Peter Gordon Rötzel, Informationslast im internen Berichtswesen in:

Controlling, page 566 - 567

CON, Volume 26 (2014), Issue 10, ISSN: 0935-0381, ISSN online: 0935-0381, https://doi.org/10.15358/0935-0381_2014_10_566

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Abb. 1: Beispiele für Ursachen der Informationslast (vgl. Epper/Mengis, 2004) Informationslast im internen Berichtswesen Peter Gordon Rötzel ........................................................ 1. Relevanz der Informationslast für das Controlling ........................................................ Die Anzahl an Informationen, die über das innerbetriebliche Berichtswesen sowie über Managementinformationssysteme verfügbar sind, steigt seit Jahren sehr stark an (vgl. Lohr, 2007). Dies bedeutet, dass Entscheidungsträger im gleichen Zeitraum stetig mehr Informationen selektieren, analysieren und auf Basis dieser Analyse ihre Entscheidungen treffen müssen. Wenn aus einer Informationslast eine Informationsüberlast (Information Overload) wird, kann dies negative Auswirkungen auf die Entscheidungsqualität sowie auf andere Bereiche des Arbeitslebens haben. So kann eine Informations- überlast ein höheres Stressniveau und eine höhere Toleranz gegenüber Fehlern erzeugen oder sie führt im Extremfall zu einer Unfähigkeit, überhaupt eine Entscheidung zu fällen (vgl. Eppler/Mengis, 2004). Die Kosten, die mit den Auswirkungen von Informationsüberlastungen verbunden sind, wurden von Lohr (2007) für die weltweite Wirtschaft auf 650 Milliarden US-Dollar jährlich geschätzt. Die Meta-Studie von Eppler/Mengis (2004) zeigt, dass die Informationsüberlastung primär von Instrumenten und Informationssystemen des Controllings abhängt. Insbesondere ist der leichte, aufwandsarme Zugang zu mehr Informationen über bedienungsfreundliche und schnelle Managementinformationssysteme für das Anwachsen des „Data Smogs“ verantwortlich (vgl. Shenk, 1997). Gegenstand des vorliegenden Beitrages ist es, eine Übersicht über die Entstehung von Informationslast, die Auswirkungen und die möglichen Gegenmaßnahmen zu geben. ........................................................ 2. Entstehung von Informationslast in Unternehmen ........................................................ In der heutigen „Information Society“ sind die Möglichkeiten, die Informationslast bewusst und unbewusst zu steigern, vielfältig (vgl. Edmunds/Morris, 2000). Treiber der Informationslast im internen Berichtswesen im Unternehmen sind zum einen die deutlich gestiegenen Anforderungen an Entscheidungsträger, möglichst viele Faktoren (z. B. Marktdaten, Trendanalysen) in ihre Entscheidungen einzubeziehen (vgl. Eppler/Mengis, 2004). Neben analytischen Gesichtspunkten führt zum anderen auch die zunehmende Globalisierung und Dezentralisierung zu erhöhtem Abstimmungsaufwand und zu einer intensiveren Kommunikation zwischen den einzelnen Bereichen im Unternehmen. Die Entstehung von Informationslast lässt sich in fünf Ursachendimensionen gliedern: Persönliche Faktoren, Informationseigenschaften, Aufgabenspezifika, Organisationsdesign und Informationstechnologie (IT). Damit wird deutlich, dass die Verursachung von erhöhter Informationslast keine reine IT-Problematik ist, sondern auch die Unternehmensfunktionen Personal und Organisation mit einschließt (vgl. Abb. 1). ........................................................ 3. Auswirkungen von Informationslast ........................................................ Bis zu einem gewissen Niveau wirkt sich die Informationslast für Entscheidungsträger positiv auf die Entscheidungsqualität aus (L*). Auf diesem Niveau ist die Entscheidungsqualität am höchsten (E*). Wird jedoch die Informationlast weiter erhöht, so wandelt sich der positive Einfluss ins Negative. Dies ist darin begründet, dass Menschen nur eine begrenzte kognitive Kapazität haben. Wenn diese überschritten wird, können nicht mehr alle relevanten Informationen in den Entscheidungsprozess einfließen. Die Überlastung mit Informationen hat somit einen negativen Einfluss auf die Entscheidungsqualität. Dieser Effekt wird noch verstärkt, wenn die Entscheidung unter Zeitdruck stattfindet. Die negativen Auswirkungen treten nicht nur bei Investitionsentscheidungen auf, sondern auch bei Budgetierung, Projektmanagement oder Risikomanagement. Dieses Phänomen bezeichnet man als Informationsüberlast oder auch Information Overload (vgl. Abb. 2). Das Überschreiten eines kritischen Niveaus der Informationslast führt zu negativen Auswirkungen auf Informationsaufnahme und -weitergabe sowie auf Motivation und Entscheidungsqualität. Wenn zu viele Informationen vorliegen, so wird es für Entscheidungsträger zunehmend schwieriger, aus den vorliegenden Informationen die für sie relevanten Informationen herauszufiltern. Auch die Suche nach weiteren Informationen, die 566 CONTROLLING-COMPACT CONTROLLING – ZEITSCHRIFT FÜR ERFOLGSORIENTIERTE UNTERNEHMENSSTEUERUNG L* Informationslast E n ts ch e id u n g sq u a li tä t E* Informationsüberlast Abb. 2: Zusammenhang zwischen Informationslast und Entscheidungsqualität für die zu treffende Entscheidung relevant sind, aber noch nicht vorliegen, wird erschwert. Im Extremfall mündet eine Überlastung mit Informationen in einer Unfähigkeit, überhaupt eine Entscheidung zu treffen, der sogenannten „paralysis by analysis“ (vgl. Edmunds/Morris, 2000). Darüber hinaus führt ein Information Overload oftmals auch zu einem deutlichen Anstieg des vom Entscheidungsträger empfundenen Stressniveaus seiner Tätigkeit. Weitere Aspekte sind ansteigende Demotivation, größere Toleranz gegenüber Fehlern sowie das stärkere Empfinden von Perspektivlosigkeit (vgl. Epper/Mengis, 2004). ........................................................ 4. Maßnahmen zur Reduktion von Informationsüberlast ........................................................ Die in der Literatur untersuchten möglichen Gegenmaßnahmen zielen entweder gezielt auf die Information, den Entscheidungsträger oder das Organisationsdesign ab. So zeigen Studien hinsichtlich der Darstellung und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsträger, dass eine möglichst einfache Darstellung über Diagramme und aggregierte Kennzahlen zur Reduktion der Informations- überlast beitragen (vgl. Shenk, 1997). Jedoch kann eine zu hohe Zufriedenheit mit dem Managementinformationssystem dazu führen, dass deutlich mehr Informationen gesucht und miteinbezogen werden und die Informationslast wiederum ansteigt. Dies ist vor allem darin begründet, dass ein sehr leichter Zugang zu weiteren Informationen Entscheidungsträger dazu verleitet, immer mehr Informationen berücksichtigen zu wollen (vgl. Rötzel/Fehrenbacher, 2014). Stellt man den Entscheidungsträger selbst in den Fokus, so sind vor allem Erfahrung und Routine mit der Aufgabe sowie Schulungen im Informationsmanagement hilfreich bei der Reduktion von Informationsüberlast. Das Setzen von Prioritäten und die Festlegung ex ante, wie lange man nach Informationen sucht, zeigen eine deutliche Entlastung bei den Auswirkungen von Informations- überlast (vgl. Bawden/Robinson, 2009). Aus Sicht des Organisationsdesigns wird deutlich, dass eine zu starke Matrixorganisation und interdisziplinäre Arbeit die Informationslast eher erhöhen als verringern. Eine stärkere Standardisierung von Berichten und eine höhere Priorisierung von Informationsbedarf durch das Top Management wirkt hingegen deutlich reduzierend auf die Informationsüberlast (vgl. Bawden/Robinson, 2009; Edmuns/ Morris, 2000; Eppler/Mengis, 2004). ........................................................ 5. Fazit ........................................................ Informationslast ist in der heutigen „Information Society“ ein wesentlicher Faktor bei Entscheidungen im Unternehmensalltag. Neben den vielen Vorteilen der Weiterentwicklung von Managementinformationssystemen und der stetig höheren Verfügbarkeit von Informationen ist allerdings auch die Entwicklung zu betrachten, dass immer mehr Entscheidungsträger zu viele Informationen erhalten (vgl. Lohr, 2007). Quellen dieser Informationsüberlast sind das interne Berichtswesen und die schnelle und aufwandsarme Verfügbarkeit von Informationen über Managementinformationssysteme. Darüber hinaus ist die Herausforderung, auch für das Controlling, Entscheidungsträgern im Unternehmen einen optimalen Umfang an Informationen zur Verfügung zu stellen, keine reine IT-Problematik, sondern betrifft sehr stark auch die Bereiche Personalwesen und Organisation. Daher sollte das Controlling in seiner Koordinationsfunktion auch Personalwesen und Organisation berücksichtigen. Literatur Bawden, D./Robinson, L., The dark side of information: overload, anxiety and other paradoxes and pathologies, in: Journal of Information Science, 35. Jg. (2009), H. 2, S. 180–191. Edmunds, A./Morris, A., The problem of information overload in business organizations: A review on the literature, in: International Journal of Information Management, 20. Jg. (2000), H. 1, S. 17–28. Eppler, M. J./Mengis, J., The Concept of Information Overload: A Review of Literature from Organization Science, Accounting, Marketing, MIS, and Related Disciplines, in: The Information Society, 20. Jg. (2004), H. 5, S. 325–344. Lohr, S., Is Information Overload a $650 Billion Drag on the Economy, in: The New York Times, 20.12.2007. Rötzel, P. G./Fehrenbacher, D. D., More Strings Attached: On the Role of Information Overload in IS Success, Fifth International Symposium on Accounting Information Systems, Melbourne 2014. Shenk, D., Data smog: Surviving the information glut, London 1997. Dr. Peter Gordon Rötzel, LL.M., ist Akademischer Rat und Habilitand am Lehrstuhl Controlling der Universität Stuttgart. Informationslast im internen Berichtswesen 567 26. Jahrgang 2014, Heft 10

Zusammenfassung

Informationslast ist in der heutigen „Information Society“ ein wesentlicher Faktor bei Entscheidungen im Unternehmensalltag. Neben den vielen Vorteilen der Weiterentwicklung von Managementinformationssystemen und der stetig höheren Verfügbarkeit von Informationen ist allerdings auch die Entwicklung zu betrachten, dass immer mehr Entscheidungsträger zu viele Informationen erhalten (vgl. Lohr, 2007). Quellen dieser Informationsüberlast sind das interne Berichtswesen und die schnelle und aufwandsarme Verfügbarkeit von Informationen über Managementinformationssysteme. Darüber hinaus ist die Herausforderung, auch für das Controlling, Entscheidungsträgern im Unternehmen einen optimalen Umfang an Informationen zur Verfügung zu stellen, keine reine IT-Problematik, sondern betrifft sehr stark auch die Bereiche Personalwesen und Organisation. Daher sollte das Controlling in seiner Koordinationsfunktion auch Personalwesen und Organisation berücksichtigen.

References

Abstract

Month by month, Controlling - Zeitschrift für erfolgsorientierte Unternehmenssteuerung publishes peer-reviewed, applied research contributions for business management, accounting and reporting. Key elements of succesful corporate controlling are presented in an analytic, well-structured manner.

Language: German.

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Zusammenfassung

Die Controlling - Zeitschrift für erfolgsorientierte Unternehmenssteuerung liefert Monat für Monat fundierte und anwendungsorientierte Fachbeiträge für das Management sowie das Finanz- und Rechnungswesen in Unternehmen. Klar gegliedert und strukturiert werden für alle Controlling-Bereiche die Faktoren für eine erfolgreiche Unternehmenssteuerung aufgezeigt.

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