfeld Vorlauf für Dialogerfassen auswählen auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich das kleine Dialogfeld Erfassungsvorlauf anlegen (siehe Abbildung 102). Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 142 9 Arbeiten mit DATEV142 Abbildung 102 : Hier geben Sie den Buchungszeitraum an Buchungen mit Buchungsdatum innerhalb des Vorlaufzeitraums und Buchungen mit einem früheren Buchungsdatum können eingegeben werden; nicht aber Buchungen mit einem späteren Buchungsdatum. Abbildung 103 : Buchungsmaske Nachdem Sie die Eingabe des Vorlaufs mit OK abgeschlossen, wird die Buchungsmaske aus Abbildung 104 eingeblendet. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 143 9.2 Buchen mit DATEV 143 Abbildung 104 : Eingabe der Buchungssätze In dem obigen weißen Feld werden später die eingegebenen Buchungssätze angezeigt. Unten im mittleren Bereich befindet sich die eigentliche Buchungsmaske (siehe Abbildung 103). Diese sollten Sie aber noch anpassen. Klicken Sie hierzu im Menüpunkt Bearbeiten auf den Befehl Eigenschaften. Es öffnet sich das Dialogfeld Eigenschaften Dialogerfassen (siehe Abbildung 105). Abbildung 105 : Eigenschaften festlegen Kennzeichnen Sie unter Buchungszeile die Option Ohne KOST-Felder und Belegfeld 2 und setzen Sie ein Häkchen vor die Option Feld BU und Gegenkonto getrennt. Anschließend bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Klick auf OK; Sie befinden sich wieder in der Buchungsmaske. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 144 9 Arbeiten mit DATEV144 Praxis-Tipp Im Belegfeld 2 können Sie das Fälligkeitsdatum hinterlegen und die KOST-Felder dienen zur Eingabe des Kostenträgers und/oder der Kostenstelle. Wenn Sie auf diese Angaben verzichten können, entfernen Sie die KOST-Felder und das Belegfeld 2 aus der Buchungsmaske, indem Sie im Dialogfeld Eigenschaften Dialogerfassen die Option Ohne KOST-Felder und Belegfeld 2 kennzeichnen. Im Folgenden werden die einzelnen Buchungen eingegeben, wobei zu beachten ist, dass der Buchungssatz entweder als „Soll an Haben“ oder als „Haben an Soll“ eingegeben werden kann. Jetzt geben Sie die Buchungssätze in die Felder der Buchungsmaske ein (siehe Abbildung 106). Abbildung 106 : Buchungsmaske Tragen Sie im Feld Umsatz den Bruttobetrag ein. Anschließend betätigen Sie entweder die Taste ENTER + → Gegenkonto = HABEN Konto = SOLL → Gegenkonto = SOLL Konto = HABEN oder Im Eingabefeld Belegfeld 1 geben Sie die Belegnummer und im Feld Datum das Buchungsdatum ein. Praxis-Beispiel: Buchungssatz: Mietaufwand / Bank 1.000 Euro Umsatz BU Gegenkonto Belegfeld 1 Datum Konto 1000,00 6310 1800 Umsatz BU Gegenkonto Belegfeld 1 Datum Konto 1000,00 1800 6310 In der ersten Variante wurde der Umsatz mit + bestätigt, sodass das erste Buchungskonto das „Soll-Konto“ und das zweite Buchungskonto das „Haben- Konto“ ist. In der zweiten Variante wurde der Umsatz mit ENTER bestätigt, sodass das erste Buchungskonto das „Haben-Konto“ und das zweite Buchungskonto das „Soll-Konto“ ist. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 145 9.2 Buchen mit DATEV 145 9.2.2 Eröffnungsbuchungen Wenn wir unterstellen, dass Bertram Bauer sein Geschäft bereits im Jahr 2010 eröffnet hat, dann müssen Sie zu Beginn des Jahres 2011 einen so genannten Saldenvortrag vornehmen, d. h. Sie müssen die Anfangsbestände der Buchungskonten eingeben. Gehen Sie von folgender Anfangsbilanz zum 01.01.2011 aus: AKTIVA 01.01.2010 PASSIVA BGA 2.000 € Kapital 8.600 € Ford L+L 1.900 € Vbdl. L+L 1.500 € Bank 4.500 € Kasse 1.700 € 10.100 € 10.100 € 0650 1800 1600 2000 Abbildung 107: Anfangsbilanz zu Ford L+L: RE Debitor Boris Build vom 02.12.2010 über 1.900 € (Re-Nr.: 12306). zu Vbdl. L+L: RE Kreditor Gravel vom 05.12.2010 über 500 € (Re-Nr.: 56789). RE Kreditor Dust KG vom 20.12.2010 über 1.000 € (Re-Nr.: 77-89-888). Das Gegenkonto ist ein Buchungskonto aus der Kontenklasse „9“. Durch dieses spezielle Gegenkonto weiß DATEV, dass es sich nicht um eine Buchung aus dem laufenden Geschäft handelt, sondern um den Anfangsbestand des Buchungskontos: Aktivkonto → (Aktivkonto) an (9000) Passivkonto → (9000) an (Passivkonto) Kapital → (9000) an (2000) Debitoren → (Debitorenkonto) an (9008) Kreditoren → (9009) an (Kreditorenkonto) Die Eingabe des Anfangsbestands des Buchungskontos „BGA“ sieht wie in Abbildung 108 dargestellt aus. Abbildung 108 : Buchungskonto „BGA“ Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 146 9 Arbeiten mit DATEV146 Genau auf die gleiche Weise sind die anderen Anfangsbestände einzugeben. Sollten Sie bisher in DATEV noch keine Debitoren und Kreditoren angelegt haben, können Sie dies auch während des Buchens tun. Geben Sie zum ersten Mal ein Debitorenkonto (z. B. #10000: Debitor Boris Build) bzw. ein Kreditorenkonto (z. B. #70000: Kreditor Gravel) ein, so wird das Dialogfeld Beschriftung Konto/Gegenkonto angezeigt, in der Sie den Namen des Debitors (z. B. Boris Build) bzw. Kreditors (z. B. Gravel) eingeben (siehe Abbildung 109 und Abbildung 110). Abbildung 109 : Beschriftung des Debitorenkontos „Boris Build“ Abbildung 110 : Beschriftung des Kreditorenkontos „Gravel“ Sobald Sie alle Saldenvorträge (= Anfangsbestände der Buchungskonten) eingegeben haben, sehen Sie im oberen Feld der Buchungsmaske die so genannte Primanota (siehe Abbildung 111). In der Primanota zeigt DATEV alle eingegebenen Buchungssätze; nicht chronologisch sortiert, sondern in der Reihenfolge, in der Sie die Buchungssätze eingegeben haben. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 147 9.2 Buchen mit DATEV 147 Abbildung 111 : Anzeige der Primanota 9.2.3 Einfache Geschäftsvorfälle ohne Umsatzsteuer Verbuchen Sie als nächste einfache Geschäftsvorfälle ohne Umsatzsteuer. Ausgangssituation: Unterstellen Sie bei allen Geschäftsvorfällen, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und somit auch kein Vorsteuerabzug. Alle Rechnungen werden am Tag des Rechnungseingangs bezahlt bzw. es handelt sich um Lastschriften, sodass keine Debitoren bzw. Kreditoren zu buchen sind. Der Kontoauszug der Sparkasse Ansbach ist zu verbuchen (siehe Abbildung 112). Belastung Gutschrift 02.01. 02.01. Privateinlage 1.600,00+ Überweisung von Privatkonto 02.01. 02.01. Otto Versand 40,00 ReNr. 3456 vom 02.01.10 Büromaterial (19% USt) 05.01. 05.01. Deutsche Post 50,00 ReNr.: 567-08 vom 05.01.10 Briefmarken 10.01. 10.01. Dauerauftrag Nr.1 200,00 Allianz Lebensversicherung Claus Chaos 15.01. 15.01. Süddeutsche Zeitung 120,00 Abo 01/10–06/10 20.01. 20.01. Otto Versand 400,00 ReNr. 2344 vom 20.01.10 Büromaterial (19% USt) 31.01. 31.01. Kontoführung Januar 2010 12,00 Sparkasse Ansbach Kontonummer BLZ KontoauszugsNr. Datum 111111 76550000 1-1 31.01.01 1800 / 6815 / 6800 / 2200 / 2100 / 6815 / 6855 / Abbildung 112 : Kontoauszug Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 148 9 Arbeiten mit DATEV148 Bitte beachten Sie während der Eingabe die Schleppfunktion . Wie Sie in Abbildung 113 erkennen, bleiben die Angaben in den Buchungsfeldern Belegfeld 1, Datum und Konto erhalten; die so genannte Schleppfunktion. Gerade wenn Sie Kontoauszüge verbuchen, sparen Sie sich durch die Schleppfunktion unnötige Eingaben. Abbildung 113 : Durch die Schleppfunktion bleiben Angaben in einzelnen Feldern stehen Nach der Buchungseingabe sollte Ihre Primanota das gleiche Aussehen wie Abbildung 114 haben. Abbildung 114 : Primanota 9.2.4 Einfache Geschäftsvorfälle mit Umsatzsteuer Bei DATEV ist zwischen Automatikkonten und sonstigen Konten zu unterscheiden (siehe Abbildung 115): • Bei den Automatikkonten (z. B. die Erlöskonten und die Wareinkaufskonten) bucht DATEV die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer automatisch; Sie müssen nichts mehr veranlassen. • Bei den sonstigen Konten müssen Sie einen speziellen Schlüssel (z. B. 9 = Buchung von 19 % Vorsteuer) eingeben, um die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer zu buchen. Automatikkonten sonstige Konten AV AM 9 = Vorsteuer 19% 8 = Vorsteuer 7% 3 = Umsatzsteuer 19% 2 = Umsatzsteuer 7% Abbildung 115 : Unterscheidung Automatikkonten und sonstige Konten Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 149 9.2 Buchen mit DATEV 149 Der Kontoauszug der Sparkasse Ansbach aus Abbildung 116 ist zu verbuchen: Alle Rechnungen werden am Tag des Rechnungseingangs bezahlt bzw. es handelt sich um Lastschriften, sodass keine Debitoren bzw. Kreditoren zu buchen sind. Sparkasse Ansbach Kontonummer BLZ KontoauszugsNr. Datum 111111 76550000 2-1 31.01.01 Belastung Gutschrift 20.01. 20.01. Zahlung der Rohstoffrechnung des 238,00 Lieferanten Gravel (ReNr.: 345-8) Vorsteuerabzug mit 19% mgl. 20.01. 20.01. Zahlungseingang des Kunden Build 300,00+ ReNr. 2005-1 (19% USt) 21.01. 21.01. Stromrechnung Januar 2011 233,00 ReNr.:8976654 (VoSt 19%) 21.01. 21.01. Telefonrechnung Januar 2011 267,00 ReNr. 0911765 (VoSt 19%) 21.01. 21.01. Miete für Stellplazu 10,00+ Januar 2011 (USt 19%) 5400 / 1800 / 6325 / 6805 / 1800 / Abbildung 116 : Kontoauszug Der Einkauf der Rohstoffe ist über das Buchungskonto #5400 zu erfassen (siehe Abbildung 117). Hierbei handelt es sich um ein Automatikkonto – es muss also keine manuelle Vorsteuer gebucht werden. Abbildung 117 : Buchung des Rohstoffeinkaufs Die Zahlung der Stromrechnung ist über das Buchungskonto #6325 zu erfassen (siehe Abbildung 118). Hierbei handelt es sich nicht um ein Automatikkonto, sodass manuelle Vorsteuer gebucht werden muss. Geben Sie im Feld BU die Kennzahl „9“ ein. Abbildung 118 : Buchung der Stromrechnung Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 150 9 Arbeiten mit DATEV150 Der Erhalt der Miete für den Stellplatz erfassen Sie über das Buchungskonto #4835 (siehe Abbildung 119). Hierbei handelt es sich nicht um ein Automatikkonto – die manuelle Umsatzsteuer muss also von Ihnen gebucht werden muss. Geben Sie im Feld BU die Kennzahl „3“ ein. Praxis-Hinweis Die Vermietung von Wohnraum ist von der Umsatzsteuer befreit; nicht hingegen die alleinige Vermietung von Stellplätzen (siehe Abbildung 119). Abbildung 119 : Buchung der Stellplatzmiete Abbildung 120 gibt einen Überblick über Ihre Primanota. Abbildung 120 : Primanota Praxis-Hinweis Um einen eingegebenen Buchungssatz zu kontrollieren, gibt es eine gute Möglichkeiten: Summen und Salden einer Buchung. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Buchungszeile und wählen Sie den Befehl Summen und Salden einer Buchung aus (siehe Abbildung 121). Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 151 9.2 Buchen mit DATEV 151 Abbildung 121 : Einfache Kontrolle des eingegebenen Buchungssatzes 9.2.5 Die Buchungsübersichten Zur Kontrolle von Buchungssätzen eignen sich vor allem zwei Buchungs- übersichten : • Buchungskonto (BuKto) Aus dem Buchungskonto ergibt sich die Entwicklung eines Bilanzpostens während des Wirtschaftsjahres sowie dessen Anfangs- und Endbestand (siehe Abbildung 122). Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 152 9 Arbeiten mit DATEV152 Abbildung 122 : Beispiel Buchungskonto • Summen- und Saldenliste (SuSa) In der SuSa finden sich alle bebuchten Buchungskonten mit ihren kummulierten Werten sowie dem Schlussbestand (siehe Abbildung 123 bis Abbildung 126). Abbildung 123 : SuSa Januar 2011 – Seite 1 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 153 9.2 Buchen mit DATEV 153 Abbildung 124: SuSa Januar 2011 – Seite 2 Abbildung 125: SuSa Januar 2011 – Seite 3 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 154 9 Arbeiten mit DATEV154 Abbildung 126 : SuSa Januar 2011 – Seite 4 Weitere Auswertungsmöglichkeiten finden Sie im Menüpunkt Auswertungen oder in der Auswahlleiste auf der linken Seite (siehe Abbildung 127). Abbildung 127 : In der Navigationsleiste können Sie ganz schnell die verschiedenen Auswertungen auswählen 9.2.6 Der Monatsabschluss Am Ende eines jeden Monats erfolgt der Monatsabschluss . Entgegen dem Monatsabschluss in der Lohnbuchhaltung ist der Monatsabschluss in der Finanzbuchhaltung nicht so formell. Es geht vor allem darum, alle bisher noch nicht fest geschriebenen Buchungssätze festzuschreiben und die Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) an das Finanzamt zu übermitteln. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 155 9.2 Buchen mit DATEV 155 Abbildung 128: Die einzelnen Schritte bis zum Monatsabschluss Zuerst einmal müssen Sie die Buchungsmaske verlassen. Hierzu klicken Sie auf das kleine schwarze X – ganz rechts oben. Bitte nicht das rote X anklicken, den damit verlassen Sie das Programm. Aber keine Sorge, selbst Sie einmal falsch klicken: Alle eingegebenen Buchungssätze bleiben erhalten. Nachdem Sie auf das schwarze X geklickt haben, werden Sie gefragt, ob Sie die Buchungserfassung tatsächlich verlassen wollen. Bestätigen die Frage mit Ja (siehe Abbildung 129). Abbildung 129 : Sicherheitsabfrage Anschließend werden Sie gefragt, ob die Buchungssätze sofort verarbeitet werden sollen (siehe Abbildung 130). Denken Sie bitte daran, dass alle von Ihnen eingegebenen Buchungssätze vorläufig erfasst werden und von Ihnen noch geändert werden können. Schreiben Sie die Buchungssätze hingegen fest, kann ein fehlerhafter Buchungssatz nur storniert werden. Praxis-Hinweis Bevor Sie die Buchungssätze festschreiben, prüfen Sie mittels Buchungskonten und der Summen- und Saldenliste (SuSa), ob Ihre Buchungssätze korrekt sind. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 156 9 Arbeiten mit DATEV156 Abbildung 130 : Sollen die Buchungen festgeschrieben werden? Sie können die Buchungssätze auch erst am Ende des Monats festschreiben – aber spätestens dann müssen Sie sie festschreiben. Bevor die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermittelt wird, muss alles festgeschrieben sein! Zum Festschreiben rufen Sie im Menüpunkt Buchen den Befehl Dialogerfassung auf. Das Dialogfeld Vorlauf für Dialogerfassen auswählen wird eingeblendet. Aktivieren Sie die Schaltfläche Verarbeiten (siehe Abbildung 131). Abbildung 131 : Festschreiben Ihrer Buchungen DATEV wechselt in die Stapelverarbeitung und fragt nach, wie der festgeschriebene Vorlauf genannt werden soll – vergeben Sie einen aussagestarken Namen und bestätigen Sie mit OK. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 157 9.2 Buchen mit DATEV 157 Abbildung 132: Geben Sie einen aussagestarken Namen, damit Sie bereits an der Bezeichnung erkennen, welche Buchungen sich dahinter verbergen Anschließend müssen Sie noch die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln – danach ist der Monatsabschluss perfekt! 9.2.7 OPOS-Buchungen Als Nächstes besprechen wir die Verbuchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen – hierbei sind keine Besonderheiten zu beachten. Buchen Sie die beiden Eingangsrechnungen (siehe Abbildung  133 bis Abbildung 136). 10. Februar 2011 Firma Bertram Bauer Residenzstr. 23 91522 Ansbach RechnungsNr. 10345/11 Lieferung am 05.02.11 200 kg Kies 2.100,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer 399,00 € 2.499,00 € Ich bitte um Ausgleich der Rechnung bis zum 20.02.2011 ohne Abzug von Skonto und danke für Ihr Vertrauen. Bankverbindung: HVB * Konto -Nr.: 333333 * BLZ: 700 202 70 Kieswerk Gravel • Kobaldgasse 12 • 96450 Coburg Steuernummer: 109/567/79796 • UStID.-Nr.: DE 12344670 5400 / 70000 Abbildung 133 : Eingangsrechnung 1 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 158 9 Arbeiten mit DATEV158 Abbildung 134 : Buchung der ER 1 12. Februar 2011 Firma Bertram Bauer Residenzstr. 23 91522 Ansbach RechnungsNr. 10377/11 Lieferung am 10.02.11 100 kg Sand 1.150,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer 218,50 € 1.368,50 € Bei Zahlung der Rechnung bis zum 26.02.2011 wird ein Skonto von 2% (= 27,37 €) eingeräumt. Bankverbindung: HVB * Konto -Nr.: 444444 * BLZ: 700 202 70 Dust KG • Trenkerstr. 12 • 96450 Coburg Steuernummer: 109/587/80796 • USt-ID.Nr.: DE 23394670 5400 / 70100 Abbildung 135: Eingangsrechnung 2 Abbildung 136 : Buchung ER 2 Im Anschluss buchen Sie auch noch die Ausgangsrechnungen (siehe Abbildung 137 bis Abbildung 140). Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 159 9.2 Buchen mit DATEV 159 15. Februar 2011 Firma Boris Build Bahnhofstr. 17 91522 Ansbach RechnungsNr. 10001/11 Lieferung am 14.02.11 50 kg Kies 1.020,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer 193,80 € 1.213,80 € Ich bitte um Ausgleich der Rechnung bis zum 20.02.2011 ohne Abzug von Skonto und danke für Ihr Vertrauen. Bankverbindung: HVB * Konto-Nr.: 111111 * BLZ: 76550000 Bertram Bauer • Residenzstr. 23 • 91522 Ansbach Steuernummer: 204/567/89023 • USt-ID.Nr.: DE 1234567 10000 / 4410 Abbildung 137 : Ausgangsrechnung 1 Abbildung 138 : Buchung AR 1 16. Februar 2011 Firma Boris Build Bahnhofstr. 17 91522 Ansbach RechnungsNr. 10002/11 Lieferung am 15.02.11 60 kg Sand 1.220,00 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer 231,80 € 1.451,80 € Bei Zahlung der Rechnung bis zum 02.03.2011 wird ein Skonto von 2% (= 29,04 €) eingeräumt. Bankverbindung: Sparkasse Ansbach * Konto-Nr.: 111111 * BLZ: 76550000 Bertram Bauer • Residenzstr. 23 • 91522 Ansbach Steuernummer: 204/567/89023 • USt-ID.Nr.: DE 1234567 10000 / 4400 Abbildung 139: Ausgangsrechnung 2 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 160 9 Arbeiten mit DATEV160 Abbildung 140 : Buchung AR 2 Die Verbuchung des Zahlungsausgangs bzw. des Zahlungseingangs erfolgt entweder über die bisher verwendete Maske (siehe Abbildung 134 oder Abbildung 138) oder aber über OPOS-Zahlungen . Diese Spezialform lernen Sie im Folgenden näher kennen. Bitte nehmen Sie den in Abbildung 141 dargestellten Kontoauszug zur Hand. Sparkasse Ansbach Kontonummer BLZ KontoauszugsNr. Datum 111111 76550000 3-1 28.02.01 Belastung Gutschrift 12.02. 12.02. Kieswerk Gravel 2.499,00 ReNr. 10345/11 vom 10.02.11 200 kg Kies 15.02. 15.02. Dust KG 1.341,13 ReNr.: 10377/11 vom 12.02.11 100 kg Sand 22.02. 22.02. Boris Build 1.213,80+ ReNr. 10001/11 vom 15.02.11 28.02. 28.02. Boris Build 1.422,76+ ReNr. 10002/10 vom 16.02.10 Abbildung 141 : Kontoauszug Öffnen Sie das Menü Ansicht und aktivieren Sie den Befehl OPOS-Zahlungen. Das Dialogfeld Auswahl Geldkonto für OPOS-Zahlungen wird eingeblendet. Hier wählen Sie das zu bebuchende Konto aus – nehmen Sie bitte die „Bank“ (siehe Abbildung 142). Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 161 9.2 Buchen mit DATEV 161 Abbildung 142 : Konto „Bank“ auswählen Anschließend erscheint das Dialogfenster OPOS-Suche, in dem Sie über die Debitoren- oder Kreditorennummer den entsprechenden Debitor bzw. Kreditor auswählen. Wählen Sie bitte den Kreditor Gravel (#70000) aus (siehe Abbildung 143). Abbildung 143 : OPOS-Suche Nach der Auswahl des entsprechenden Kreditors wird das Dialogfenster Rechnungsauswahl für Konto 70000 geöffnet. In dieser Maske wählen Sie die Rechnung aus, die Sie bezahlt haben. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 162 9 Arbeiten mit DATEV162 Abbildung 144: Rechnungsauswahl Sobald Sie Ihre Auswahl mit OK bestätigen, kommen Sie zur Buchungsmaske zurück (siehe Abbildung 145). Dort beenden Sie den Buchungssatz. Abbildung 145 : Buchungssatz Auf die gleiche Art und Weise gehen Sie bei der nächsten Buchung vor. Aber passen Sie auf, diese Rechnung wird von Ihnen unter Abzug von 2 % Skonto beglichen. Die ersten Schritte sind wieder die gleichen, außer dass Sie dieses Mal im Dialogfeld Rechnungsauswahl für Konto 70100 Dust KG den Zahlungsbetrag mit angeben und der ist niedriger als der Rechnungsbetrag (siehe Abbildung 146). Abbildung 146 : Eingabe des Zahlungsbetrags Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 163 9.2 Buchen mit DATEV 163 Mit Klicken auf OK springen Sie zurück zur Buchungsmaske. Hier vervollständigen Sie den Buchungssatz. Aber bevor Sie den Buchungssatz fertig stellen, müssen Sie im Feld Skonto noch die F2-Taste drücken. So aktiveren Sie die Skontoprüfung (siehe Abbildung 147). Abbildung 147 : Skontoprüfung nicht vergessen! Das Skonto übernehmen Sie mit Klick auf Skonto übernehmen und beenden den Buchungssatz mit einem Klick auf Übernehmen. Bei den nun anstehenden Debitoren gehen Sie genauso vor wie gerade eben bei den Kreditoren. Abbildung 148 : Rechnungsauswahl 1 Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 164 9 Arbeiten mit DATEV164 Bei dem ersten Zahlungseingang (siehe Abbildung 148) wählen Sie wiederum nur die entsprechende Ausgangsrechnung aus und beenden den Buchungssatz. Bei dem Zahlungseingang unter Abzug von Skonto (siehe Abbildung 149) müssen Sie wieder zuerst die richtige Ausgangsrechnung auswählen, um über die Skontoprüfung das Skonto zu erfassen (siehe Abbildung 150). Abbildung 149 : Rechnungsauswahl 2 Abbildung 150 : Skontoprüfung Sind alle Buchungen korrekt erfasst, so entspricht Ihre Primanota derer in Abbildung 151. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 165 9.2 Buchen mit DATEV 165 Abbildung 151 : Primanota 9.2.8 Splittbuchungen Zuletzt wenden wir uns der so genannten Splitt- bzw. Aufteilungsbuchung zu. Bei einer Splittbuchung stehen mehrere Buchungskonten im Haben oder im Soll. Mehr als ein Buchungskonto können Sie aber in die Felder „Konto“ bzw. „Gegenkonto“ nicht eingeben, sodass Sie sich mit dem Befehl Aufteilen behelfen müssen. Gehen Sie von der in Abbildung 152 dargestellten Eingangsrechnung aus. Abbildung 152 : Eingangsrechnung Bei dieser Rechnung wurde zum einen ein Computer erworben, der auf dem Buchungskonto „Sammelposten“ (#0675) zu erfassen ist. Zum anderen Papier fürs Büro, welches auf dem Buchungskonto „Bürobedarf“ (#6815) zu buchen ist. Bei einer Splittbuchung wird zuerst das Feld gefüllt, das nur ein Buchungskonto aufnehmen muss. In unserem Beispiel handelt es sich um das Feld Konto und das Buchungskonto „sonstige Verbindlichkeiten“ (#3500). Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 166 9 Arbeiten mit DATEV166 Abbildung 153: Splittbuchung – Teil 1 Anschließend klicken Sie auf den Befehl Aufteilen – das Dialogfeld Aufteilen beginnen wird eingeblendet. In diese Maske geben Sie an, ob Sie den Netto- oder den Bruttobetrag aufteilen (siehe Abbildung 154). Abbildung 154 : Kennzeichnen Sie im unteren Bereich, ob Sie den Brutto- oder Nettowert aufteilen Wenn Sie alle Eingaben geprüft haben, bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK und kehren in die normale Buchungsmaske zurück. Aber Achtung: Die Eingabemaske ist auf Ihrem Bildschirm grün hinterlegt; das sichere Zeichen dafür, dass Sie sich im Modus Aufteilen befinden. Geben Sie nun die beiden Buchungssätze ein (siehe Abbildung 155). Abbildung 155 : Erfassen der Buchungssätze Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 167 9.2 Buchen mit DATEV 167 Solbad Sie die Buchungssätze eingegeben haben, fragt das DATEV-Programm, ob Sie die Aufteilung beenden wollen. Bestätigen Sie die Frage mit OK (siehe Abbildung 156). Abbildung 156 : Sicherheitsabfrage Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 169 10 Der Warenverkehr In diesem Kapitel beschäftigen Sie sich mit dem Warenverkehr , d. h. der Verbuchung des Wareneingangs und des Warenausgangs. Hierbei gibt es zwei verschiedene Buchungsmethoden (siehe Abbildung  157), von denen wir aber nur die in der Praxis gängige Bruttomethode besprechen werden. Abbildung 157 : Netto- und Bruttoverfahren 10.1 Das System des Bruttoverfahrens Beim Bruttoverfahren geht es nicht darum, für jeden Verkauf den exakten Gewinn zu bestimmen; vielmehr wird der in einem Jahr erwirtschaftete Gewinn oder Verlust, der mit Waren entstanden ist, ermittelt. Hierzu müssen Sie lediglich den gesamten Warenerlös dem gesamten Warenaufwand gegenüberstellen. Die Differenz ist der Gewinn oder Verlust aus Warenumsatz (siehe Abbildung 158)! Abbildung 158 : Ermittlung Rohgewinn

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Zusammenfassung

Buchführung in der Praxis

Dieser aktuelle Ratgeber liefert einen praxisorientierten Einstieg in die Grundlagen der doppelten Buchführung. Ausgehend von einem Unternehmensgründer werden die theoretischen Grundlagen kurzweilig vermittelt. Durch die zahlreichen Praxisbeispiele und Schaubilder ist das Werk besonders anschaulich.

Buchführung auf den Punkt gebracht:

– Zahlreiche Übungen und Beispiele aus der Buchführungspraxis

– Von Einzelbelegen zum vorläufigen Jahresergebnis: So berechnen Sie Einnahmen und Ausgaben

– Auf CD-ROM: Excel-Tools zu Abschreibung, Gewinn- und Verlustermittlung, AfA-Tabellen und DATEV-Kontenrahmen