8 Betriebsausgaben in:

Gerhard C. Girlich

Buchführung in der Praxis, page 120 - 135

Kontenrahmen, Umsatzsteuer, Anlagevermögen, Betriebsausgaben, Gewinnberechnung

1. Edition 2011, ISBN print: 978-3-8006-3926-7, ISBN online: 978-3-8006-3927-4, https://doi.org/10.15358/9783800639274_120

Series: Vahlen Praxis

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Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 123 8 Betriebsausgaben In diesem Kapitel wollen wir uns die Betriebsausgaben näher anschauen. Hierzu werden wir uns mit drei Ebenen befassen: • Was sind Betriebsausgaben? • Welche sind abziehbar? • Wie werden Betriebsausgaben verbucht? 8.1 Einteilung der Betriebsausgaben 8.1.1 Was sind Betriebsausgaben? In § 4 Abs. 4 EStG hat der Gesetzgeber festgelegt, was man unter Betriebsausgaben versteht: „Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ Das bedeutet, alle Aufwendungen, die Ihnen für Ihre betriebliche Tätigkeit entstehen, sind Betriebsausgaben . Praxis-Beispiel: Betriebsausgaben Überziehungszinsen für das betriebliche Girokonto, Anwaltskosten für einen betrieblichen Prozess, Arbeitslohn für die Mitarbeiter, Geschenke für Geschäftspartner. Der Wareneinkauf ist in der Kontenklasse 5, die restlichen Betriebsausgaben in der Kontenklasse 6 zu erfassen. Lediglich Zins- und Steueraufwendungen sind in der Kontenklasse 7 zu buchen (siehe Abbildung 97) . Abbildung 97 : In welche Kontenklasse wird gebucht? Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 124 8 Betriebsausgaben124 Praxis-Beispiel: Betriebsausgaben beim SKR 04 Betriebsausgabe SKR 04 Inserat in den Gelben Seiten 6600 Überziehungszinsen 7310 Telefonrechnung 6805 Schreibmaterial 6815 Hotelrechnung 6650/6670 Miete für Privatwohnung 2100 Stromrechnung für Betriebsstätte 6325 Benzinrechnung 6530 Abschreibung auf Betriebs-Pkw 6222 Geschäftsführergehalt 6000 Blumen zur Verzierung der Betriebsräume 6630 Forderungsabschreibung 6931/6936 Blumen im Wert von 30 € für einen Arbeitnehmer 6630 Rechnung von UPS 6800 Rechnung für ein Fortbildungsseminar 6821 Abschreibung auf einen Schreibtisch 6220 Tabelle 24: Betriebsausgaben werden auf welche SKR 04-Konten gebucht? Von den Betriebsausgaben sind die Kosten der privaten Lebensführung (§ 12 Nr. 1 EStG) abzugrenzen. Hierunter werden alle Aufwendungen verstanden, die ausschließlich privat veranlasst sind . Diese Aufwendungen können nicht gewinnmindernd berücksichtigt werden, sondern werden als Privatentnahme gebucht. Praxis-Beispiel: Kosten privater Lebensführung Jegliche Krankheitskosten (auch wenn diese aufgrund eines Unfalles im Betrieb entstanden sind), Alltagskleidung (auch wenn diese im Betrieb getragen wird), Aufwendungen für die private Wohnung. Privatentnahmen sind in der Kontenklasse 2 zu erfassen. Tabelle 25 zeigt Beispiele für Privatausgaben im SKR 04. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 125 8.1 Einteilung der Betriebsausgaben 125 Privatausgaben SKR 04 Kirchensteuer 2230 Krankheitskosten (= außergewöhnliche Belastung) 2280 private Reise 2100 Einkommensteuer 2150 Tabelle 25 : Kontennummern für Privatausgaben im SKR 04 8.1.2 Welche Betriebsausgaben sind abziehbar? Wir haben gerade gesehen, dass alle betrieblichen Aufwendungen Betriebsausgaben sind. Leider sind aber nicht alle Betriebsausgaben abziehbar, d. h. gewinnmindernd. Wieso sind bestimmte Betriebsausgaben nicht (voll) abziehbar? Aus Vernunftsüberlegungen heraus hat der Gesetzgeber den Abzug bei einigen wenigen Betriebsausgaben beschränkt (Begründung siehe bei den einzelnen nichtabziehbaren Betriebsausgaben). Die folgenden BA sind u. a. nicht (voll) abziehbar : • unangemessene Aufwendungen • Geschenke an Kunden oder Geschäftsfreunde • Bewirtungen von Kunden oder Geschäftsfreunden • Verpflegungsaufwendungen auf einer Geschäftsreise • häusliches Arbeitszimmer • Geldbußen • Schmiergelder • Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte • Gewerbesteuer Alle anderen Betriebsausgaben sind in voller Höhe absetzbar. Beachte: Vorsteuer Die Vorsteuer auf nichtabziehbare Betriebsausgaben ist in der Regel nicht abziehbar. In 3 Schritten sind die nichtabziehbaren BA zu verbuchen: 1. Nachdem ein Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht in Frage kommt, sind die nichtabziehbaren Betriebsausgaben in Bruttohöhe als Aufwand zu verbuchen. 2. Am Ende des Jahres ist der Jahresabschluss zu machen. Hierbei werden die nichtabziehbaren Betriebsausgaben in voller Höhe als Aufwand berücksichtigt. Endprodukt ist der Jahresgewinn. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 126 8 Betriebsausgaben126 3. Die nichtabziehbaren Betriebsausgaben sind (außerhalb der Bilanz) dem Jahresgewinn hinzuzurechnen. Praxis-Beispiel: Verbuchung nichtabziehbare Betriebsausgaben Emil Erfolgreich kauft am 01.08.05 ein Geschenk für einen Geschäftsfreund i. H. v. 59,50 Euro inkl. 19 % USt) . Er zahlt bar. Es handelt sich dabei um eine nichtabziehbare Betriebsausgabe. Am 02.08.05 erhält er für eine Dienstleistung 119 Euro von einem Kunden überwiesen – die Rechnung war am 02.08.05 fällig. Wie sind die Geschäftsvorfälle buchhalterisch/steuerlich zu behandeln? 01.08.05: Geschenke über 35 Euro (6620)/Kasse (1600) 59,50 Euro (Ein Vorsteuerabzug ist bei nichtabziehbaren Geschenken z. Zt. nicht möglich.) 02.08.05: Bank (1800) 119 €/ Erlöse 19 % (4400) 100 Euro USt 19 % (3806) 19 Euro Durch die Buchungen ergibt sich ein Bilanzgewinn lt. GuV in Höhe von 40,50 Euro. Da die Betriebsausgabe steuerlich aber nichtabziehbar ist, muss diese außerhalb der Bilanz hinzugerechnet werden: Gewinn lt. GuV 40,50 Euro + nichtabziehbare Betriebsausgaben 59,50 Euro = steuerlicher Gewinn 100,00 Euro 8.2 Nicht (voll) abziehbare Betriebsausgaben 8.2.1 Unangemessene Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Nr. 7 EStG) Betriebsausgaben sind nur in voller Höhe abziehbar, wenn sie angemessen sind . Sind sie der Höhe nach unangemessen, ist der Teil, der den angemessenen Betrag übersteigt, nicht abziehbar. Aber was ist angemessen? Das lässt sich nicht pauschal sagen, sondern hängt vom Einzelfall ab, d. h. von der Größe und der Tätigkeit des Unternehmens. Praxis-Beispiel: Angemessenheit • Emil Erfolgreich richtet sich sein Arbeitszimmer im Empire-Stil mit Originalmöbel aus dem 19. Jahrhundert (Kosten: 100.000 Euro zzgl. USt) ein. Die Zimmer seiner Angestellten sind mit Möbel von Hülster im Wert von 10.000  Euro ausgestattet . Die Lösung: Eine Luxusausstattung für ein Arbeitszimmer ist in der Regel nicht abziehbar. Abziehbar ist nur der angemessene Teil, also 10.000 €. BGA (0650) 10.000 € / Bank (1800) 119.000 € VoSt (1406) 1.900 € n.a.BA (6645) 107.100 € • Sein Geschäftspartner Siggi Schwarz, ein Kaminkehrer, benutzt als Firmenwagen einen schwarzen Ferrari. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 127 8.2 Nicht (voll) abziehbare Betriebsausgaben 127 Die Lösung: Für einen Kaminkehrer ist ein Ferrari als Firmenwagen nicht angemessen. Bei einem Unternehmensberater oder Finanzberater mit anspruchsvollen Kunden ist eher ein Abzug möglich. Einzelfallentscheidung! 8.2.2 Geschenke (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG) Die Prüfung, ob ein Geschenk in voller Höhe abziehbar ist, erfolgt in drei Schritten (siehe Abbildung 98). Geschenk Gegenleistung Massenartikel Kunden / Lieferanten Arbeitnehmer pro Beschenkten und Kalenderjahr max. 35 Euro pro Beschenkten und Kalenderjahr mehr als 35 Euro Abbildung 98 : 3 Schritte für die Prüfung von Geschenken 1. Schritt: Liegt wirklich ein Geschenk vor? Geschenke sind von Gegenleistungen und Massenartikeln abzugrenzen. • Gegenleistung: Sie erhalten eine Leistung von einem anderen Unternehmer und statt in Geld bezahlen Sie mit einer Sachleistung • Massenartikel: kleinere Werbegeschenke (z. B. Warenproben, Kugelschreiber) • Geschenk: unentgeltliche Zuwendung Praxis-Beispiel: Abgrenzung Geschenke • Emil Erfolgreich erwirbt am 10.03. von einem Blumenhändler 20 Blumen zur Verzierung seiner Betriebsräume. Die Rechnung über 150 Euro zzgl. 10,50 Euro USt bezahlt er nicht, stattdessen bringt Emil dem Blumenhändler Pestizide vorbei . Die Lösung: Es handelt sich hier um eine Gegenleistung. Emil erhält Blumen und statt Geld gibt er dem Blumenhändler Ware. Es liegen somit zwei Rechtsgeschäfte vor: Der Kauf von Blumen und der Verkauf von Ware. Kauf: Repräsentation (6630) 150,00 € / sonst. Vbdl. (3500) 160,50 € Vorsteuer (1401) 10,50 € Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 128 8 Betriebsausgaben128 Verkauf: Vbdl. (3500) 160,50 € / Warenerlös (4400) 134,88 € USt (3806) 25,62 € • Emil Erfolgreich kauft am 17.04. bei Metro 1.000 Kugelschreiber für 300 Euro zzgl. USt. Zugleich erwirbt er einen „Mont Blanc“-Füller für 30 Euro zzgl. USt. Füller und Kugelschreiber werden an Kunden verschenkt. Die Lösung: Bei den Kugelschreibern handelt es sich um Massenartikel , weil der einzelne Artikel einen sehr geringen Wert hat und der Unternehmer viele Artikel (= Massen) erwirbt. Werbeaufwand (6600) 300 € / Kasse (1600) 357 € VoSt (1406) 57 € Bei dem „Mont Blanc“-Füller handelt es sich um ein Geschenk , da Emil keine Gegenleistung erhält und der Füller einen gewissen Wert hat. Geschenke (6610) 30,00 € / Kasse (1600) 35,70 € VoSt (1406) 5,70 € 2. Schritt: Wer ist der Empfänger des Geschenkes? Geschenke an Arbeitnehmer sind immer in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehbar. Soweit der Bruttowert der Geschenke 35 Euro nicht übersteigt, hat der Arbeitnehmer das Geschenk nicht als Arbeitslohn zu versteuern (Aufmerksamkeit). Bei Geschenken an Kunden und Lieferanten ist noch ein 3. Schritt durchzuführen. Praxis-Beispiel: Geschenke-Empfänger • Am 10.12. kauft Emil Erfolgreich einen Perserteppich für 346 Euro von einem Privatmann, um diesen auf der Weihnachtsfeier seinem Mitarbeiter Arbeitsam zu überreichen. Die Lösung nach SKR 04: Gaben des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer sind immer Arbeitslohn, egal ob es sich dabei um Sach- oder Geldzuwendungen handelt Lohn (6060) / Bank (1800) 346 Euro • Am 11.12. kauft Emil in der Konditorei Süß eine Pralinenmischung für 11,90 Euro (inkl. USt). Diese überreicht er am 20.12. seinem Mitarbeiter F. Freizeit. Die Lösung nach SKR 04: Auch hier handelt es sich um Arbeitslohn, genauer um eine Aufmerksamkeit. Die hat zur Folge, dass der Arbeitnehmer die Sachzuwendung nicht versteuern muss (im Gegensatz zum Perserteppich!). Lohn (6130) 10,00 Euro / Kasse (1600) 11,90 Euro VoSt (1406) 1,90 Euro 3. Schritt: Wie hoch sind die Anschaffungskosten (AK) des Geschenkes? Hierbei ist erst einmal festzustellen, wie hoch die Anschaffungskosten liegen: Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 129 8.2 Nicht (voll) abziehbare Betriebsausgaben 129 Kaufpreis + Transportkosten + Verpackungskosten – Nachlässe = Anschaffungskosten (AK) Liegen die AK aller Geschenke pro Beschenkten im Jahr über 35 Euro, sind alle Geschenke an diese Person nicht abzugsfähig. Liegen die Anschaffungskosten bis 35 Euro (bis 31.12.2003: 40 Euro) pro Person, sind die Geschenke voll abziehbar. Praxis-Beispiel: Geschenke an Kunden/Lieferanten • Emil Erfolgreich kauft 10 Packungen Nürnberger Lebkuchen, um diese an seine Kunden zu verschenken . Eine Schachtel kostet 29,75 Euro; insgesamt zahlt er 11,90 Euro für die Verpackung. Eine Packung Lebkuchen geht an Prof. Gierig. Dieser erhält zu Weihnachten noch einmal eine Packung Lebkuchen (AK = 20 Euro). Die Lösung: Ermittlung der Anschaffungskosten: Kaufpreis + Verpackung – Vorsteuer = = 29,75 Euro + 1,19 Euro – (4,75 Euro + 0,19 Euro) = 26 Euro Geschenke an Personen, die eine Packung erhalten haben, sind unbeschränkt abziehbar. Die Geschenke an Prof. Gierig sind jedoch alle nichtabziehbar, da diese zusammen im Kalenderjahr über der Grenze liegen. Geschenke bis 35 Euro (6610) 34,00 Euro / Bank (1800) 309,40 Euro Geschenke über 35 Euro (6620) 30,94 Euro Vorsteuer (1406) 44,46 Euro • Am 13.12. kauft Emil erfolgreich einen Präsentkorb für 119 Euro (inkl. USt). Diesen schenkt er am 15.12. dem Sekretariat der Firma Klau und Partner. Das Sekretariat besteht aus 5 Damen. Die Lösung: Der Präsentkorb ist an fünf Personen gegangen, somit hat jede Person 1/5 v. 100 Euro = 20 Euro erhalten. Die Geschenke sind voll abziehbar. Geschenke bis 35 Euro (6610) 100 Euro / Bank (1800) 119 Euro VoSt (1406) 19 Euro Geschenke bis 35 Euro sind nur dann voll abziehbar , wenn • sie auf einem gesonderten Buchungskonto aufgezeichnet werden und • der Empfänger auf der Rechnung oder in einem Geschenkebuch vermerkt wird. Beachten Sie: Bei Geschenken über 35 Euro gibt es z. Zt. keinen Vorsteuerabzug. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 130 8 Betriebsausgaben130 8.2.3 Bewirtungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) Die Prüfung, ob ein Bewirtungsaufwand in voller Höhe abziehbar ist, erfolgt in vier Schritten (siehe Abbildung 99). Abbildung 99 : Ist der Bewirtungsaufwand voll abziehbar? 1. Schritt: Liegt wirklich eine Bewirtung im steuerlichen Sinne vor? Bewirtungen sind von „Aufmerksamkeiten in geringem Umfang“ und „Warenverkostungen“ abzugrenzen: • Aufmerksamkeiten in geringem Umfang: kleinere Speisen (z. B. belegte Brote, Gebäck, Tee, Getränke) anlässlich von Besprechungen – als Repräsentationsaufwand zu buchen. • Warenverkostungen : Ausgabe von Warenproben des Sortiments zum Testen (z. B. der Bäcker, der seine neue Brotsorte bekannt machen will, und jedem Kunden ein kleines Stück Brot darreicht) – als Werbeaufwand zu buchen. • Bewirtungen : Besuch eines Gasthauses, Bestellung beim Lieferservice (z. B. Pizza, Chinese, Catering) – als Bewirtungsaufwand zu buchen. Praxis-Beispiel: Abgrenzung Bewirtung • Emil Erfolgreich kauft im örtlichen Supermarkt Kekse für 70 € (inkl. USt) und Mineralwasser für 90 € (inkl. USt) . Für beides erhält er an der Kasse einen (normalen) Kassenbon. Kekse und Mineralwasser reicht er anlässlich von Besprechungen mit Kunden. Die Lösung: Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich, da es sich bei einem Rechnungsbetrag von 160 Euro um keine Kleinbetragsrechnung handelt und ein normaler Kassenbeleg nicht den Anforderungen des § 14 UStG genügt, da der Rechnungsempfänger (= Emil Erfolgreich) fehlt. Repräsentationsaufwand (6630) / Kasse (1600) 160 Euro Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 131 8.2 Nicht (voll) abziehbare Betriebsausgaben 131 Praxis-Tipp Lägen zwei Kassenbelege vor, hätten wir zwei Kleinbetragsrechnungen und somit wäre ein Vorsteuerabzug möglich. • Emil Erfolgreich bestellt bei Feinkost Käfer Kaviarhäppchen für 2.000 € zzgl. 19 % USt. Hierüber erhält er eine ordnungsgemäße Rechnung. Er bezahlt bar. Die Kaviarhäppchen reicht er anlässlich einer Besprechung mit einem Scheich. Hierbei geht es um einen Auftrag im Wert von 100.000.000 €. Die Lösung: Ob eine Bewirtung oder eine Aufmerksamkeit in geringen Umfang vorliegt, hängt nicht von der Höhe der Kosten ab, sondern von dem Anlass, zu dem die Häppchen gereicht werden. Würden die Häppchen anlässlich einen Geschäftsabschlusses im Wert von 1.000 Euro gereicht, läge eindeutig eine Bewirtung vor. Da die Häppchen aber anlässlich eines sehr großen Geschäftsabschlusses gereicht werden, liegt hier ein Repräsentationsaufwand vor. Repräsentation (6630) 2.000 Euro / Kasse (1600) 2.380 Euro Vorsteuer (1406) 380 Euro • Emil Erfolgreich, der auch einen kleinen Weinladen betreibt, möchte seine neue Weinsorte bekannt machen. Deshalb reicht er jedem Kunden ein Gläschen Wein und dazu ein Brot mit Parmaschinken. Das Brot, den Wein und den Parmaschinken hat er in einem Feinkostladen in der Toskana für 1.200 € (inkl. USt) erworben. Die Lösung: Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich, da die Ware in Italien erworben wurde und italienische Umsatzsteuer in Deutschland nicht abziehbar ist. Ggfs. ist zu prüfen, ob in Italien ein Vorsteuervergütungsverfahren möglich ist, d. h., ob Emil Erfolgreich in Italien die ital. USt zurückerhält. Hier handelt es sich um eine Warenverkostung, die voll abziehbar ist. Werbeaufwand (6600) / Kasse (1600) 1.200 € • Emil Erfolgreich möchte den Geschäftsabschluss mit Gustav Greis gebührend feiern. Da Herr Greis ungern in ein Lokal geht, bestellt Emil Erfolgreich beim örtlichen Chinesen zwei Entengerichte für 40 € (inkl. USt). Diese werden auch pünktlich zu Emil Erfolgreich geliefert; anbei eine Rechnung. Die Lösung: Ein Vorsteuerabzug ist möglich, da es sich um eine Kleinbetragsrechnung handelt und der Rechnungsempfänger auf der Rechnung nicht explizit genannt sein muss. Hier liegt eindeutig ein Bewirtungsaufwand vor. Bewirtungsaufwand (6640) 37,38 Euro / Kasse (1600) 40,00 Euro Vorsteuer (1406) 2,62 Euro 2. Schritt: Wer nimmt an der Bewirtung teil? Es ist zu unterscheiden, ob Geschäftspartner/Geschäftskunden, Arbeitnehmer oder private Freunde bewirtet werden: • Bewirtung (nur) von Arbeitnehmern (AN) = in voller Höhe Betriebsausgabe; beim AN aber ggfs. Arbeitslohn. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 132 8 Betriebsausgaben132 • Bewirtung von Freunden = Kosten der privaten Lebensführung, die den Gewinn nicht mindern dürfen. • Bewirtung von Geschäftspartnern/Kunden/= nur zu 70 % (bis 31.12.2003: 80 %) abzugsfähig. 3. Schritt: Bewirtung von Geschäftspartnern und Kunden Damit Sie Bewirtungsaufwendungen von Geschäftspartnern und Kunden abziehen können, müssen Sie Folgendes beachten (siehe Abbildung 100): • Die Bewirtungsaufwendungen müssen auf einem gesonderten Konto aufgezeichnet werden und • die Bewirtungsrechnung muss maschinell erstellt sein und • die Rechnung muss bestimmte Angaben enthalten. Abbildung 100 : Angaben, die Sie benötigen, um bei der Bewirtung von Geschäftspartnern abzugsfähig sind Praxis-Tipp Bei einer Kleinbetragsrechnung (bis 150 €) ist die Vorsteuer auch abziehbar, wenn der Rechnungsempfänger fehlt und die USt nicht gesondert ausgewiesen ist. 8.2.4 Häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG) Beachten Sie bitte, dass das häusliche Arbeitszimmer nicht bei Kapitalgesellschaften auftreten kann. Eine Kapitalgesellschaft kann nur über eine Betriebsstätte verfügen. Für die Betrachtung von Einzelunternehmen und Personengesellschaften, gehen Sie auch in zwei Schritten vor: Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 133 8.2 Nicht (voll) abziehbare Betriebsausgaben 133 1. Schritt: Liegt ein häusliches Arbeitszimmer überhaupt vor? Das häusliche Arbeitszimmer ist vom häuslichen Arbeitsplatz und der Betriebsstätte abzugrenzen. • häusliches Arbeitszimmer = eigener Raum (kein Durchgangszimmer), das nur für betriebliche Zwecke genutzt wird und in der Privatwohnung liegt. • häuslicher Arbeitsplatz = Durchgangszimmer, Arbeitsecke o. Ä. (kein eigener Raum) • Betriebsstätte = gemietete oder eigene Räume außerhalb der Privatwohnung (wichtig: kein gemeinsamer Eingang) Praxis-Beispiel: Abgrenzung häusliches Arbeitszimmer • Egon Erfolgreich betreibt sein Gewerbe in Wolfratshausen und wohnt in München . An mtl. Miete zahlt er 5.000 € (ohne USt.) und 500 € an Nebenkosten für den Geschäftsraum. Die Lösung nach SKR 04: Es handelt sich bei den gemieteten Räumlichkeiten um eine Betriebsstätte, da diese klar getrennt von der privaten Wohnung ist. Raumkosten (6310) / Bank (1800) 5.500 € • Erich Erfolglos betreibt sein Gewerbe von zu Hause aus. Hierzu hat er das Dachgeschoss ausgebaut. Die Lösung: Es handelt sich um ein häusliches Arbeitszimmer, da die gewerbliche Tätigkeit in einem eigenen Raum betrieben wird. Es ist zu prüfen, wie viel der Kosten Erfolglos geltend machen kann. • Siggi Sorglos besitzt ein zweistöckiges EFH in Grünwald. Im Jahr 04 lässt er das Gebäude unterkellern und mit einem eigenen Eingang versehen. Nutzen wird er den Keller als Büro für sein Unternehmen. Die Lösung: Da das Büro einen eigenen Eingang hat, liegt eine Betriebsstätte vor. Die Kosten für die Betriebsstätte sind in voller Höhe absetzbar. 2. Schritt: Höhe des Abzuges Sollte es sich um ein häusliches Arbeitszimmer handeln, geht es jetzt um die Frage, welche Kosten Sie geltend machen können und in welcher Höhe: Welche Kosten? • anteilige Miete/anteilige AfA • anteilige Nebenkosten (Strom, Wasser o. Ä.) • Reinigungskosten • anteilige Finanzierungskosten • Renovierungskosten für häusliches Arbeitszimmer • Ausstattungskosten (Tapeten, Teppiche o. Ä.) Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 134 8 Betriebsausgaben134 Höhe des Abzuges Hierbei sind drei Fälle zu unterscheiden: • Das Arbeitszimmer ist Mittelpunkt (Schwerpunkt) der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen: unbegrenzter Abzug. • Für die betriebliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung: Abzug bis 1.250 €. • Sonstige Fälle: kein Abzug (außer für Arbeitsmittel; z. B. Büromöbel). CD-Tipp Details lesen Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums zum häuslichen Arbeitszimmer, das Sie auf Ihrer CD-ROM zum Buch in Kapitel 8 – Betriebsausgaben finden. 8.2.5 Geldbußen und Schmiergelder Aufwendungen für Geldbußen , Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder können nicht als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Beachten Sie Kommt es aber zu einem Gerichtsverfahren, können die Gerichts- und Anwaltskosten als BA abgesetzt werden. Praxis-Beispiel: Geldbußen und Ordnungsgelder • Als Emil Erfolgreich am 03.02. einen wichtigen Kunden besuch t, parkt er in der zweiten Spur. Hierfür erhält er von der Politesse Genau einen Strafzettel über 50 Euro. Er weigert sich aber das „Stück Dreck“ zu bezahlen. Es kommt im Juni zum Prozess. Er verliert und muss zum Strafzettel die Anwaltskosten i. H. v. 1.000 Euro zzgl. 190 Euro USt bezahlen. Er zahlt wiederwillig am 15.06. per Bank. • Am 07.08. besucht Emil Erfolgreich wiederum einen wichtigen Kunden . Diesmal fährt er aber das Nicht-Parken-Schild einfach um. Von der Gemeinde Wiesbaden erhält er daraufhin ein Ordnungsgeld über 30  Euro und eine Rechnung über die Reparatur des Schildes i. H. v. 200 Euro. Beides bezahlt er vom betrieblichen Bankkonto. 03.02.: n. a. BA (6644) / sonst. Vbdl. (3500) 50 Euro 15.06.: sonst. Vbdl. (3500) 50 Euro / Bank (1800) 1.240 Euro Anwaltskosten (6825) 1.000 Euro VoSt (1406) 190 Euro 07.08.: Das Ordnungsgeld ist nicht abziehbar. Die Kosten für die Reparatur hingegen schon. n. a. BA (6644) 30 Euro / Bank (1800) 230 Euro a. o. Ä. (7500) 200 Euro Ebenso können keine Schmiergelder als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 135 8.2 Nicht (voll) abziehbare Betriebsausgaben 135 8.2.6 Reisekosten Was ist steuerlich eine (Geschäfts-)Reise ? Vorübergehende Abwesenheit von der Betriebsstätte bzw. eigenem Wohnsitz (die bisherige Drei-Monatsregelung wurde zum 01.01.2008 aufgehoben). Zum Beispiel: Kundenbesuch. Welche Reisekosten können geltend gemacht werden • Fahrtkosten – mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Taxi oder dem Flugzeug: Die tatsächlichen Kosten. – mit dem Firmenwagen (= BV): Keine zusätzlichen Kosten. – mit dem Privatwagen (=  PV): Pauschal wird hier der gefahrene Kilometer mit 0,30 Euro berücksichtigt. • Übernachtungskosten Können in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Lediglich die Kosten für das Frühstück sind nicht abziehbar. Sind die Kosten für das Frühstück nicht gesondert ausgewiesen, so geht die Finanzverwaltung davon aus, dass das Frühstück mit 4,80 € im Übernachtungspreis enthalten war. • Verpflegungskosten Denken Sie daran, dass Ausgaben für Ernährung grundsätzlich keine Betriebsausgaben, sondern Kosten der privaten Lebensführung sind. Mit den Verpflegungsmehraufwendungen will der Gesetzgeber dem Umstand Rechnung tragen, dass Ihnen auf einer Reise mehr Kosten für die Verpflegung entstehen als zu Hause (Frühstück im Hotel, Snack am Imbissstand o. Ä.). Sie können im Inland folgende Pauschalen, und zwar unabhängig von den tatsächlichen Kosten, geltend machen; aber nur für die ersten drei Monate: – Abwesenheit weniger als 8 Std. 0 € – Abwesenheit mind. 8 Std. 6 € – Abwesenheit mind. 14 Std. 12 € – Abwesenheit 24 Std. 24 € Beachten Sie: Bei Auslandsreisen gelten andere Pauschalen. CD-Tipp Die aktuellen Sätze finden Sie auf der CD-ROM zum Buch unter Kapitel 8 – Betriebsausgaben in der PDF-Datei Auslandsreisekosten. Neben den Verpflegungsmehraufwendungen können auch Aufwendungen für Bewirtungen geltend gemacht werden. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 136 8 Betriebsausgaben136 • Sonstige Reisekosten Hierunter fallen alle Kosten, die Ihnen bei einer Reise sonst noch entstehen (Parkgebühren, Trinkgelder für Hotelpersonal o. Ä.). Wer macht die Reisekosten geltend? • Einzelunternehmer und Gesellschafter einer Personengesellschaft: Reisekosten können nur in dem hier dargestellten Umfang geltend gemacht werden. Höhere Kosten sind außerbilanziell zu korrigieren. • Arbeitnehmer: Reisekosten können nur in Höhe des aufgeführten Umfangs an den Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden und als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Werden höhere Kosten erstattet, so stellt dies zwar eine Betriebsausgabe beim Unternehmen dar; der Arbeitnehmer hat die Kostenerstattung aber voll als Arbeitslohn zu versteuern und der gesetzlichen Sozialversicherung zu unterwerfen; evtl. besteht die Möglichkeit einer pauschalen Versteuerung. Bitte denken Sie daran, dass der Geschäftsführer einer GmbH auch ein Arbeitnehmer ist. Praxis-Beispiel: Reisekosten Emil Erfolgreich besucht vom 04.09. bis 12.09. einen wichtigen Kunden, um ihn von seiner neuesten Geschäftsidee zu überzeugen. Er reist am 04.09. um 11.30 Uhr von Essen nach Bamberg und kehrt am 12.09. um 19.00 Uhr nach Hause zurück. Es entstanden folgende Kosten: • Bahnfahrkarte 1. Klasse: 500 Euro zzgl. 95 Euro USt • Taxikosten in Bamberg: 100 Euro zzgl. 7 Euro USt • 8 Übernachtungen Hotel (exkl. Frühstück): 800 Euro zzgl. 56 Euro USt • Zum Bahnhof in Essen fuhr Emil Erfolgreich mit seinem privaten Wagen (gesamt 100 km). • In Bamberg beliebte Emil Erfolgreiche im Nobelitaliener „Bella Pecunia“ zu speisen (pro Abend: 100 Euro zzgl. 19 Euro USt). Einmal lud er seinen Geschäftspartner ein (200 Euro zzgl. 38 Euro USt). Wie ist die Geschäftsreise zu verbuchen? • Als Geschäfts- oder Privatreise? Da es sich um einen Kundenbesuch handelt, liegt eindeutig eine Geschäftsreise vor. • Fahrtkosten: – Fahrtkosten mit der Bahn: 500 Euro – Taxikosten: 100 Euro – Fahrten mit Privatwagen: 0,30 € x 100 km = 30 Euro BS: Reisekosten Unt. (6670) 630 Euro / Bank (1800) 595 Euro Vorsteuer (1406) 102 Euro Kasse (1600) 107 Euro Einlage (2180) 30 Euro • Übernachtungskosten Abziehbar sind nur die Übernachtungskosten, nicht aber die Kosten für das Frühstück. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 137 8.2 Nicht (voll) abziehbare Betriebsausgaben 137 BS: Reisekosten Unt. (6670) 800,00 € / Bank (1800) 856,00 € Vorsteuer (1401) 56,00 € • Verpflegungskosten: 04.09.: Abwesenheit von 12,5 Std. → 6 Euro 05.09.: Abwesenheit von 24 Std. → 24 Euro 06.09.: Abwesenheit von 24 Std. → 24 Euro 07.09.: Abwesenheit von 24 Std. → 24 Euro 08.09.: Abwesenheit von 24 Std. → 24 Euro 09.09.: Abwesenheit von 24 Std. → 24 Euro 10.09.: Abwesenheit von 24 Std. → 24 Euro 11.09.: Abwesenheit von 24 Std. → 24 Euro 12.09.: Abwesenheit von 19 Std. → 12 Euro Gesamt 186 Euro Die tatsächlichen Kosten sind nicht geltend zu machen. Die Bewirtung des Geschäftspartners ist als Bewirtungsaufwand abziehbar. BS: Reisekosten Unt. (6670) 186,00 Euro / Bank (1800) 952,00 Euro n. a. BA (4655) 766,00 Euro Bewirtungsaufwand (6640) 140,00 Euro / Bank (1800) 238,00 Euro Vorsteuer (1406) 38,00 Euro n. a. BA (6644) 60,00 Euro • Sonstige Reisekosten: Sind hier keine angefallen. Wer macht die Kosten geltend? Wie Sie gesehen haben, sind alle Reisekosten auf Konto 6670 gebucht worden. Wäre die Reise durch einen Arbeitnehmer durchgeführt worden, wären die Kosten in Höhe der Erstattung an den Arbeitnehmer auf dem Konto 6660 gebucht worden. Es empfiehlt sich über größere Reisen eine genaue Aufstellung der Kosten zu machen. Verlag Franz Vahlen PRAXIS Girlich, Buchführung in der Praxis Hersteller: Frau Deuringer Stand: 02.12.2011 Status: Druckdaten Seite 139 9 Arbeiten mit DATEV Der größte Unterschied zwischen Theorie und Praxis besteht in den Buchungsbelegen. Während in der Theorie der Sachverhalt in verbaler Form beschrieben wird, müssen Sie in der Praxis den Sachverhalt erst ermitteln, d. h. an Hand der Buchungsbelege müssen Sie herausfinden, was passiert ist, wann es passiert ist und welche Folgen (Verbindlichkeit, Forderung, Aufwand, Ertrag usw.) sich für das Unternehmen ergeben. Erst dann können Sie den Beleg verbuchen. 9.1 Belegbuchhaltung Wenn Sie einen Beleg erhalten, müssen Sie die folgenden fünf Schritte durchführen : 1. Zuerst ermitteln Sie den Sachverhalt. 2. Anschließend formulieren Sie den Buchungssatz. 3. Danach vermerken Sie den Buchungssatz mit roter oder grüner Farbe auf dem Beleg (Kontieren). 4. Im nächsten Schritt verbuchen Sie den Beleg. 5. Zuletzt heften Sie den Beleg ab. Im Laufe eines Wirtschaftsjahres werden Sie viele Belege erhalten, das Wichtigste dabei ist, diese Belege ordentlich abzulegen, sodass Sie jeden Beleg auch jederzeit wiederfinden können. Im Detail haben wir darüber im Kapitel 3.3 „Organisation der Buchhaltung“ gesprochen. Lassen Sie uns aber die Behandlung der wichtigsten Buchungsbelege vertiefen. 9.1.1 Kassenbuch Das Kassenbuch erfasst den gesamten Barverkehr des Betriebes. Es ist der buchtechnische „Spiegel“ der Geschäfts- bzw. Portokasse . Praxis-Hinweis Die Kasse muss jederzeit sturzfähig sein, d. h. der buchtechnische Bestand muss mit dem tatsächlichen Bestand übereinstimmen; auch kann eine Kasse keine negativen Bestände ausweisen. Stimmt der tatsächliche Bestand mit dem buchtechnischen Bestand nicht überein, so kann es nur an folgenden Gründen liegen: • eine Einzahlung auf das Bankkonto wurde nicht erfasst oder • eine Geldentnahme oder Geldeinlage wurde nicht erfasst oder • eine Bareinnahme oder Barausgabe wurde nicht erfasst.

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Zusammenfassung

Buchführung in der Praxis

Dieser aktuelle Ratgeber liefert einen praxisorientierten Einstieg in die Grundlagen der doppelten Buchführung. Ausgehend von einem Unternehmensgründer werden die theoretischen Grundlagen kurzweilig vermittelt. Durch die zahlreichen Praxisbeispiele und Schaubilder ist das Werk besonders anschaulich.

Buchführung auf den Punkt gebracht:

– Zahlreiche Übungen und Beispiele aus der Buchführungspraxis

– Von Einzelbelegen zum vorläufigen Jahresergebnis: So berechnen Sie Einnahmen und Ausgaben

– Auf CD-ROM: Excel-Tools zu Abschreibung, Gewinn- und Verlustermittlung, AfA-Tabellen und DATEV-Kontenrahmen